Sisällysluettelo
- Mikä on asiakirjojen ylläpitäjä?
- Miksi tarvitset oman roolin asiakirjojen ylläpitäjälle
- Näin luot asiakirjojen ylläpitäjän roolin
- Anna asiakirjojen ylläpitäjälle pääsy olemassa oleviin asiakirjoihin
- Usein kysytyt kysymykset
Mikä on asiakirjojen ylläpitäjä?
Asiakirjojen ylläpitäjä on henkilö, jolla on käyttäjärooli, joka antaa asiakirjojen käyttöoikeuden yhteen tai useampaan ryhmään, esimerkiksi tiimiin, sijaintiin tai koko organisaatioon. Tämän ansiosta hän voi nähdä ja hallita näiden ryhmien kanssa jaettuja asiakirjoja.
Asiakirjojen ylläpitäjä ei ole Humassa kiinteä rooli. Kuka tahansa voi olla asiakirjojen ylläpitäjä, kun hänelle annetaan käyttäjärooli, jossa on asiakirjojen käyttöoikeus kyseisiin ryhmiin.
🔗 Lue lisää asiakirjojen järjestelmä- ja käyttäjärooleista.
Miksi tarvitset oman roolin asiakirjojen ylläpitäjälle
Kun luot asiakirjojen ylläpitäjän roolin, oikeilla henkilöillä on aina pääsy tarvitsemiinsa asiakirjoihin, vaikka organisaatiosi kasvaa ja ihmisten roolit vaihtuvat tai he lähtevät.
Ilman omaa asiakirjojen ylläpitäjän roolia:
- Asiakirjoihin pääsee vain henkilö, joka on ladannut ne
- HR-päälliköillä ei välttämättä ole pääsyä työsopimuksiin tai muihin tärkeisiin asiakirjoihin
- Kun työntekijä lähtee, muiden voi olla vaikea päästä hänen asiakirjoihinsa
- Asiakirjojen omistajuuden siirtäminen vaatii joka kerta käsityötä
Kun luot oman asiakirjojen ylläpitäjän roolin heti alussa, vältät nämä tilanteet ja varmistat, että asiakirjojen käyttöoikeuksia hallitaan aina selkeästi ja ennakoitavasti.
💡 Suosittelemme, että luot oman roolin mahdollisimman aikaisin, mieluiten ennen kuin organisaatiollesi alkaa kertyä asiakirjoja.
Näin luot asiakirjojen ylläpitäjän roolin
Vaihe 1: Luo käyttäjärooli, jossa on asiakirjojen käyttöoikeus
- Siirry kohtaan Järjestelmäasetukset → Roolit → Käyttäjäroolit
- Klikkaa "Lisää rooli"
- Anna roolille kuvaava nimi, esimerkiksi "Asiakirjojen ylläpitäjä"
- Aseta kohdassa "Asiakirjat" käyttöoikeuden tasoksi "Katselu ja muokkaus"
- Klikkaa "Tallenna"
Vaihe 2: Anna rooli oikeille henkilöille
- Avaa juuri luomasi rooli
- Klikkaa "Lisää käyttöoikeus"
- Valitse henkilö, jolle haluat antaa roolin
- Valitse, mihin ryhmään hänellä on käyttöoikeus — tiettyyn tiimiin, sijaintiin tai koko organisaatioon
- Klikkaa "Myönnä käyttöoikeus"
Vaihe 3: Jaa olemassa olevat asiakirjat uudelle ylläpitäjälle
Käyttäjäroolin antaminen ei automaattisesti anna ylläpitäjälle pääsyä olemassa oleviin asiakirjoihin. Hänellä on pääsy vain asiakirjoihin, jotka on jaettu nimenomaan "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjille". Sinun täytyy laajentaa olemassa olevien asiakirjojen käyttöoikeutta niin, että se koskee myös uutta ylläpitäjää.
💡 Jos haluat, että jollakulla on pääsy kaikkiin koko organisaation asiakirjoihin, valitse vaiheessa 2 ryhmäksi "Koko organisaatio". Tätä suositellaan HR-päälliköille ja muille ylläpitäjille, jotka tarvitsevat pääsyn koko organisaation asiakirjoihin.
🔗 Lue lisää asiakirjojen käyttöoikeuden siirtämisestä ja laajentamisesta.
Anna asiakirjojen ylläpitäjälle pääsy olemassa oleviin asiakirjoihin
Kun määrität uuden asiakirjojen ylläpitäjän, hänellä ei ole automaattisesti pääsyä asiakirjoihin, jotka on ladattu ennen kuin hän sai roolin. Sinun täytyy laajentaa näiden asiakirjojen käyttöoikeutta.
Tehokkain tapa on muuttaa käyttöoikeuksia usealle asiakirjalle kerralla:
- Siirry Asiakirjat-moduuliin
- Valitse kaikki asiaankuuluvat asiakirjat listan yläreunan valintaruudulla
- Klikkaa alareunan toimintopalkista "Käyttöoikeus"
- Valitse "Laajenna"
- Lisää "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjät" ja anna heille "Katselu ja muokkaus" -käyttöoikeus
- Klikkaa "Tallenna"
Jatkossa kaikki uudet asiakirjat, jotka jaetaan "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjille", ovat automaattisesti asiakirjojen ylläpitäjän käytettävissä.
💡 Kun jaat asiakirjoja "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjille" yksittäisten henkilöiden sijaan, käyttöoikeuksien hallinta on paljon helpompaa. Kun joku uusi saa asiakirjojen ylläpitäjän roolin, hän saa automaattisesti pääsyn kaikkiin asiaankuuluviin asiakirjoihin ilman käsin tehtäviä päivityksiä.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö minun päivittää käyttöoikeudet aina, kun joku uusi saa asiakirjojen ylläpitäjän roolin?
Ei, jos olet jakanut asiakirjat "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjille" yksittäisten henkilöiden sijaan. Silloin jokainen, joka saa asiakirjojen ylläpitäjän roolin kyseiseen ryhmään, saa automaattisesti pääsyn näihin asiakirjoihin.
Voiko asiakirjojen ylläpitäjiä olla useita?
Kyllä. Voit antaa asiakirjojen ylläpitäjän roolin niin monelle henkilölle kuin tarvitset, mihin tahansa ryhmien yhdistelmään.
Mitä tapahtuu, jos ainoa asiakirjojen ylläpitäjä lähtee yrityksestä?
Hänen käyttöoikeutensa poistetaan, kun hänet poistetaan käytöstä. Jos asiakirjat on jaettu "ryhmän [ryhmä] ylläpitäjille", muilla ylläpitäjillä on edelleen pääsy niihin. Jos asiakirjat on jaettu vain lähtevälle henkilölle henkilökohtaisesti, kenelläkään muulla ei ole niihin pääsyä ennen kuin uusi omistaja tai ylläpitäjä lisätään.
Pitäisikö asiakirjojen ylläpitäjille antaa myös järjestelmärooli?
Se riippuu tarpeistasi. Käyttäjärooli, jossa on asiakirjojen käyttöoikeus, riittää asiakirjojen hallintaan tietyissä ryhmissä. Jos jonkun täytyy lisäksi nähdä kaikki organisaation asiakirjat jakoasetuksista riippumatta, lisää hänelle "Hallitse kaikkia asiakirjoja" -järjestelmärooli.