Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er Avvik-modulen?
- Avvikskategorier
- Avvik og varsling
- Varsler
- Eksport
- Rapportere avvik fra Huma-appen
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Rapportere avvik | Alle ansatte. Ingen rolle kreves |
| Behandle avvikssaker | Systemrolle: Avvik → Saksbehandling |
| Eksportere avvik | Systemrolle: Organisasjon |
💡 Du kan gi rollen Saksbehandling på to måter: under Systeminnstillinger → Roller, eller direkte i Avvik-modulen under Innstillinger.
Hva er Avvikmodulen?
I Avvik-modulen kan ansatte rapportere hendelser, nestenulykker, farlige forhold og andre avvik fra forventet standard, direkte i Huma. Alle ansatte kan rapportere avvik når som helst, både på nettplattformen og i Huma-appen på mobilen.
Når et avvik er rapportert, blir det en sak som behandles av én eller flere utvalgte saksbehandlere. Saksbehandlerne kan oppdatere statusen, legge inn årsak, sette alvorlighetsgrad og dokumentere tiltakene som er satt i verk for at det ikke skal skje igjen.
Den som rapporterer, kan velge å være anonym gjennom hele prosessen. En anonym melder får fortsatt oppdateringer om saken sin, men navnet vises ikke for saksbehandlere eller andre brukere.
💡 Hvis dere vil ta i bruk Avvik-modulen, kan du kontakte oss på support@hu.ma.
🔗 Les mer om hvordan du rapporterer et avvik.
🔗 Les mer om hvordan du behandler en avvikssak.
Avvikskategorier
Når noen rapporterer et avvik, velger de en av disse faste kategoriene:
| Kategori | Beskrivelse |
|---|---|
| Personskade | Hendelser der en person blir fysisk skadet eller står i fare for å bli skadet på arbeidsplassen |
| Materiell skade | Skade på bedriftens eiendom, verktøy eller eiendeler |
| Brudd på interne regler | Når organisasjonens retningslinjer, regler eller prosedyrer ikke blir fulgt |
| Brudd på eksterne regler | Brudd på lover, forskrifter eller bransjestandarder fra eksterne myndigheter |
| Miljø | Hendelser som skader miljøet |
| Nestenulykke | En hendelse som kunne ført til skade, men som ble unngått ved flaks eller rask handling |
| Personvern | Brudd eller svikt i håndteringen av sensitive opplysninger eller personopplysninger |
| Kvalitetsavvik | Et produkt eller en tjeneste som ikke oppfyller kravene eller forventningene |
| Forslag til forbedring | Forslag til bedre prosesser, arbeidsflyt eller sikkerhet på arbeidsplassen |
| Annet | Avvik som ikke passer inn i noen av de andre kategoriene |
💡 Du kan ikke lage egne kategorier i Avvik-modulen. Kategoriene over er faste og kan ikke endres.
Avvik og varsling
I begge modulene kan ansatte melde fra om noe som er galt, men de har ulike formål:
| Avvik | Varsling | |
|---|---|---|
| Formål | Rapportere HMS-hendelser, nestenulykker, farlige forhold og kvalitetsproblemer | Melde fra om alvorlige kritikkverdige forhold, lovbrudd eller brudd på etiske retningslinjer |
| Hvem kan melde fra | Bare ansatte | Alle, også personer utenfor organisasjonen |
| Anonym rapportering | Ja | Ja |
🔗 Les mer om varsling i Huma.
Varsler
| Hendelse | Hvem får varselet |
|---|---|
| Avvik rapportert | Alle saksbehandlere, eller bare den tildelte saksbehandleren hvis noen er tildelt |
| Avvik rapportert uten at det er satt opp saksbehandlere | Det sendes et varsel som ber administratorer om å sette opp saksbehandlere |
| Saken er oppdatert | Den som rapporterte, og den tildelte saksbehandleren |
| Saksbehandler er tildelt | Den nye saksbehandleren |
| Fristen er passert uten at saken er løst | Den tildelte saksbehandleren |
Eksport
Du kan eksportere avviksdata til rapportering og analyse. Du kan filtrere på kategori, tidsperiode, gjeldende status og alvorlighetsgrad.
💡 For å eksportere trenger du en systemrolle med tilgang til Organisasjon.
💡 Eksporten viser verdiene slik de er nå. Hvis et avvik først hadde alvorlighetsgraden Kritisk og senere ble endret til Medium, vises det som Medium i eksporten.
Rapportere avvik fra Huma-appen
Du kan også rapportere avvik direkte fra Huma-appen på mobilen. Da er det enkelt for ansatte å registrere hendelser der de er, for eksempel på en byggeplass, på et lager eller hos en kunde.
Åpne Huma-appen og gå til «Avvik» i menyen. Rapporteringen fungerer på samme måte som på nettplattformen.
🔗 Les mer om Huma-appen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg rapportere et avvik anonymt?
Ja. Når du sender inn et avvik, kan du velge å være anonym. Navnet ditt vises ikke for saksbehandlere eller andre brukere. Du får fortsatt varsler om statusen på saken din.
Kan avvikssaker tildeles bestemte saksbehandlere automatisk ut fra kategori?
Nei. Saksbehandlere må tildeles hver sak manuelt. Hvis ingen saksbehandler er tildelt, får alle brukere med rollen Saksbehandling varsler om saken.
Kan jeg lage egne avvikskategorier?
Nei. Kategoriene er bestemt av Huma og kan ikke endres eller utvides.
Hva er forskjellen på Avvik og Varsling?
Avvik er laget for HMS-rapportering, som hendelser, nestenulykker og sikkerhetsproblemer. Varsling er for å melde fra om alvorlige kritikkverdige forhold, lovbrudd eller brudd på etiske retningslinjer. I Varsling kan også personer utenfor organisasjonen melde fra.