Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Så lägger du till personer i Huma

Lägg till anställda en i taget, importera flera personer eller koppla upp en integration

 

Innehållsförteckning

 

 

 

Roller och åtkomst

För att lägga till nya anställda i Huma behöver du något av följande:

Åtkomst Roll
Lägga till en person eller importera flera Systemroll: Användare → Hantering av användare
Lägga till en person i grupper som du hanterar Användarroll: Se och ändra → Användare


Exempel: Sara har en användarroll med åtkomst till "Användare" bara över platsen Stockholm. Hon kan lägga till nya anställda, men de läggs till på platsen Stockholm. Hon kan inte lägga till anställda på andra platser.

💡 Om du är osäker på vilken roll du har, kontakta din systemadministratör.

 

 

Lägg till en anställd

Att lägga till en person i taget är det snabbaste sättet att få in en enskild anställd i Huma. När du lägger till en person manuellt kan du direkt fylla i uppgifterna, ange närmaste ledare och lägga till personen i rätt grupper.

  1. Gå till modulen Personer

  2. Klicka på "Lägg till person"

  3. Fyll i den anställdes uppgifter

  4. Ange vid behov närmaste ledare under "Närmaste ledare" genom att välja en anställd i listan

  5. Lägg till den anställda i rätt team och platser under "Grupper"

  6. Slå på "Skicka välkomst-e-post" om du vill skicka en inbjudan direkt

  7. Klicka på "Färdig". Nu är användaren skapad

     

 

💡 Vi rekommenderar att du fyller i så mycket information som möjligt när du lägger till en ny anställd. Ju mer kompletta uppgifterna är från början, desto mindre manuellt arbete får du senare.

🔗 Läs mer om rollen Närmaste ledare i Huma.

🔗 Läs mer om team och platser.

 

 

 

 

Enkel eller detaljerad importfil?

När du importerar flera personer kan du välja mellan två mallar:

  • Enkel importfil – snabb att fylla i. Innehåller bara de fält som behövs för att skapa en användare. De anställda kan fylla i resten av sin profil när de har loggat in.
  • Detaljerad importfil – lite mer att fylla i från början, men de anställda får en mer komplett profil redan från första dagen.

 

Osäker på vilken du ska välja? Här är två vanliga situationer:

  1. Du sätter upp Huma för första gången (rekommenderas) och har uppgifter om de anställda i ett befintligt HR- eller lönesystem: välj den detaljerade importfilen. Om du för över uppgifterna nu får både du och de anställda mindre manuellt arbete senare.

  2. Du behöver snabbt få in personer i systemet och har inte alla uppgifter till hands: välj den enkla importfilen. Du kan alltid uppdatera profilerna senare, manuellt eller med en ny import.

 

💡 Oavsett vilken mall du använder, kontrollera att e-postadressen är korrekt. Det är den som de anställda använder för att logga in i Huma.

 

 

Undvik importfel – fält som måste fyllas i tillsammans

Vissa fält i den detaljerade importfilen fungerar bara om andra fält också är ifyllda. Om du fyller i det ena utan det andra misslyckas importen för den raden.

Om du fyller i … … måste du också fylla i Kommentar
Något adressfält Adressfält 1, postnummer, stad, land Adressfält 2 och 3 är valfria
Bankkontonummer Bankens land Om du använder IBAN anger du BIC i stället för bankens land
Något anställningsfält (avtalstyp, tjänstgöringsgrad, befattning osv.) Avtalets startdatum Utan avtalets startdatum skapas ingen anställning
Personnummer Landskod före numret Format: "NO 01010012345". Måste följa standarden ISO 3166 Alpha-2

 

💡 Om importen misslyckas klickar du på "Visa fel" för att se exakt vilka rader och fält som orsakade problemet. Rätta felen i filen och ladda upp den igen.

 

 

Varför markeras vissa personer som dubbletter?

När du importerar en fil jämför Huma varje rad med alla i din organisation. Om en träff hittas hoppas raden över och markeras som dubblett.

En rad är en dubblett om ett av de här fälten redan finns:

Fält Kontrolleras när
E-postadress Alltid
Telefonnummer Alltid
Anställnings-ID Bara när "Kräv unika anställnings-ID:n" är påslaget under Systeminställningar → Allmänt → Diverse

 

💡 Inaktiverade anställda räknas också. Om en inaktiverad person har samma e-postadress, telefonnummer eller anställnings-ID hoppas den nya personen över.

💡 Det räcker med ett matchande fält. Två olika personer med samma telefonnummer räknas som dubbletter.

💡 Rader i samma fil jämförs också med varandra. Om två rader har samma telefonnummer eller anställnings-ID läggs bara den första till.

 

 

Importera flera anställda

Om du behöver lägga till flera anställda på en gång kan du använda Humas importmall. Ladda ner mallen, fyll i uppgifterna om dina anställda och ladda upp den direkt i Huma. Allt du fyller i läggs automatiskt till i varje anställds profil.

  1. Gå till modulen Personer

  2. Klicka på "Lägg till flera"

  3. Välj om du vill ladda ner en enkel eller en detaljerad importfilsmall

  4. Fyll i mallen med uppgifterna om dina anställda

  5. Klicka på "Ladda upp din fil här" när du är klar

  6. Klicka på "Lägg till". Användarna importeras i bakgrunden

  7. Du får ett e-postmeddelande när importen är klar

 

 

💡 Om det finns fel i filen meddelar Huma dig och inga användare läggs till. Klicka på "Visa fel" för att gå igenom och rätta felen, och ladda sedan upp filen igen.

 

 

Importera med en integration

Du kan också lägga till anställda genom att koppla Huma direkt till system som du redan använder, till exempel ett löne- eller HR-system. Då slipper du manuell inmatning, och uppgifterna om de anställda hålls uppdaterade i alla system.

  1. Gå till modulen Personer

  2. Klicka på "Lägg till personer"

  3. Klicka på "Importera med en integration"

  4. Välj din integration i listan

  5. Klicka på "Ny anslutning" och följ stegen för din integration

 

🔗 Läs mer om integrationer i Huma.

 

 

Kan jag lägga till en anställd utan att andra ser personen?

Nej. När du lägger till en anställd i Huma blir personen synlig för andra direkt, oavsett startdatum. Det finns i dag inget sätt att dölja en ny anställd i personlistan före första arbetsdagen.