Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Mikä on smart-asiakirja?
- Mihin voit käyttää smart-asiakirjoja?
- Smart-kentät ja tietolähteet
- Tallenna PDF-dokumenttina
- Usein kysytyt kysymykset
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Smart-asiakirjojen luominen ja muokkaaminen | Kaikki työntekijät – roolia ei tarvita |
| Smart-asiakirjamallien luominen ja hallinta | Järjestelmärooli: Asiakirjat → Smart-asiakirjamallit ja -tyylit |
| Asiakirjojen lähettäminen sähköisesti allekirjoitettaviksi | Järjestelmärooli: Asiakirjat → Sähköinen allekirjoitus |
Mikä on smart-asiakirja?
Smart-asiakirja on asiakirja, joka luodaan suoraan Humassa sisäänrakennetulla editorilla. Editori muistuttaa tekstinkäsittelyohjelmaa. Voit käyttää sitä kaikenlaisten tekstiasiakirjojen kirjoittamiseen ja muotoiluun, esimerkiksi työsopimuksiin, käytäntöihin, kokousmuistioihin tai työtarjouksiin.
Smart-asiakirjoja voi käyttää kahdella tavalla:
-
Tavallisena tekstinkäsittelyohjelmana
Voit kirjoittaa, muotoilla ja jakaa asiakirjoja käyttämättä lisäominaisuuksia. Ajattele sitä yksinkertaisempana Wordin tai Google Docsin versiona, joka on rakennettu suoraan Humaan. Sinun ei tarvitse käyttää smart-kenttiä, tietolähteitä tai malleja hyötyäksesi smart-asiakirjoista.
-
Smart-kenttien ja tietolähteiden kanssa
Edistyneempään käyttöön voit lisätä tietolähteitä ja smart-kenttiä, jotka hakevat automaattisesti tietoja Humasta, kuten työntekijän nimen, tehtävän, palkan tai osoitteen. Tämä on erityisen hyödyllistä työsopimuksissa ja muissa asiakirjoissa, jotka on mukautettava kullekin työntekijälle.
💡 Monet organisaatiot käyttävät smart-asiakirjoja pelkkänä tekstinkäsittelyohjelmana käyttämättä koskaan smart-kenttiä. Sinä päätät, kuinka edistyneesti haluat niitä käyttää.
Mihin voit käyttää smart-asiakirjoja?
Smart-asiakirjat ovat joustavia, ja niitä voi käyttää kaikenlaisiin tekstipohjaisiin HR-asiakirjoihin. Joitakin yleisiä esimerkkejä:
- Työsopimukset
- Työtarjoukset
- Käytännöt ja ohjeet
- Todistukset ja vakuutukset
- Kokousmuistiot ja muistiinpanot
- Palkkakirjeet
Smart-kentät ja tietolähteet
Smart-kentät ovat viittauksia Humassa oleviin tietoihin. Ne täytetään automaattisesti, kun asiakirja avataan tai siitä luodaan PDF. Jotta voit käyttää smart-kenttiä, sinun on ensin lisättävä asiakirjaan tietolähteitä.
Tietolähteet määrittävät, mitkä tiedot ovat käytettävissä editorissa. Tässä muutamia esimerkkejä:
| Tietolähteen tyyppi | Mitä tulee käytettäväksi |
|---|---|
| Käyttäjä | Tietyn henkilön yhteystiedot, työsuhteen tiedot, palkka, pankkitiedot ja paljon muuta, esimerkiksi "Uusi työntekijä" tai "Esihenkilö" |
| Yritys | Yrityksen nimi, kuvaus, Y-tunnus ja osoite |
| Tiimi | Tiimin nimi ja kuvaus |
| Toimipiste | Toimipisteen nimi, kuvaus ja osoite |
| Vastuullinen | Henkilö, joka parhaillaan työstää tai katselee asiakirjaa. Kun PDF luodaan tai asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi, tämän henkilön tiedot lisätään ja lukitaan. |
💡 Mallissa smart-kentät näkyvät paikkamerkkeinä. Asiakirjassa ne näyttävät todellisen arvon, kun tietolähde on määritetty tietylle henkilölle ja sinulla on käyttöoikeus tietoihin.
⚠️ Jos smart-kenttä ei täyty oikein, tarkista, että tarvittavat tiedot on syötetty Humaan ja että sinulla on käyttöoikeus niihin. Jos sinulla ei ole käyttöoikeutta arvoon, korvaa smart-kenttä tavallisella tekstillä.
🔗 Lue lisää asiakirjamalleista.
🔗 Lue lisää smart-asiakirjan kirjoittamisesta ja muokkaamisesta.
Tallenna PDF-dokumenttina
Voit tallentaa smart-asiakirjan PDF-tiedostona milloin tahansa. PDF tallennetaan Humaan erillisenä asiakirjana, joka on linkitetty alkuperäiseen smart-asiakirjaan.
-
Avaa smart-asiakirja
-
Siirry kohtaan "Tiedot"
-
Napsauta oikeanpuoleisesta valikosta "Tallenna PDF-dokumenttina"
-
PDF tallennetaan ja näkyy asiakirjaluettelossa
⚠️ Jos päivität smart-asiakirjaa PDF:n luomisen jälkeen, Huma ilmoittaa, että PDF voi olla vanhentunut. Suosittelemme tallentamaan smart-asiakirjan ennen uuden PDF:n luomista, jotta tiedot pysyvät yhdenmukaisina.
🔗 Lue lisää sähköisestä allekirjoituksesta.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö minun käyttää smart-kenttiä, jotta voin käyttää smart-asiakirjoja?
Ei. Smart-asiakirjat toimivat kuin tavallinen tekstinkäsittelyohjelma. Voit kirjoittaa, muotoilla ja jakaa asiakirjoja käyttämättä yhtään smart-kenttää.
Voinko tuoda sisältöä Word-asiakirjasta?
Kyllä. Kopioi sisältö Word-tiedostosta ja liitä se smart-editoriin. Parhaan tuloksen saat liittämällä sisällön pelkkänä tekstinä näppäinyhdistelmällä Cmd/Ctrl + Shift + V. Näin vältät muotoiluristiriidat.
Voinko viedä smart-asiakirjan mallina?
Kyllä. Avaa smart-asiakirja, napsauta oikean yläkulman kolmea pistettä ja valitse "Vie mallina". Tämä luo uuden mallin nykyisen asiakirjan pohjalta.
Mitä tapahtuu, jos päivitän smart-asiakirjaa PDF:n luomisen jälkeen?
PDF merkitään vanhentuneeksi. Luo uusi PDF, niin saat ajantasaisen version.
Voinko lähettää smart-asiakirjan sähköisesti allekirjoitettavaksi?
Kyllä, jos sinulla on "Sähköinen allekirjoitus" -järjestelmärooli. Voit lähettää smart-asiakirjoja allekirjoitettaviksi suoraan editorista.