Innehållsförteckning
- Så fungerar åtkomst till dokument i Huma
- Systemroller
- Användarroller
- Direkt åtkomst till dokument
- Varför administratörer inte automatiskt har åtkomst till alla dokument
- Vanliga frågor
Så fungerar åtkomst till dokument i Huma
Åtkomsten till dokument i Huma styrs av tre separata mekanismer som fungerar mycket olika. Att förstå skillnaden är nyckeln till att ställa in åtkomsten till dokument rätt i organisationen.
| Mekanism | Vad den styr |
|---|---|
| Systemroll | Inställningar för hela organisationen, till exempel möjligheten att se en lista över alla dokument eller hantera smarta dokumentmallar |
| Användarroll | Åtkomst till dokument som delas med vissa grupper, till exempel möjligheten att se och ändra dokument som delas med ett team eller en plats |
| Direkt åtkomst till dokument | Åtkomst som ges uttryckligen i ett visst dokument, till en person, en grupp eller alla |
💡 En systemroll ger inte automatiskt åtkomst till innehållet i dokument. Systemroller och användarroller fungerar oberoende av varandra.
Systemroller
Tre behörigheter i systemrollerna är relevanta för dokument:
-
Dokument → Digital signering
Ger dig möjlighet att konfigurera och hantera digital signering av dokument i Huma. -
Dokument → Smarta mallar och stilar
Ger dig möjlighet att skapa, ändra och ta bort smarta dokumentmallar och dokumentstilar som kan användas i hela organisationen. -
Dokument → Hantera alla dokument
Ger dig en överblick över alla dokument i organisationen, med namn, skapandedatum, kategori och åtkomstinställningar, och låter dig överskriva åtkomsten till ett dokument. Den ger inte åtkomst till innehållet i dokumenten. Om du försöker öppna ett dokument som du inte uttryckligen har fått åtkomst till ser du meddelandet «Åtkomstbegränsat dokument. Endast personer som har beviljats åtkomst kan se det.»
💡 Behörigheten «Hantera alla dokument» ingår inte som standard i Humas fördefinierade roll Systemadmin. Du måste antingen använda en annan systemroll eller skapa en ny för att få den här åtkomsten.
🔗 Läs mer om systemrollen «Hantera alla dokument».
🔗 Läs mer om systemroller i Huma.
Användarroller
En användarroll med åtkomst till dokument ger dig möjlighet att se och hantera dokument som delas inom vissa grupper – till exempel ett team, en plats eller hela organisationen.
| Åtkomstnivå | Vad du kan göra |
|---|---|
| Bara se | Se dokument som delas med gruppen. Kan inte ändra, ändra åtkomstinställningar eller ta bort. |
| Se och ändra | Se och ändra dokument, hantera åtkomstinställningar och ta bort dokument som delas med gruppen. |
Exempel: Så fungerar användarroller i praktiken
- Anna är HR-chef och har en användarroll med åtkomsten «Se och ändra» för dokument, given över teamet Marknad.
- Erik är teamledare i Marknad och har ingen användarroll för dokument.
| Dokumentet delas med | Kan Anna se det? | Kan Erik se det? |
|---|---|---|
| Alla i organisationen | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Teamet Marknad | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Administratörer på teamet Marknad | ✅ Ja – hon har en användarroll med åtkomst till dokument över Marknad | ❌ Nej – han har ingen användarroll för dokument |
| Bara Erik personligen | ❌ Nej – om hon inte uttryckligen läggs till | ✅ Ja |
| Bara Anna personligen | ✅ Ja | ❌ Nej – om han inte uttryckligen läggs till |
💡 En användarroll med åtkomst till dokument ger dig bara åtkomst till dokument som uttryckligen delas med den grupp du har fått åtkomst över. Den ger inte åtkomst till alla dokument i organisationen.
Direkt åtkomst till dokument
Åtkomst som ges uttryckligen i ett visst dokument, till en viss person, en grupp eller alla i organisationen. Det är den mest detaljerade nivån av åtkomstkontroll i Huma, och den krävs alltid, oavsett vilka system- eller användarroller en person har.
🔗 Den här artikeln handlar främst om system- och användarroller för dokument. Läs mer om åtkomstnivåerna för direkt åtkomst.
Varför administratörer inte automatiskt har åtkomst till alla dokument
Inte ens användare med full åtkomst som systemadministratör kan öppna ett dokument om de inte uttryckligen har fått åtkomst till det.
Det är avsiktligt. Dokument kan innehålla känslig information, till exempel anställningsavtal och löneuppgifter, och Huma ser till att bara rätt personer har åtkomst.
En användare har åtkomst till ett dokument om hen:
- Har fått dokumentet delat med sig personligen
- Är medlem i en grupp som dokumentet delas med
- Är administratör på en grupp som dokumentet delas med och har en användarroll med åtkomst till dokument över gruppen
💡 Om en person behöver åtkomst till dokument i hela organisationen ger du hen en användarroll med åtkomst till dokument över hela organisationen. Då får personen åtkomst till alla dokument som delas med organisationen eller med gruppernas administratörer.
🔗 Läs mer om hur du konfigurerar dokumentadministratörer.
Vanliga frågor
Jag har en systemroll med «Hantera alla dokument» – varför kan jag inte öppna ett visst dokument?
Behörigheten ger dig en överblick över dokumenten, men inte innehållet. För att se innehållet i ett dokument måste du uttryckligen ha fått åtkomst i själva dokumentet. Du kan överskriva åtkomsten för att lägga till dig själv, men ändringen loggas och ägarna får en notifikation.
Har en systemadministratör automatiskt åtkomst till alla dokument?
Nej. Systemroller och åtkomst till dokument är helt åtskilda. Inte ens en systemadministratör med full åtkomst kan öppna ett dokument utan att uttryckligen ha fått åtkomst till det.
Kan jag ge någon åtkomst till alla dokument på en gång?
Ja, genom att utöka åtkomsten så att den även omfattar dokumentadministratörer i hela organisationen. Du kan också uppdatera åtkomsten till flera dokument samtidigt med massåtgärder i modulen Dokument.