Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Hva er Varsling-modulen?
- Varsling og avvik
- Aktivere varsling
- Varsler
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Behandle varslingssaker | Systemrolle: Varsling → Saksbehandling |
| Aktivere varsling og administrere innstillinger | Systemrolle: Roller → Administrasjon av roller og rettigheter |
| Sende inn et varsel | Alle. Ingen konto eller rolle kreves |
💡 Når du aktiverer varsling i Huma, opprettes det automatisk en ny systemrolle som heter «Saksbehandler for varsler». Du kan gi rollen til de aktuelle personene med en gang under oppsettet.
Hva er Varsling-modulen?
Varsling-modulen gir organisasjonen en sikker og konfidensiell kanal for å melde fra om alvorlige kritikkverdige forhold, lovbrudd eller uetisk oppførsel. Den skal hjelpe dere med å følge lokale lover og EUs direktiv om beskyttelse av varslere.
Alle arbeidsgivere med mer enn 50 ansatte (5 i Norge) er pålagt ved lov å ha en intern varslingskanal som er lett tilgjengelig. Som arbeidsgiver har du også en aktsomhetsplikt. Det betyr at du må undersøke saken grundig innen rimelig tid.
I motsetning til de fleste andre modulene i Huma er varslerportalen tilgjengelig for alle, ikke bare for ansatte med en Huma-konto. Det betyr at også eksterne, for eksempel innleide, leverandører eller tidligere ansatte, kan sende inn varsler.
💡 Varslene behandles bare av utvalgte saksbehandlere i organisasjonen. Ingen andre i Huma kan se sakene.
🔗🇳🇴 Mer om kravene til varsling for norske virksomheter.
🔗🇸🇪 Mer om kravene til varsling for svenske virksomheter.
Varsling og avvik
I begge modulene kan man melde fra om noe som er galt, men de har ulike formål:
| Varsling | Avvik | |
|---|---|---|
| Formål | Melde fra om alvorlige kritikkverdige forhold, lovbrudd eller uetisk oppførsel | Rapportere HMS-hendelser, nestenulykker, farlige forhold og kvalitetsproblemer |
| Hvem kan melde fra | Alle, også personer utenfor organisasjonen | Bare ansatte |
| Anonym rapportering | Ja | Ja |
| Tilgangskode | Ja, kreves for å følge opp saken | Nei |
🔗 Les mer om avviksrapportering i Huma.
Aktivere varsling
Varsling må aktiveres før den kan tas i bruk. For å gjøre dette trenger du en systemrolle med tilgang til Administrasjon av roller og rettigheter.
- Gå til Systeminnstillinger
- Gå til «Varsling»
- Klikk «Konfigurer varsling…»
- Legg til personene som skal behandle innkomne saker. De får automatisk rollen «Saksbehandler for varsler»
- Klikk «Aktiver»
- Del lenken til varslerportalen med ansatte og andre som skal kunne sende inn varsler
💡 Merk
-
Gjør lenken til portalen lett å finne, for eksempel på nettsiden eller intranettet deres. Portalen er ekstern, og du trenger ikke en Huma-konto for å bruke den.
-
⚠️ Hvis du ikke legger til saksbehandlere under oppsettet, kan ingen behandle innkomne varsler før en rolleadministrator har gitt minst én person rollen som saksbehandler.
🔗 Les mer om hvordan du behandler varsler.
🔗 Les mer om hvordan du sender inn et varsel.
Varsler
| Hendelse | Hvem får varselet |
|---|---|
| Nytt varsel sendt inn | Alle saksbehandlere |
| Nytt varsel sendt inn uten at det er satt opp saksbehandlere | Administratorer i organisasjonen får beskjed om å sette opp saksbehandlere |
| Saken er oppdatert av varsleren | Saksbehandlerne |
| Saken er oppdatert av saksbehandleren | Varsleren, på e-post, hvis varsleren oppga en e-postadresse for varsler da varselet ble sendt inn |
| Påminnelse om å bekrefte mottak 7 dager etter innsending | Saksbehandlerne, hvis saken ikke er bekreftet ennå |
| Påminnelse om å lukke saken 3 måneder etter innsending | Saksbehandlerne, hvis saken fortsatt er åpen |
Ofte stilte spørsmål
Hvem kan sende inn et varsel?
Alle: ansatte, innleide, oppdragstakere, leverandører og andre eksterne. Du trenger ikke en Huma-konto. Varsler sendes inn via en ekstern portal som alle har tilgang til.
Hva er forskjellen på Varsling og Avvik?
Varsling er for å melde fra om alvorlige kritikkverdige forhold eller lovbrudd. Avvik er for å rapportere HMS-relaterte forhold, som ulykker, nestenulykker eller farlige forhold.
🔗 Les mer om avviksrapportering i Huma.
Kan et varsel sendes inn anonymt?
Ja. Varsleren kan velge å være anonym. Identiteten holdes konfidensiell så langt loven tillater. Huma sporer ikke IP-adresser, geografisk posisjon, nettleserfingeravtrykk eller annen informasjon som kan identifisere varsleren.
Kan en sak åpnes igjen etter at den er lukket?
Ja. Både varsleren og saksbehandleren kan åpne saken igjen innen 1 måned etter at den ble lukket. Etter det kan saken ikke åpnes igjen.
Kan man legge ved filer i et varsel?
Ikke ennå. Varsling-modulen støtter foreløpig ikke vedlegg.