Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er oppfølging av sykefravær?
- Aktivere oppfølging av sykefravær
- Hvordan oppfølgingsprosessen fungerer
- Varsler under oppfølgingsprosessen
- Statuser for oppfølging
- Rapportering til NAV og Altinn
- Ingen ansvarlig tildelt
- Endre språket på en opprettet oppgave
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Aktivere og konfigurere oppfølging av sykefravær | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
| Bli tildelt som ansvarlig for oppfølging | Ingen rolle kreves — tildeles direkte i innstillingene for fraværstypen |
Hva er oppfølging av sykefravær?
Oppfølging av sykefravær er en strukturert prosess i Huma som automatisk tildeler oppgaver til en ansvarlig person, vanligvis en nærmeste leder eller HR-administrator, når en ansatt blir sykmeldt. Oppgavene er basert på lovgivning i Norge og Sverige, og veileder den ansvarlige gjennom de nødvendige oppfølgingsstegene.
Oppfølgingsprosessen bestemmes av landskoden til den ansattes arbeidsplan, ikke av lokasjonen deres i Huma. En ansatt med en norsk arbeidsplan vil følge den norske prosessen, og en ansatt med en svensk arbeidsplan vil følge den svenske prosessen.
💡 Huma støtter for øyeblikket kun oppfølging av sykefravær for Norge og Sverige.
🔗 🇳🇴 Les mer om den norske prosessen for oppfølging av sykefravær.
🔗 🇸🇪 Les mer om den svenske prosessen for oppfølging av sykefravær.
Aktivere oppfølging av sykefravær
-
Gå til Fravær-modulen
-
Naviger til «Innstillinger»
-
Bla ned til «Sykemelding» og klikk på den
-
Klikk «Rediger fraværstype»
-
Slå på «Aktiver oppfølgingsprosess for fravær»
-
Velg hvem som skal være ansvarlig for oppfølgingen:
-
Nærmeste leder — den ansattes nærmeste leder vil være ansvarlig. Du må også velge en reserveperson i tilfelle den ansatte ikke har noen nærmeste leder tildelt
-
Bestemt person — én utpekt person som vil være ansvarlig for alle ansatte på sykemelding
-
- Klikk «Lagre»
⚠️ Hvis du deaktiverer oppfølgingsprosessen etter at den er aktivert, vil alle pågående oppfølgingsprosesser stoppes umiddelbart.
Hvordan oppfølgingsprosessen fungerer
Oppfølgingsprosessen starter automatisk når en ansatt registrerer et sykefravær, og avsluttes når sykefraværet avsluttes.
Under prosessen vil Huma:
-
Tildele oppgaver til den ansvarlige personen på bestemte tidspunkter i fraværet — basert på norsk eller svensk lovgivning
-
Sende en ukentlig påminnelsesoppgave om å sjekke inn med den ansatte
- Sende varsler til den ansvarlige personen når nye oppgaver tildeles
💡 Oppfølgingsprosessen oppretter oppgaver, den starter ikke automatisk en prosess fra Prosesser-modulen. Du kan se alle oppfølgingsdetaljene i selve fraværsregistreringen.
⚠️ Hvis ingen ansvarlig person er tildelt når en oppgave forfaller, vil ikke oppgaven bli opprettet, og oppfølgingen fortsetter uten den.
Varsler under oppfølgingsprosessen
Huma sender automatiske varsler til både den ansvarlige personen og den ansatte under oppfølgingsprosessen.
| Når | Mottaker | Varsel |
|---|---|---|
| Dag 1 | Ansvarlig | «En oppfølgingsprosess for sykefravær har startet for [navn]» |
| Dag 7 (ukentlig) | Ansvarlig | Ukentlig sjekk-inn-oppgave tildelt |
| 2 dager før sluttdato | Ansatt | «Sykefraværet ditt avsluttes snart» |
| Kun Norge — Dag 52 | Ansvarlig | «Videre prosess i [navn]s sykefravær» |
| Kun Sverige — Dag 42 | Ansvarlig | «Videre prosess i [navn]s sykefravær» |
💡 Den ansvarlige personen mottar også en e-postvarsling når nye oppgaver tildeles under oppfølgingsprosessen.
Statuser for oppfølging
| Status | Beskrivelse |
|---|---|
| Kommende | Oppfølgingsprosessen er planlagt å starte — sykefraværet er registrert, men ikke startet ennå |
| Pågående | Oppfølgingsprosessen er aktiv, og oppgaver tildeles |
| På vent | Oppfølgingsprosessen er satt på pause |
| Avsluttet | Oppfølgingsprosessen er avsluttet — sykefraværet er avsluttet |
💡 Når den ansattes fravær er over, og de avslutter det i Huma, vil denne prosessen avsluttes, og du vil ikke motta flere påminnelser.
Rapportering til NAV og Altinn
Hvis organisasjonen bruker Humas NAV/Altinn-integrasjon, kan enkelte oppgaver for oppfølging av sykefravær, som å sende inn oppfølgingsplaner og rapportering, håndteres direkte gjennom integrasjonen. Dette reduserer manuelt arbeid og sikrer at frister overholdes automatisk.
🔗 Les mer om NAV/Altinn-integrasjonen i Huma.
Ingen ansvarlig tildelt
Hvis den ansvarlige personen fjernes fra Huma eller ikke lenger har rollen, vil oppfølgingen av sykefraværet ikke ha noen ansvarlig. I dette tilfellet vil ikke oppgaver bli opprettet før en ny ansvarlig er tildelt.
Slik løser du dette:
-
Gå til Fravær-modulen → Innstillinger
-
Klikk på «Sykemelding» og velg «Rediger fraværstype»
-
Oppdater den ansvarlige personen
-
Klikk «Lagre»
💡 Hvis du bruker «Nærmeste leder» som ansvarlig, sørg for at alle ansatte har en nærmeste leder tildelt. Hvis en nærmeste leder fjernes fra Huma, vil reservepersonen du konfigurerte, overta.
Endre språket på en opprettet oppgave
Oppgaver opprettet av oppfølgingsprosessen for sykefravær er på engelsk som standard. Hvis du trenger dem på et annet språk, kan du redigere dem manuelt.
-
Finn oppgaven i Oppgave-modulen eller på den ansattes profil under «Oppgaver»
-
Klikk på de tre prikkene ved siden av oppgaven
-
Klikk «Rediger oppgave»
-
Oversett tittelen og beskrivelsen til ønsket språk
- Klikk «Oppdater oppgave»
💡 Du kan også tilpasse oppgavebeskrivelsen slik at den passer bedre med organisasjonens spesifikke krav, og justere forfallsdato og tittel.
🔗 Les mer om oppgaver i Huma.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke ansatte følger den norske vs. den svenske prosessen?
Prosessen bestemmes av landskoden til den ansattes arbeidsplan, ikke av lokasjonen deres i Huma. Sørg for at ansatte er tildelt riktig arbeidsplan for landet sitt.
Kan den ansvarlige personen administrere sin egen oppfølging av sykefravær?
Nei. Det er ikke mulig å administrere sin egen oppfølgingsprosess for sykefravær i Huma. Hvis den ansvarlige personen selv blir sykmeldt, sørg for å oppdatere ansvarlig til noen andre.
Hva skjer hvis den ansvarlige personen er i permisjon eller utilgjengelig?
Oppgaver vil fortsatt bli tildelt dem i Huma. Vi anbefaler å oppdatere den ansvarlige personen midlertidig hvis de er utilgjengelige over en lengre periode.
Vil oppfølgingsprosessen starte på nytt hvis den ansatte forlenger sykefraværet?
Hvis du bruker NAV/Altinn-integrasjonen, vil forlengelse av et sykefravær i NAV opprette en ny registrering i Huma, noe som vil føre til at den pågående oppfølgingsprosessen stopper.
I dette tilfellet anbefaler vi å starte en prosess manuelt ved å bruke malen «NAV Sykefraværsoppfølging» fra Malbiblioteket. Dette lar deg justere oppgaver og frister basert på hvor langt inn i oppfølgingsløpet du allerede er.
🔗 Les mer om begrensninger i oppfølgingsprosessen for sykefravær med NAV/Altinn.
Hva bør jeg huske på under en oppfølging av sykefravær?
Når en ansatt er sykmeldt, er det noen viktige steg å huske på. Huma vil sende deg påminnelser underveis for å hjelpe deg med å holde deg på sporet.
-
Det aller viktigste — sjekk inn med den ansatte jevnlig og hold deg oppdatert på tilstanden deres
-
Før den 4. uken — inviter dem til et møte for å diskutere og dokumentere om det er noe de kan gjøre mens de er sykmeldt, og om det bør gjøres noen tilpasninger
- Før den 7. uken — inviter dem til et dialogmøte for å diskutere hva som kan gjøres for å hindre at sykefraværet blir unødvendig langt. Du må også oppdatere oppfølgingsplanen du opprettet
💡 Disse stegene er basert på norsk sykefraværslovgivning. Svensk lovgivning kan ha andre krav og tidsfrister.