Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Kaksi tapaamistyyppiä
- Keskeiset käsitteet
- Tapaamisen tilat
- Muistiinpanot ja yksityiset muistiinpanot
- Seurantatehtävät
- Tapaamisen lataaminen PDF-muodossa
- Ilmoitukset
- Tapaamismallit
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Kahdenkeskisen tapaamisen järjestäminen | Kaikki työntekijät – roolia ei tarvita |
| Tapaamiskierrosten luominen ja hallinta | Järjestelmärooli: Tapaamiset → Tapaamisten hallinta |
| Tapaamismallien luominen, muokkaaminen ja poistaminen | Järjestelmärooli: Tapaamiset → Tapaamisten hallinta |
💡 Pääsy tapaamiseen ei määräydy Human käyttäjä- tai järjestelmäroolisi perusteella. Se määräytyy sen mukaan, oletko kyseisen tapaamisen tapaamisen järjestäjä vai osallistuja. Edes järjestelmänvalvojalla ei ole pääsyä tapaamiseen, ellei hän ole tapaamisen järjestäjä tai osallistuja.
Kaksi tapaamistyyppiä
Humassa on kaksi tapaamistyyppiä:
Kahdenkeskinen tapaaminen Yksittäinen tapaaminen, jossa on yksi tai useampi osallistuja. Sopii hyvin henkilökohtaisiin suoritusarviointeihin, kuulumisten vaihtoon tai mihin tahansa tapaamiseen tietyn henkilön tai pienen ryhmän kanssa. Kuka tahansa Humassa voi järjestää kahdenkeskisen tapaamisen, eikä järjestelmäroolia tarvita.
🔗 Lue lisää kahdenkeskisen tapaamisen luomisesta.
Tapaamiskierros Tapa luoda ja jakaa sama tapaaminen usealle työntekijälle kerralla. Sopii hyvin toistuviin koko organisaation tapaamisiin, esimerkiksi vuosittaisiin kehityskeskusteluihin tai työntekijäkeskusteluihin. Edellyttää järjestelmäroolia, jossa on Tapaamisten hallinta -käyttöoikeus.
🔗 Lue lisää tapaamiskierroksen luomisesta.
Keskeiset käsitteet
Tapaamisen järjestäjä - Henkilö, joka luo ja hallinnoi tapaamista. Järjestäjällä on täysi määräysvalta tapaamiseen. Hän voi muokata tietoja, hallita keskustelunaiheita, lisätä yhteenvetoja ja tehtäviä, muuttaa tapaamisen tilaa ja poistaa tapaamisen.
Osallistuja - Henkilö tai henkilöt, jotka on kutsuttu tapaamiseen. Osallistujat voivat lisätä muistiinpanoja keskustelunaiheisiin ja hallita heille osoitettuja seurantatehtäviä. Tapaamisessa voi olla yksi tai useampi osallistuja, mutta vain yksi järjestäjä.
Koskee henkilöä - Valinnainen kenttä, jolla tapaaminen merkitään koskemaan tiettyä henkilöä, esimerkiksi työntekijän suoritusarviointia. Henkilö, joka on merkitty Koskee henkilöä -kenttään, ei saa automaattisesti pääsyä tapaamiseen, ellei häntä ole lisätty myös osallistujaksi. Tapaaminen näkyy kuitenkin hänen profiilissaan kohdassa Tapaamiset.
💡 Jos tapaaminen koskee tiettyä henkilöä, esimerkiksi kahdenkeskisessä tapaamisessa tai suoritusarvioinnissa, merkitse henkilö Koskee henkilöä -kenttään. Näin löydät tapaamisen myöhemmin helposti hänen profiilistaan.
Tapaamisen tilat
Tapaamisella on neljä tilaa. Tila määrittää, kuka voi nähdä ja tehdä mitäkin tapaamisessa.
| Tila | Kenellä on pääsy | Mitä tapahtuu |
|---|---|---|
| Luonnos | Vain järjestäjällä | Osallistujat eivät näe tapaamista. Järjestäjä valmistelee keskustelunaiheet, muistiinpanot ja tehtävät. |
| Valmistelu | Järjestäjällä ja osallistujilla | Osallistujat kutsutaan, ja he voivat lisätä muistiinpanoja keskustelunaiheisiin. Muistiinpanoja ei vielä jaeta. |
| Keskustelu | Järjestäjällä ja osallistujilla | Kaikki keskustelunaiheiden muistiinpanot jaetaan, ja ne näkyvät kaikille. Yhteenvedot eivät vielä näy osallistujille. |
| Valmis | Järjestäjällä ja osallistujilla | Kaikki muistiinpanot, yhteenvedot ja seurantatehtävät näkyvät kaikille. Järjestäjä voi palauttaa tapaamisen aiempaan tilaan tehdäkseen muutoksia. |
⚠️ Kun valmiin tapaamisen tilaa muutetaan, kaikki osallistujat saavat ilmoituksen.
💡 Tapaamisen järjestäjä voi aina palauttaa tapaamisen aiempaan tilaan tehdäkseen muutoksia.
Muistiinpanot ja yksityiset muistiinpanot
Tapaamisessa on kahdenlaisia muistiinpanoja:
Muistiinpanot Muistiinpanot liittyvät tiettyyn keskustelunaiheeseen. Ne jaetaan kaikille osallistujille, kun tapaaminen siirtyy Keskustelu-tilaan. Tapaamisen järjestäjä voi aloittaa muistiinpanojen lisäämisen Luonnos-tilassa. Osallistujat voivat aloittaa muistiinpanojen lisäämisen Valmistelu-tilassa.
Yksityiset muistiinpanot Yksityiset muistiinpanot ovat yleisiä muistiinpanoja, jotka liittyvät tapaamiseen eivätkä tiettyyn keskustelunaiheeseen. Niitä ei koskaan jaeta kenellekään tapaamisen tilasta riippumatta. Sekä järjestäjä että osallistujat voivat lisätä yksityisiä muistiinpanoja milloin tahansa.
Seurantatehtävät
Tapaamisen järjestäjä voi luoda seurantatehtäviä tapaamisen aikana ja osoittaa ne tietylle henkilölle, tiimille tai toimipisteelle. Tehtävät näkyvät osoitetulle henkilölle heti, vaikka tapaaminen olisi vielä Luonnos-tilassa.
💡 Jos tehtävä on osoitettu tiimille tai toimipisteelle, se merkitään valmiiksi, kun yksi tiimin tai toimipisteen henkilö on suorittanut sen.
💡 Seurantatehtävät näkyvät osallistujalle myös koontinäytön tehtävissä, joten hänen ei tarvitse avata tapaamista löytääkseen ne.
⚠️ Jos seurantatehtävä on osoitettu henkilölle, joka ei ole tapaamisen osallistuja, hän näkee vain itse tehtävän, ei tapaamisen sisältöä.
🔗 Lue lisää tehtävistä Humassa.
Tapaamisen lataaminen PDF-muodossa
Kaikki osallistujat ja järjestäjä voivat ladata valmiin tapaamisen PDF-muodossa. PDF sisältää muistiinpanot, yhteenvedot ja seurantatehtävät, mutta yksityiset muistiinpanot eivät ole mukana.
- Siirry Tapaamiset-moduuliin
- Valitse tapaaminen, jonka haluat ladata
- Napsauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa
- Napsauta "Lataa PDF-muodossa"
Ilmoitukset
| Tapahtuma | Kuka saa ilmoituksen |
|---|---|
| Tapaaminen luotu (tapaamiskierros) | Kunkin tapaamisen järjestäjä |
| Tapaamiskierrosta päivitetty | Kunkin tapaamisen järjestäjä |
| Tapaamiskierros poistettu | Kunkin tapaamisen järjestäjä |
| Tapaamisen tilaksi muutettu Valmistelu | Kaikki osallistujat |
| Tapaaminen merkitty valmiiksi | Kaikki osallistujat |
| Tapaamisen tila muutettu takaisin Valmis-tilasta | Kaikki osallistujat |
| Tapaaminen poistettu | Kaikki osallistujat |
| Seurantatehtävä osoitettu | Henkilö, tiimi tai toimipiste, jolle tehtävä on osoitettu |
💡 Tapaamisia ei siirretä automaattisesti, kun esihenkilö tai päällikkö vaihtuu. Tapaamiset on siirrettävä manuaalisesti tapaamisen tiedoissa. Lue lisää siitä, mitä tapahtuu, kun käyttäjä poistetaan käytöstä tai poistetaan Humasta.
🔗 Lue lisää työntekijän tiedoista sen jälkeen, kun hän on lähtenyt Humasta.
Tapaamismallit
Tapaamismallien avulla on helppo luoda jäsenneltyjä ja yhdenmukaisia tapaamisia. Sen sijaan, että rakentaisit esityslistan joka kerta alusta, voit käyttää mallia, jossa on valmiit keskustelunaiheet.
Humassa on kahdenlaisia malleja:
- Human luomat mallit – valmiit mallit yleisiin tapaamistilanteisiin, kuten kahdenkeskiseen tapaamiseen, lähtöhaastatteluun, perehdytyksen arviointiin ja muihin. Saatavilla useilla kielillä.
- Omat mallit – luo, tuo ja vie organisaatiosi tarpeisiin räätälöityjä malleja. Edellyttää järjestelmäroolia, jossa on Tapaamisten hallinta -käyttöoikeus.