Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Vad är uppföljning av sjukskrivningar?
- Aktivera uppföljning av sjukskrivningar
- Så fungerar uppföljningsprocessen
- Notifikationer under uppföljningsprocessen
- Statusar för uppföljning
- Rapportering till NAV och Altinn (Norge)
- Ingen ansvarig tilldelad
- Ändra språk på en skapad uppgift
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Aktivera och ställa in uppföljning av sjukskrivningar | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
| Vara ansvarig för uppföljning | Ingen roll krävs – tilldelas direkt i inställningarna för frånvarotypen |
Vad är uppföljning av sjukskrivningar?
Uppföljning av sjukskrivningar är en strukturerad process i Huma som automatiskt tilldelar uppgifter till en ansvarig person – oftast närmaste ledare eller en HR-administratör – när en anställd blir sjukskriven. Uppgifterna bygger på lagstiftningen i Norge och Sverige och guidar den ansvariga genom de uppföljningssteg som krävs.
Vilken uppföljningsprocess som gäller avgörs av landskoden i den anställdas arbetsschema – inte av den anställdas plats i Huma. En anställd med ett svenskt arbetsschema följer den svenska processen, och en anställd med ett norskt arbetsschema följer den norska processen.
💡 Huma stödjer för närvarande uppföljning av sjukskrivningar för Norge och Sverige.
🔗 🇸🇪 Läs mer om den svenska processen för uppföljning av sjukskrivning.
🔗 🇳🇴 Läs mer om den norska processen för uppföljning av sjukskrivning.
%20(1).jpg?width=585&height=424&name=Sick%20leave%20follow-up%20(1)%20(1).jpg)
Aktivera uppföljning av sjukskrivningar
- Gå till modulen Frånvaro
- Gå till «Inställningar»
- Scrolla ner till «Sjukskrivning» och klicka på den
- Klicka på «Redigera frånvarotyp»
- Slå på «Aktivera uppföljningsprocess för frånvaro»
- Välj vem som ska vara ansvarig för uppföljningen:
- Närmaste ledare – den anställdas närmaste ledare blir ansvarig. Du måste också välja en reservperson om den anställda inte har någon närmaste ledare
- En viss person – en utsedd person som blir ansvarig för alla sjukskrivna anställda
- Klicka på «Spara»
⚠️ Om du inaktiverar uppföljningsprocessen efter att den har aktiverats stoppas alla pågående uppföljningsprocesser direkt.
Så fungerar uppföljningsprocessen
Uppföljningsprocessen startar automatiskt när en sjukskrivning registreras för en anställd, och avslutas när sjukskrivningen upphör.
Under processen gör Huma följande:
- Tilldelar uppgifter till den ansvariga vid bestämda tidpunkter under frånvaron – utifrån norsk eller svensk lagstiftning
- Skickar en veckovis påminnelse i form av en uppgift om att höra av sig till den anställda
- Skickar notifikationer till den ansvariga när nya uppgifter tilldelas
💡 Uppföljningsprocessen skapar uppgifter – den startar inte automatiskt en process från modulen Processer. Du kan se alla detaljer om uppföljningen i själva frånvaroregistreringen.
⚠️ Om ingen ansvarig är tilldelad när en uppgift ska skapas, skapas inte uppgiften, och uppföljningen fortsätter utan den.
Notifikationer under uppföljningsprocessen
Huma skickar automatiska notifikationer till både den ansvariga och den anställda under uppföljningsprocessen.
| När | Mottagare | Notifikation |
|---|---|---|
| Dag 1 | Ansvarig | «A sick leave follow-up process has started for [namn]» |
| Dag 7 (varje vecka) | Ansvarig | Veckovis uppgift om att höra av sig tilldelas |
| 2 dagar före slutdatum | Anställd | «Your sick leave is ending soon» |
| Bara Sverige – dag 42 | Ansvarig | «Further process in [namn] sick leave» |
| Bara Norge – dag 52 | Ansvarig | «Further process in [namn] sick leave» |
💡 Notifikationerna och uppgifterna från uppföljningsprocessen skickas på engelska.
💡 Den ansvariga får också ett e-postmeddelande när nya uppgifter tilldelas under uppföljningsprocessen.
Statusar för uppföljning
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Kommande | Uppföljningsprocessen är planerad – sjukskrivningen är registrerad men har inte börjat ännu |
| Pågående | Uppföljningsprocessen är aktiv och uppgifter tilldelas |
| Väntande | Uppföljningsprocessen är pausad |
| Avslutad | Uppföljningsprocessen har avslutats – sjukskrivningen har upphört |
💡 När den anställdas frånvaro är över och avslutas i Huma avslutas också processen, och du får inga fler påminnelser.
Rapportering till NAV och Altinn (Norge)
Om organisationen använder Humas integration med NAV/Altinn kan vissa uppgifter i uppföljningen av sjukskrivningar för norska anställda – till exempel att skicka in uppföljningsplaner och rapportera – hanteras direkt via integrationen. Det minskar det manuella arbetet och ser till att tidsfristerna hålls automatiskt.
🔗 Läs mer om integrationen med NAV/Altinn i Huma.
Ingen ansvarig tilldelad
Om den ansvariga personen tas bort från Huma eller inte längre har rollen saknar uppföljningen av sjukskrivningen ansvarig. Då skapas inga uppgifter förrän en ny ansvarig har tilldelats.
Så rättar du det:
- Gå till modulen Frånvaro → Inställningar
- Klicka på «Sjukskrivning» och välj «Redigera frånvarotyp»
- Ändra den ansvariga personen
- Klicka på «Spara»
💡 Om ni använder «Närmaste ledare» som ansvarig ska du se till att alla anställda har en närmaste ledare. Om en närmaste ledare tas bort från Huma tar reservpersonen du har valt över.
Ändra språk på en skapad uppgift
Uppgifter som skapas av uppföljningsprocessen är på engelska som standard. Om du behöver dem på ett annat språk kan du redigera dem manuellt.
- Hitta uppgiften i modulen Uppgifter eller på den anställdas profil under «Uppgifter»
- Klicka på de tre prickarna bredvid uppgiften
- Klicka på «Redigera uppgift»
- Översätt titeln och beskrivningen till önskat språk
- Klicka på «Uppdatera uppgift»
💡 Du kan också anpassa uppgiftens beskrivning efter organisationens behov, och ändra förfallodatum och titel.
🔗 Läs mer om uppgifter i Huma.
Vanliga frågor
Vilka anställda följer den svenska respektive den norska processen?
Processen avgörs av landskoden i den anställdas arbetsschema – inte av den anställdas plats i Huma. Se till att de anställda är tilldelade rätt arbetsschema för sitt land.
Kan den ansvariga personen sköta uppföljningen av sin egen sjukskrivning?
Nej. Det är inte möjligt att sköta sin egen sjukskrivningsprocess i Huma. Om den ansvariga personen själv blir sjukskriven ska du byta ansvarig till någon annan.
Vad händer om den ansvariga personen är ledig eller inte tillgänglig?
Uppgifterna tilldelas fortfarande hen i Huma. Vi rekommenderar att du tillfälligt byter ansvarig om personen är borta under en längre period.
Startar uppföljningsprocessen om när den anställda förlänger sin sjukskrivning?
Om ni använder integrationen med NAV/Altinn (Norge) skapar en förlängd sjukskrivning i NAV en ny registrering i Huma, vilket gör att den pågående uppföljningsprocessen stoppas.
I så fall rekommenderar vi att du startar en process manuellt med mallen «NAV Sick Leave Follow-Up» från mallbiblioteket. Då kan du justera uppgifter och förfallodatum utifrån hur långt ni redan har kommit i uppföljningen.
🔗 Läs mer om begränsningarna i uppföljningsprocessen med NAV/Altinn.
Vad ska jag tänka på under uppföljningen av en sjukskrivning?
När en anställd är sjukskriven finns det några viktiga steg att tänka på. Huma skickar påminnelser längs vägen så att du håller dig på rätt spår.
- Det viktigaste – håll regelbunden kontakt med den anställda och håll dig uppdaterad om hur hen mår
- Före vecka 4 – bjud in till ett möte för att diskutera och dokumentera om det finns något hen kan göra under sjukskrivningen, och om några anpassningar bör göras
- Före vecka 7 – bjud in till ett dialogmöte för att diskutera vad som kan göras för att sjukskrivningen inte ska bli onödigt lång. Du behöver också uppdatera den uppföljningsplan du har tagit fram
💡 De här stegen bygger på norsk lagstiftning om sjukfrånvaro. Svensk lagstiftning har andra krav och tidsgränser.
🔗 Läs mer om den svenska processen för uppföljning av sjukskrivning.