Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er restriksjoner for egenmelding?
- Sett opp restriksjoner på en policy
- Flytt ansatte fra en eksisterende policy
- Forhåndsinnstillinger
- Innstillingene for restriksjoner
- Kalenderdager eller arbeidsdager?
- Hva skjer når en registrering bryter en restriksjon?
- Registreringer uten sluttdato
- Se hvor mange registreringer som er brukt
- Endre eller slå av restriksjoner
- Hva restriksjonene ikke dekker
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Sette opp og endre restriksjoner på policyer for egenmelding | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
| Registrere egenmelding innenfor restriksjonene | Alle ansatte som er tildelt policyen — ingen rolle kreves |
💡 Restriksjonene gjelder alle som registrerer egenmelding, også administratorer som registrerer på vegne av en ansatt.
Hva er restriksjoner for egenmelding?
En policy for egenmelding kan begrense fravær på én av to måter. Du velger én av dem per policy — du kan ikke kombinere dem.
| Begrens antall dager | Restriksjoner | |
|---|---|---|
| Hva den gjør | Gir ansatte en saldo med dager per tidsperiode | Avgjør om en ny registrering i det hele tatt kan lagres |
| Stopper registrering | Nei — saldoen kan gå i overtrekk | Ja — en registrering som bryter en restriksjon kan ikke lagres |
| Begrenser antall registreringer | Nei | Ja |
| Begrenser lengden på én registrering | Nei | Ja |
| Kan telle helger og helligdager | Nei — følger arbeidsplanen | Ja — velg kalenderdager eller arbeidsdager |
💡 Merk
-
Restriksjoner er bare tilgjengelig for fraværstyper basert på Egenmelding.
-
Restriksjonene avgjør om et fravær kan registreres. De endrer ikke hvor mange dager fraværet teller som i Huma — det følger fortsatt den ansattes arbeidsplan.
Sett opp restriksjoner på en policy
- Gå til Fravær-modulen
- Naviger til «Innstillinger»
- Bla ned til Egenmelding (eller din egendefinerte type basert på den) og klikk på den
- Klikk «Legg til policy»
- Fyll inn navn og tidsperiode
- Slå på «Restriksjoner». Sørg for at «Begrens antall dager» er slått av
- Velg en forhåndsinnstilling, eller velg «Egendefinert» og fyll inn feltene selv
- Juster feltene ved behov
- Klikk «Lagre»
💡 Merk
-
Restriksjonene telles innenfor policyens tidsperiode. For de norske forhåndsinnstillingene er en rullerende tidsperiode på 12 måneder som regel riktig valg.
-
⚠️ En eksisterende policy som bruker «Begrens antall dager» kan ikke byttes over til restriksjoner. Opprett en ny policy med restriksjoner og tildel de ansatte til den. Se «Flytt ansatte fra en eksisterende policy» under.
🔗 Les mer om hvordan du tildeler ansatte til fraværspolicyer.
Flytt ansatte fra en eksisterende policy
Har de ansatte allerede en policy for egenmelding må du opprette en ny policy med restriksjoner og flytte dem over til den. Ansatte kan kun tilhøre én policy om gangen, under en fraværstype.
Før du starter
⚠️ Har de ansatte allerede en policy for egenmelding som bruker «Begrens antall dager» må du ta en fraværseksport først. Har virksomheten overført egenmeldingsdager mellom perioder, blir ikke disse dagene med over til den nye policyen. Eksporten gir deg en oversikt over saldoene før flyttingen.
Flytt de ansatte
- Opprett en ny policy for egenmelding med restriksjoner (se «Sett opp restriksjoner på en policy» over)
- Slå på «Standard for nye ansatte» på den nye policyen, så nyansatte blir tildelt den
- Tildel de ansatte fra den gamle policyen til den nye, og sett en gyldighetsdato — for eksempel dagens dato
- Når alle ansatte er flyttet, arkiverer du den gamle policyen
🔗 Les mer om hvordan du tildeler ansatte til fraværspolicyer.
Greit å vite
⚠️ Sett alltid en gyldighetsdato når du tildeler på nytt. Lar du den stå tom, erstatter den nye policyen alle tidligere policytildelinger for egenmelding, og den ansattes historikk flyttes over til den nye policyen.
⚠️ Eksisterende registreringer teller. Når Huma sjekker restriksjonene, teller alle egenmeldinger den ansatte har registrert innenfor den nye policyens tidsperiode — også de som ble registrert på den gamle policyen. En ansatt som allerede har brukt 4 registreringer de siste 12 månedene, blir stoppet neste gang de registrerer på en 3 × 4-policy.
💡 Egenmelding som registreres på en dato før gyldighetsdatoen, sjekkes mot den gamle policyen, ikke mot restriksjonene.
💡 Manuell saldojustering og overføring av dager er bare tilgjengelig på policyer som bruker «Begrens antall dager» med kalenderår som tidsperiode. De kan ikke brukes på en policy med restriksjoner eller rullerende tidsperiode.
Forhåndsinnstillinger
En forhåndsinnstilling fyller inn alle feltene for restriksjoner for deg. Hvis du endrer feltene etterpå, endres forhåndsinnstillingen til «Egendefinert».
| Forhåndsinnstilling | Maks registreringer per tidsperiode | Maks dager per registrering | Maks dager per tidsperiode | Dager telles i |
|---|---|---|---|---|
| Norge • 3 × 4 | 4 | 3 | Ubegrenset | Kalenderdager |
| Norge • IA-avtale | Ubegrenset | 8 | 24 | Kalenderdager |
| Sverige | Ubegrenset | 7 | Ubegrenset | Kalenderdager |
| Finland | Ubegrenset | 3 | Ubegrenset | Arbeidsdager |
| Egendefinert | Du fyller inn feltene selv |
Innstillingene for restriksjoner
Alle feltene er valgfrie. Et tomt felt betyr at det ikke er noen grense for den innstillingen.
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Maks dager per registrering | Det lengste én enkelt registrering kan vare |
| Maks dager per tidsperiode | Flest tillatte dager innenfor én policyperiode |
| Grenser telles i | Om de to dagegrensene over telles i kalenderdager eller arbeidsdager |
| Maks registreringer per tidsperiode | Det høyeste antall registreringer tillatt innenfor én policyperiode |
Kalenderdager eller arbeidsdager?
| Valg | Hva som telles | Eksempel: syk fredag til mandag |
|---|---|---|
| Kalenderdager | Hver dag, inkludert helger og helligdager som ellers er unntatt fra arbeidsplanen | 4 dager |
| Arbeidsdager | Kun planlagte arbeidsdager, unntatt helligdager | 2 dager (arbeidsplan mandag–fredag) |
💡 «Maks dager per registrering» kan ikke være høyere enn «Maks dager per tidsperiode». Huma lar deg ikke lagre en policy der den er det.
💡 Restriksjonene gjelder for hver person individuelt. De begrenser ikke hvor mange personer som kan være borte samtidig.
Hva skjer når en registrering bryter en restriksjon?
Huma sjekker restriksjonene når egenmelding registreres, og på nytt når datoene eller fraværstypen på en eksisterende registrering endres. Bryter registreringen én eller flere restriksjoner, blir den ikke lagret.
Den som registrerer, får meldingen «Den gjeldende fraværspolicyen tillater ikke dette fraværet», etterfulgt av hva som ble overskredet. For eksempel:
- «Dette fraværet er 4 kalenderdager, 1 mer enn de 3 som er tillatt for ett enkelt fravær.»
- «Dette ville blitt 5 registreringer innenfor én tidsperiode, 1 mer enn de 4 policyen tillater.»
- Før du sender inn, varsler «Total saldo etter registrering» hvis den nye registreringen vil gå over grensen for antall registreringer.
💡 Endrer du bare notatet eller graderingen på en eksisterende registrering, sjekkes ikke restriksjonene.
Registreringer uten sluttdato
Hvis fraværstypen ikke krever sluttdato, kan en ansatt starte en egenmelding uten sluttdato. Restriksjonene sjekkes når sluttdatoen legges til og sluttdatoen kan ikke lagres hvis den bryter en av dem.
🔗 Les mer om innstillingen «Krev sluttdato» i Fraværstyper.
Se hvor mange registreringer som er brukt
Når en policy begrenser antall registreringer, viser saldoen hvor mange som er brukt, for eksempel «1 av 4 registreringer brukt». Du ser dette:
- I saldooversikten på den ansattes Fravær-fane
- I saldodetaljene for fraværstypen
- Under «Total saldo etter registrering» når du registrerer fravær
⚠️ Tallet i saldooversikten og saldodetaljene tar bare med godkjente registreringer med sluttdato. Når Huma sjekker restriksjonene, teller også ventende registreringer og registreringer uten sluttdato. En ansatt med «3 av 4 registreringer brukt» og én ventende registrering har derfor allerede nådd grensen. «Total saldo etter registrering» tar med ventende registreringer, så varselet der er riktig.
🔗 Les mer om hvordan du registrerer og administrerer fravær.
Endre eller slå av restriksjoner
Du kan endre feltene for restriksjoner på en eksisterende policy når som helst. Bare «Tidsperiode» er låst etter at policyen er opprettet.
- Gå til Fravær-modulen
- Naviger til «Innstillinger»
- Bla ned til Egenmelding og klikk på den
- Klikk på de tre prikkene ved siden av policyen og velg «Rediger»
- Endre feltene, eller slå av «Restriksjoner»
- Klikk «Lagre»
💡 Slår du av «Restriksjoner», tar Huma vare på verdiene du har lagt inn. Slår du dem på igjen, gjelder de samme verdiene.
⚠️ Endringer gjelder nye registreringer og datoendringer fra nå av. Registreringer som allerede er lagret, sjekkes ikke på nytt.
Hva restriksjonene ikke dekker
- Arbeidsgiverperioden på 16 dager — Huma sjekker ikke denne regelen. Følg den opp manuelt.
- Ansettelsestid — Huma sjekker ikke om den ansatte har vært ansatt lenge nok til å bruke egenmelding. Styr dette gjennom hvilke ansatte du tildeler policyen.
- Tidligere registreringer — når du slår på restriksjoner, markeres ikke ansatte som allerede er over grensen. De stoppes neste gang de registrerer.
- Varsler — ledere og administratorer får ikke varsel når en ansatt nærmer seg eller har nådd en grense.
💡 Bruk fraværseksporten eller sykefraværsrapporten til å følge med på bruken av egenmelding i virksomheten.
Ofte stilte spørsmål
Kan en administrator registrere egenmelding som bryter en restriksjon?
Nei. Restriksjonene gjelder alle, også administratorer som registrerer på vegne av en ansatt. Trenger den ansatte flere dager, registrerer du fraværet med en annen fraværstype, for eksempel sykmelding.
Hvorfor kan jeg ikke slå på «Restriksjoner» på den eksisterende policyen min?
Policyen bruker «Begrens antall dager», og du kan ikke bruke begge på samme policy. Opprett en ny policy med restriksjoner og flytt de ansatte over til den. Se «Flytt ansatte fra en eksisterende policy».
Hva skjer med overførte egenmeldingsdager når jeg flytter ansatte til en policy med restriksjoner?
De blir ikke med over. Overføring av dager er ikke mulig på en policy med rullerende tidsperiode, og en policy med restriksjoner har ingen dagsaldo. Ta en fraværseksport før du flytter de ansatte, så har du en oversikt over saldoene.
Teller avviste eller kansellerte registreringer mot grensen for antall registreringer?
Nei. Bare godkjente og ventende registreringer teller.
Kan jeg bruke restriksjoner på andre fraværstyper, som syke barn?
Nei. Restriksjoner er bare tilgjengelig for Egenmelding og egendefinerte typer basert på den.