Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är begränsningar för sjukanmälan?
- Ställ in begränsningar på en policy
- Förinställningar
- Inställningarna för begränsningar
- Kalenderdagar eller arbetsdagar?
- Vad händer när en registrering bryter mot en begränsning
- Registreringar utan slutdatum
- Se hur många registreringar som har använts
- Ändra eller stäng av begränsningar
- Vad begränsningarna inte omfattar
- Flytta anställda från en befintlig policy
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Ställa in och ändra begränsningar på policyer för sjukanmälan | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
| Registrera sjukanmälan inom begränsningarna | Alla anställda som är tilldelade policyn – ingen roll krävs |
💡 Begränsningarna gäller alla som registrerar sjukanmälan, även administratörer som registrerar för en anställds räkning.
Vad är begränsningar för sjukanmälan?
En policy för sjukanmälan kan begränsa frånvaron på ett av två sätt. Du väljer ett av dem per policy – de kan inte kombineras.
| Begränsa antal dagar | Begränsningar | |
|---|---|---|
| Vad den gör | Ger de anställda ett saldo av dagar per tidsperiod | Avgör om en ny registrering över huvud taget kan göras |
| Blockerar registrering | Nej – saldot kan bli övertrasserat | Ja – en registrering som bryter mot en begränsning kan inte sparas |
| Begränsar antalet registreringar | Nej | Ja |
| Begränsar längden på en registrering | Nej | Ja |
| Kan räkna helger och helgdagar | Nej – följer arbetsschemat | Ja – välj kalenderdagar eller arbetsdagar |
💡 Obs!
- Begränsningar finns bara för frånvarotyper som bygger på Sjukanmälan.
- Begränsningarna avgör om en frånvaro kan registreras. De påverkar inte hur många dagar frånvaron räknas som i Huma – det följer fortfarande den anställdas arbetsschema.
🔗 Läs mer om frånvaropolicyer.
Ställ in begränsningar på en policy
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Under «Frånvarotyper och -policyer» klickar du på Sjukanmälan (eller på er egen typ som bygger på den)
- Klicka på «Lägg till policy»
- Fyll i namn och tidsperiod
- Slå på «Begränsningar». Kontrollera att «Begränsa antal dagar» är avstängt
- Välj en förinställning, eller välj «Anpassad» och fyll i fälten själv
- Justera fälten vid behov
- Klicka på «Spara»
💡 Obs!
- Begränsningarna räknas inom policyns tidsperiod. För de norska förinställningarna är en rullande tidsperiod på 12 månader oftast rätt val.
- Du kan också ställa in begränsningar under den första konfigurationen av frånvaro, i steget för policyer.
- ⚠️ En befintlig policy som använder «Begränsa antal dagar» kan inte ändras till begränsningar. Skapa en ny policy med begränsningar och tilldela de anställda den.
🔗 Läs mer om hur du tilldelar anställda frånvaropolicyer.
Förinställningar
En förinställning fyller i alla fält för begränsningar åt dig. Om du ändrar fälten efteråt ändras förinställningen till «Anpassad».
| Förinställning | Max registreringar per tidsperiod | Max dagar per registrering | Max dagar per tidsperiod | Dagar räknas i |
|---|---|---|---|---|
| Norge • 3 × 4 | 4 | 3 | Obegränsat | Kalenderdagar |
| Norge • IA-avtal | Obegränsat | 8 | 24 | Kalenderdagar |
| Sverige | Obegränsat | 7 | Obegränsat | Kalenderdagar |
| Finland | Obegränsat | 3 | Obegränsat | Arbetsdagar |
| Anpassad | Du fyller i fälten själv |
Inställningarna för begränsningar
Alla fält är valfria. Ett tomt fält betyder att det inte finns någon gräns för den inställningen.
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Max dagar per registrering | Det längsta en enskild registrering kan vara |
| Max dagar per tidsperiod | Flest tillåtna dagar inom en policyperiod |
| Gränser räknas i | Om de två gränserna för dagar ovan räknas i kalenderdagar eller arbetsdagar |
| Max registreringar per tidsperiod | Det högsta antalet tillåtna registreringar under en policyperiod |
Kalenderdagar eller arbetsdagar?
| Alternativ | Vad som räknas | Exempel: sjuk fredag till måndag |
|---|---|---|
| Kalenderdagar | Varje dag, inklusive helger och helgdagar som annars undantas av arbetsschemat | 4 dagar |
| Arbetsdagar | Endast schemalagda arbetsdagar, exklusive helgdagar | 2 dagar (schema måndag–fredag) |
💡 Obs!
- «Max dagar per registrering» kan inte vara högre än «Max dagar per tidsperiod». Huma låter dig inte spara en policy där den är det.
- Begränsningarna gäller varje person individuellt. De begränsar inte hur många personer som kan vara borta samtidigt.
Vad händer när en registrering bryter mot en begränsning
Huma kontrollerar begränsningarna när sjukanmälan registreras, och igen när datumen eller frånvarotypen ändras på en befintlig registrering.
Innan du skickar in
När du fyller i datumen varnar Huma dig om registreringen skulle bryta mot en eller flera begränsningar. Varningen lyder «Den gällande frånvaropolicyn tillåter inte den här frånvaron», följt av vad som skulle överskridas. Till exempel:
- «Den här frånvaron är 4 kalenderdagar, 1 mer än de 3 som tillåts för en enskild frånvaro.»
- «Den här frånvaron tar tidsperioden upp i 26 kalenderdagar, 2 mer än de 24 som policyn tillåter.»
- «Det här skulle bli 5 registreringar inom en tidsperiod, 1 mer än de 4 som policyn tillåter.»
Du kan fortfarande skicka in registreringen. Användningen kan ändras innan du skickar in, till exempel om en registrering som inväntar godkännande avvisas.
När du skickar in
Om registreringen fortfarande bryter mot en begränsning sparas den inte. Varningen blir ett felmeddelande, och du kan inte skicka in igen förrän du har ändrat datumen eller frånvarotypen.
💡 Om du bara ändrar anteckningen eller procentsatsen på en befintlig registrering görs ingen kontroll.
Registreringar utan slutdatum
Om frånvarotypen inte kräver slutdatum kan en anställd påbörja en sjukanmälan utan slutdatum. Huma kontrollerar då begränsningarna i två steg.
| När | Vad som kontrolleras |
|---|---|
| När sjukanmälan påbörjas | Max registreringar per tidsperiod |
| När slutdatumet läggs till | Max dagar per registrering, max dagar per tidsperiod och max registreringar per tidsperiod |
En registrering utan slutdatum räknas som en registrering i den tidsperiod där den börjar. När slutdatumet har lagts till räknas den i varje tidsperiod som datumen överlappar.
💡 En anställd som har använt alla sina registreringar under tidsperioden stoppas så fort hen försöker påbörja en sjukanmälan – inte när slutdatumet läggs till. Om hen behöver vara borta registrerar du frånvaron med en annan frånvarotyp, till exempel sjukskrivning med läkarintyg.
⚠️ Slutdatumet kan inte sparas om det sträcker sig in i en senare tidsperiod där max antal registreringar redan har nåtts. Det kan hända när en registrering löper in i en ny tidsperiod, till exempel från ett kalenderår till nästa.
🔗 Läs mer om inställningen «Kräv slutdatum» i Frånvarotyper.
Se hur många registreringar som har använts
När en policy begränsar antalet registreringar visar saldot hur många som har använts, till exempel «1 av 4 registreringar använda». Det ser du:
- I saldoöversikten på den anställdas flik Frånvaro
- I saldodetaljerna för frånvarotypen
- Under «Totalt saldo efter registrering» när du registrerar frånvaro
⚠️ Räkningen omfattar godkända registreringar, även de utan slutdatum. Registreringar som inväntar godkännande visas på en egen rad, till exempel «Inväntar: 1 registrering». Båda räknas mot gränsen när Huma kontrollerar begränsningarna. En anställd med «3 av 4 registreringar använda» och «Inväntar: 1 registrering» har alltså redan nått gränsen.
🔗 Läs mer om att registrera och hantera frånvaro.
Ändra eller stäng av begränsningar
Du kan ändra fälten för begränsningar på en befintlig policy när som helst. Det är bara «Tidsperiod» som låses när policyn har skapats.
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Under «Frånvarotyper och -policyer» klickar du på Sjukanmälan
- Klicka på de tre prickarna bredvid policyn och välj «Redigera»
- Ändra fälten, eller stäng av «Begränsningar»
- Klicka på «Spara»
💡 Obs!
- Om du stänger av «Begränsningar» behåller Huma värdena du har angett. När du slår på det igen gäller samma värden.
- ⚠️ Ändringarna gäller nya registreringar och ändrade datum från och med nu. Registreringar som redan har gjorts kontrolleras inte igen.
Vad begränsningarna inte omfattar
- Den norska arbetsgivarperioden på 16 dagar (arbeidsgiverperiode) – Huma kontrollerar inte den här regeln. Följ upp den manuellt.
- Anställningstid – Huma kontrollerar inte om den anställda har varit anställd tillräckligt länge för att få använda sjukanmälan. Styr det genom vilka anställda du tilldelar policyn.
- Tidigare registreringar – när du slår på begränsningar flaggas inte anställda som redan är över gränsen. De stoppas nästa gång de registrerar.
- Notifikationer – chefer och administratörer får ingen notifikation när en anställd närmar sig eller har nått en gräns.
💡 Använd frånvaroexporten eller sjukfrånvarorapporten för att hålla koll på användningen av sjukanmälan i organisationen.
🔗 Läs mer om att exportera frånvaro.
Flytta anställda från en befintlig policy
Om era anställda redan har en policy för sjukanmälan behöver du skapa en ny policy med begränsningar och flytta dem till den. En anställd kan bara tilldelas en policy per frånvarotyp åt gången.
Innan du börjar
⚠️ Om era anställda redan har en policy för sjukanmälan som använder «Begränsa antal dagar» bör du först ta en frånvaroexport. Om organisationen har överfört sjukanmälningsdagar mellan perioder följer de dagarna inte med till den nya policyn. Exporten ger dig en dokumentation av saldona före flytten.
🔗 Läs mer om att exportera frånvaro.
Flytta de anställda
- Skapa en ny policy för sjukanmälan med begränsningar
- Slå på «Standard för nya medarbetare» på den nya policyn, så att nyanställda tilldelas den
- Flytta de anställda från den gamla policyn till den nya och ange ett datum för ikraftträdande – till exempel dagens datum
- När alla anställda har flyttats arkiverar du den gamla policyn
🔗 Läs mer om hur du tilldelar anställda frånvaropolicyer.
Bra att veta
⚠️ Ange alltid ett datum för ikraftträdande när du flyttar anställda. Om du lämnar det tomt ersätter den nya policyn alla tidigare policytilldelningar för sjukanmälan, och den anställdas historik flyttas till den nya policyn.
⚠️ Befintliga registreringar räknas. När Huma kontrollerar begränsningarna räknas all sjukanmälan som den anställda har registrerat inom den nya policyns tidsperiod – även registreringar som gjordes enligt den gamla policyn. En anställd som redan har använt 4 registreringar de senaste 12 månaderna stoppas nästa gång hen registrerar på en policy med 3 × 4.
💡 Sjukanmälan som registreras för ett datum före datumet för ikraftträdande kontrolleras mot den gamla policyn, inte mot begränsningarna.
💡 Manuella justeringar av saldot och överföringar finns bara för policyer som använder «Begränsa antal dagar» med kalenderår som tidsperiod. De kan inte användas på en policy med begränsningar eller med rullande tidsperiod.
Vanliga frågor
Kan en administratör registrera sjukanmälan som bryter mot en begränsning?
Nej. Begränsningarna gäller alla, även administratörer som registrerar för en anställds räkning. Om den anställda behöver fler dagar registrerar du frånvaron med en annan frånvarotyp, till exempel sjukskrivning med läkarintyg.
Varför kan jag inte slå på «Begränsningar» på vår befintliga policy?
Policyn använder «Begränsa antal dagar», och båda kan inte användas på samma policy. Skapa en ny policy med begränsningar och flytta de anställda till den.
Räknas avvisade eller avbrutna registreringar mot gränsen för antal registreringar?
Nej. Bara godkända registreringar och registreringar som inväntar godkännande räknas.
Kan jag använda begränsningar på andra frånvarotyper, till exempel VAB?
Nej. Begränsningar finns bara för Sjukanmälan och egna typer som bygger på den.
Vad händer med överförda sjukanmälningsdagar när jag flyttar anställda till en policy med begränsningar?
De följer inte med. Det går inte att överföra dagar på en policy med rullande tidsperiod, och en policy med begränsningar har inget saldo av dagar. Ta en frånvaroexport innan du flyttar de anställda, så att du har en dokumentation av saldona.