Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Mitä sairauspoissaolojen seuranta on?
- Ota sairauspoissaolojen seuranta käyttöön
- Miten seurantaprosessi toimii
- Ilmoitukset seurantaprosessin aikana
- Seurannan tilat
- Raportointi NAV:lle ja Altinniin
- Seurannasta vastaavaa ei osoitettu
- Muuta luodun tehtävän kieltä
- Usein kysytyt kysymykset
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Ota sairauspoissaolojen seuranta käyttöön ja määritä se | Järjestelmärooli: Poissaolot → Poissaolojen hallinta |
| Toimi seurannasta vastaavana henkilönä | Roolia ei tarvita — osoitetaan suoraan poissaolotyypin asetuksissa |
Mitä sairauspoissaolojen seuranta on?
Sairauspoissaolojen seuranta on Human jäsennelty prosessi, joka osoittaa automaattisesti tehtäviä vastuulliselle henkilölle, yleensä esihenkilölle tai HR-ylläpitäjälle, kun työntekijä jää sairauspoissaololle. Tehtävät perustuvat Norjan ja Ruotsin lainsäädäntöön, ja ne opastavat vastuullista henkilöä vaadittujen seurantavaiheiden läpi.
Seurantaprosessi määräytyy työntekijän työaikataulun maakoodin mukaan, eikä hänen Humassa olevan toimipisteensä mukaan. Työntekijä, jolla on norjalainen työaikataulu, noudattaa Norjan prosessia, ja työntekijä, jolla on ruotsalainen työaikataulu, noudattaa Ruotsin prosessia.
💡 Huma tukee tällä hetkellä sairauspoissaolojen seurantaa vain Norjassa ja Ruotsissa.
🔗 🇳🇴 Lue lisää Norjan sairauspoissaolojen seurantaprosessista.
🔗 🇸🇪 Lue lisää Ruotsin sairauspoissaolojen seurantaprosessista.
%20(1).jpg?width=585&height=424&name=Sick%20leave%20follow-up%20(1)%20(1).jpg)
Ota sairauspoissaolojen seuranta käyttöön
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Valitse "Asetukset"
- Vieritä alas kohtaan "Sairauspoissaolo" ja napsauta sitä
- Napsauta "Muokkaa poissaolotyyppiä"
- Ota käyttöön "Ota käyttöön poissaolojen seurantaprosessi"
- Valitse, kuka vastaa seurannasta:
- Esihenkilö — työntekijän esihenkilö on vastuussa. Sinun on myös valittava varahenkilö siltä varalta, ettei työntekijälle ole osoitettu esihenkilöä
- Tietty henkilö — yksi nimetty henkilö, joka vastaa kaikista sairauspoissaololla olevista työntekijöistä
- Napsauta "Tallenna"
⚠️ Jos poistat seurantaprosessin käytöstä sen jälkeen, kun se on otettu käyttöön, kaikki käynnissä olevat seurantaprosessit lopetetaan välittömästi.
Miten seurantaprosessi toimii
Seurantaprosessi alkaa automaattisesti, kun työntekijä kirjaa sairauspoissaolon, ja päättyy, kun sairauspoissaolo päättyy.
Prosessin aikana Huma:
- Osoittaa tehtäviä vastuulliselle henkilölle tietyissä poissaolon vaiheissa — Norjan tai Ruotsin lainsäädännön perusteella
- Lähettää viikoittaisen muistutustehtävän työntekijän voinnin tarkistamiseksi
- Lähettää ilmoituksia vastuulliselle henkilölle, kun uusia tehtäviä osoitetaan
💡 Seurantaprosessi luo tehtäviä, mutta se ei käynnistä automaattisesti prosessia Prosessit-moduulista. Näet seurannan kaikki tiedot itse poissaolossa.
⚠️ Jos vastuullista henkilöä ei ole osoitettu, kun tehtävä erääntyy, tehtävää ei luoda, ja seuranta jatkuu ilman sitä.
Ilmoitukset seurantaprosessin aikana
Huma lähettää seurantaprosessin aikana automaattisia ilmoituksia sekä vastuulliselle henkilölle että työntekijälle.
| Milloin | Vastaanottaja | Ilmoitus |
|---|---|---|
| Päivä 1 | Vastuullinen | "Sairauspoissaolon seurantaprosessi on alkanut henkilölle [nimi]" |
| Päivä 7 (viikoittain) | Vastuullinen | Viikoittainen tarkistustehtävä osoitettu |
| 2 päivää ennen päättymispäivää | Työntekijä | "Sairauspoissaolosi päättyy pian" |
| Vain Norja — Päivä 52 | Vastuullinen | "Jatkoprosessi henkilön [nimi] sairauspoissaolossa" |
| Vain Ruotsi — Päivä 42 | Vastuullinen | "Jatkoprosessi henkilön [nimi] sairauspoissaolossa" |
💡 Vastuullinen henkilö saa myös sähköposti-ilmoituksen, kun seurantaprosessin aikana osoitetaan uusia tehtäviä.
Seurannan tilat
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Tuleva | Seurantaprosessi on ajoitettu alkamaan — sairauspoissaolo on kirjattu, mutta se ei ole vielä alkanut |
| Käynnissä | Seurantaprosessi on aktiivinen, ja tehtäviä osoitetaan |
| Odottaa | Seurantaprosessi on keskeytetty |
| Päättyi | Seurantaprosessi on päättynyt — sairauspoissaolo on päättynyt |
💡 Kun työntekijän poissaolo on ohi ja hän päättää sen Humassa, tämä prosessi päättyy, etkä saa enää muistutuksia.
Raportointi NAV:lle ja Altinniin
Jos organisaatiosi käyttää Human NAV/Altinn-integraatiota, tietyt sairauspoissaolojen seurannan tehtävät, kuten seurantasuunnitelmien lähettäminen ja raportointi, voidaan hoitaa suoraan integraation kautta. Tämä vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että määräajat täyttyvät automaattisesti.
🔗 Lue lisää Human NAV/Altinn-integraatiosta.
Seurannasta vastaavaa ei osoitettu
Jos vastuullinen henkilö poistetaan Humasta tai hänellä ei enää ole roolia, sairauspoissaolojen seurannalla ei ole vastuullista. Tällöin tehtäviä ei luoda ennen kuin uusi vastuullinen on osoitettu.
Näin korjaat tämän:
- Siirry Poissaolot-moduuliin → Asetukset
- Napsauta "Sairauspoissaolo" ja valitse "Muokkaa poissaolotyyppiä"
- Päivitä vastuullinen henkilö
- Napsauta "Tallenna"
💡 Jos käytät vastuullisena vaihtoehtoa "Esihenkilö", varmista, että kaikille työntekijöille on osoitettu esihenkilö. Jos esihenkilö poistetaan Humasta, määrittämäsi varahenkilö ottaa vastuun.
Muuta luodun tehtävän kieltä
Sairauspoissaolojen seurantaprosessin luomat tehtävät ovat oletuksena englanniksi. Jos tarvitset ne toisella kielellä, voit muokata niitä manuaalisesti.
- Etsi tehtävä Tehtävät-moduulista tai työntekijän profiilista kohdasta "Tehtävät"
- Napsauta tehtävän vieressä olevia kolmea pistettä
- Napsauta "Muokkaa tehtävää"
- Käännä otsikko ja kuvaus haluamallesi kielelle
- Napsauta "Päivitä tehtävää"
💡 Voit myös mukauttaa tehtävän kuvausta vastaamaan paremmin organisaatiosi tarpeita sekä muuttaa eräpäivää ja otsikkoa.
Usein kysytyt kysymykset
Ketkä työntekijät noudattavat Norjan ja ketkä Ruotsin prosessia?
Prosessi määräytyy työntekijän työaikataulun maakoodin mukaan, ei hänen Humassa olevan toimipisteensä mukaan. Varmista, että työntekijöille on osoitettu heidän maansa mukainen työaikataulu.
Voiko vastuullinen henkilö hoitaa oman sairauspoissaolonsa seurannan?
Ei. Omaa sairauspoissaolojen seurantaprosessia ei voi hoitaa Humassa. Jos vastuullinen henkilö jää itse sairauspoissaololle, vaihda vastuulliseksi joku muu.
Mitä tapahtuu, jos vastuullinen henkilö on lomalla tai muuten tavoittamattomissa?
Tehtävät osoitetaan hänelle silti Humassa. Suosittelemme vaihtamaan vastuullisen henkilön väliaikaisesti, jos hän on poissa pidemmän aikaa.
Käynnistyykö seurantaprosessi uudelleen, jos työntekijän sairauspoissaoloa jatketaan?
Jos käytät NAV/Altinn-integraatiota, sairauspoissaolon jatkaminen NAV:ssa luo Humaan uuden poissaolon, jolloin käynnissä oleva seurantaprosessi pysähtyy.
Tässä tapauksessa suosittelemme käynnistämään prosessin manuaalisesti Mallikirjaston "NAV Sick Leave Follow-Up"-mallilla. Näin voit muokata tehtäviä ja eräpäiviä sen mukaan, kuinka pitkällä seurannan aikajanalla jo olet.
🔗 Lue lisää NAV/Altinn-integraation rajoituksista sairauspoissaolojen seurantaprosessissa.
Mitä minun kannattaa pitää mielessä sairauspoissaolojen seurannan aikana?
Kun työntekijä on sairauspoissaololla, on muutamia tärkeitä vaiheita, jotka kannattaa muistaa. Huma lähettää sinulle muistutuksia matkan varrella, jotta pysyt aikataulussa.
- Tärkeintä — pidä säännöllisesti yhteyttä työntekijään ja pysy ajan tasalla hänen tilanteestaan
- Ennen 4. viikkoa — kutsu hänet tapaamiseen, jossa keskustelette ja dokumentoitte, voiko hän tehdä jotain sairauspoissaolon aikana ja tarvitaanko mukautuksia
- Ennen 7. viikkoa — kutsu hänet dialogitapaamiseen, jossa keskustelette, mitä voidaan tehdä, ettei sairauspoissaolo veny tarpeettoman pitkäksi. Sinun on myös päivitettävä laatimasi seurantasuunnitelma
💡 Nämä vaiheet perustuvat Norjan sairauspoissaololainsäädäntöön. Ruotsin lainsäädännössä vaatimukset ja aikataulut voivat olla erilaisia.