Sisällysluettelo
- Roolit ja käyttöoikeudet
- Mikä on poissaolosääntö?
- Luo sääntö
- Säännön asetukset
- Ajanjakso – kalenterivuosi vai jatkuva
- Uudelleenosoitus ja voimaantulopäivä
- Tarkastele olemassa olevia sääntöjä
- Muokkaa sääntöä
- Arkistoi sääntö
- Usein kysytyt kysymykset
Roolit ja käyttöoikeudet
| Käyttöoikeus | Rooli |
|---|---|
| Poissaolosääntöjen luominen, muokkaaminen ja arkistointi | Järjestelmärooli: Poissaolot → Poissaolojen hallinta |
Mikä on poissaolosääntö?
Poissaolosääntö määrittää poissaolotyypin tarkat ehdot, kuten kuinka monta päivää työntekijöillä on oikeus pitää, voiko käyttämättömiä päiviä siirtää seuraavalle jaksolle ja noudattaako sääntö kalenterivuotta vai jatkuvaa ajanjaksoa.
Jokaisella poissaolotyypillä voi olla useita sääntöjä. Tästä on hyötyä, jos työntekijöilläsi on erilaiset oikeudet, esimerkiksi jos he työskentelevät eri maissa tai heillä on yksilölliset työsopimukset.
💡 Sääntö määrittää, kuinka monta poissaolopäivää työntekijällä on oikeus pitää. Se, miten päivät todellisuudessa lasketaan, esimerkiksi lasketaanko viikonloput ja yleiset vapaapäivät mukaan, määräytyy työntekijän työaika-asetusten eikä säännön perusteella. Molemmat täytyy määrittää oikein, jotta poissaolot toimivat odotetusti.
💡 Työntekijä voi olla osoitettuna vain yhteen sääntöön poissaolotyyppiä kohden kerrallaan.
🔗 Lue lisää siitä, miten poissaolot toimivat Humassa.
🔗 Lue lisää työaika-asetuksista.
Luo sääntö
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Siirry kohtaan "Asetukset"
- Vieritä alas oikean poissaolotyypin kohdalle ja napsauta sitä
- Napsauta "Lisää sääntö"
- Täytä säännön asetukset (katso alta)
- Napsauta "Tallenna"
💡 Kun luot poissaolotyypin ensimmäisen säännön käyttöönoton yhteydessä, kaikki nykyiset työntekijät osoitetaan siihen automaattisesti. Voit luoda lisää sääntöjä ja osoittaa työntekijät uudelleen myöhemmin.
Säännön asetukset
| Asetus | Kuvaus |
|---|---|
| Säännön nimi | Kuvaava nimi säännölle – esim. "Vuosiloman vakiosääntö" tai "Vuosiloma – Norja" |
| Oletusarvo uusille työntekijöille | Jos asetus on käytössä, uudet työntekijät osoitetaan tähän sääntöön automaattisesti, kun heidät lisätään Humaan |
| Ajanjakso | Noudattaako sääntö kalenterivuotta (kiinteä) vai jatkuvaa ajanjaksoa. Katso tarkempi selitys alla olevasta kohdasta. |
| Rajoita päivien määrää | Jos asetus on käytössä, määritä käytettävissä olevien päivien määrä jaksoa kohden. Jos asetus ei ole käytössä, työntekijät voivat kirjata tämän tyypin poissaoloja rajattomasti. |
| Salli päivien siirtäminen | Jos asetus on käytössä, käyttämättömät päivät voi siirtää jaksolta seuraavalle. Huomaa: jatkuvien ajanjaksojen päiviä ei voi siirtää. |
| Vientikoodi | Koodi, joka sisällytetään poissaolojen vienteihin. Sen pitäisi vastata ulkoisen poissaolo- tai palkanlaskentajärjestelmäsi koodeja. |
| Rajoitukset | Käytettävissä vain Sairauspoissaolo omalla ilmoituksella -tyypille. Rajoittaa, kuinka monta kirjausta työntekijät voivat tehdä ja kuinka pitkiä ne voivat olla säännön ajanjakson aikana. Ei voi yhdistää asetukseen "Rajoita päivien määrää". 🔗 Lue lisää sairauspoissaolon omalla ilmoituksella rajoituksista. |
⚠️ Kun sääntö on tallennettu, ajanjaksoa ja käytettävissä olevien päivien määrää ei voi muokata. Jos haluat muuttaa näitä asetuksia, luo uusi sääntö ja osoita työntekijät siihen. Sairauspoissaolon omalla ilmoituksella säännön rajoituksia voi muuttaa milloin tahansa.
Ajanjakso – kalenterivuosi vai jatkuva
Ajanjakso-asetus määrittää, miten poissaolopäivät lasketaan ja milloin jakso alkaa alusta.
-
Kalenterivuosi (kiinteä) Sääntö noudattaa kiinteää vuosijaksoa. Valitset alkamispäivän – esimerkiksi 1. tammikuuta tai 1. huhtikuuta. Jakso kestää aina tasan vuoden kyseisestä päivästä.
Esimerkki: 1. tammikuuta alkava vuosilomasääntö antaa työntekijöille joka vuosi 25 päivää 1. tammikuuta–31. joulukuuta. Saldo nollautuu 1. tammikuuta.
-
Jatkuva ajanjakso Sääntö perustuu jatkuvaan ikkunaan, joka ulottuu tietyn määrän kuukausia taaksepäin tästä päivästä. Kiinteää nollautumispäivää ei ole – jakso päättyy aina tähän päivään ja alkaa määritetyn kuukausimäärän verran aiemmin.
Esimerkki: Sairauspoissaolosääntö, jossa on 12 kuukauden jatkuva ajanjakso, laskee aina viimeiset 12 kuukautta tästä päivästä.
💡 Jatkuvia ajanjaksoja käytetään yleisesti sairauspoissaoloissa ja sairauspoissaoloissa omalla ilmoituksella. Niissä ei ole kiinteää vuosittaista oikeutta, vaan päivien enimmäismäärä tietyn ajanjakson aikana.
⚠️ Jatkuvan ajanjakson säännöissä päiviä ei voi siirtää jaksojen välillä.
Uudelleenosoitus ja voimaantulopäivä
Kun osoitat työntekijän säännöstä toiseen, voit määrittää muutokselle voimaantulopäivän.
- Poissaolot, jotka on kirjattu voimaantulopäivästä alkaen, lasketaan uuden säännön mukaan
- Poissaolot, jotka on kirjattu ennen voimaantulopäivää, jäävät vanhaan sääntöön, eikä muutos vaikuta niihin
💡 Jos jätät voimaantulopäivän tyhjäksi, uudelleenosoitus korvaa kaikki työntekijän aiemmat ja tulevat sääntöosoitukset.
⚠️ Jos uuden säännön ajanjakso on eri kuin vanhan, kaikki siirretyt päivät poistetaan. Sama koskee tilannetta, jossa uusi sääntö ei salli päivien siirtämistä.
🔗 Lue lisää työntekijöiden osoittamisesta poissaolosääntöihin.
Tarkastele olemassa olevia sääntöjä
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Siirry kohtaan "Asetukset"
- Vieritä alas oikean poissaolotyypin kohdalle ja napsauta sitä
- Näet luettelon kaikista kyseisen poissaolotyypin säännöistä
Muokkaa sääntöä
Useimpia säännön asetuksia voi muokata luomisen jälkeen. Ajanjakso ja käytettävissä olevien päivien määrä kuitenkin lukitaan, kun sääntö on tallennettu. Sairauspoissaolon omalla ilmoituksella säännön rajoituksia ei lukita.
Näin muokkaat muita asetuksia:
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Siirry kohtaan "Asetukset"
- Vieritä alas oikean poissaolotyypin kohdalle ja napsauta sitä
- Napsauta säännön vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitse "Muokkaa"
- Tee muutokset ja napsauta "Tallenna"
Näin muutat ajanjaksoa tai käytettävissä olevien päivien määrää:
- Luo uusi sääntö oikeilla asetuksilla
- Osoita kaikki työntekijät vanhasta säännöstä uuteen
- Arkistoi vanha sääntö
Arkistoi sääntö
Kun arkistoit säännön, se poistuu aktiivisesta käytöstä. Arkistoituja sääntöjä ei poisteta, ja poissaolojen historiatiedot säilyvät.
Ennen arkistointia kaikki työntekijät täytyy osoittaa toiseen sääntöön. Tämä koskee myös työntekijöitä, joita ei ole tällä hetkellä osoitettu sääntöön, mutta joille on määritetty tuleva sääntöosoitus.
- Siirry Poissaolot-moduuliin
- Siirry kohtaan "Asetukset"
- Vieritä alas oikean poissaolotyypin kohdalle ja napsauta sitä
- Napsauta säännön vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitse "Arkistoi"
- Osoita kaikki työntekijät toiseen sääntöön
- Vahvista arkistointi
⚠️ Jokaisella poissaolotyypillä täytyy aina olla vähintään yksi aktiivinen sääntö. Viimeistä jäljellä olevaa sääntöä ei voi arkistoida.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko samalla poissaolotyypillä olla useita sääntöjä?
Kyllä. Voit luoda jokaiselle poissaolotyypille niin monta sääntöä kuin tarvitset. Tästä on hyötyä, jos työntekijöillä on erilaiset oikeudet, esimerkiksi maan, palvelusvuosien tai yksilöllisten työsopimusten perusteella.
Mitä poissaolojen historiatiedoille tapahtuu, kun arkistoin säännön?
Poissaolojen historiatiedot säilyvät aina. Säännön arkistointi poistaa sen aktiivisesta käytöstä, mutta kaikki sen alle aiemmin kirjatut poissaolot näkyvät edelleen oikein raporteissa ja vienneissä.
Mitä tapahtuu, jos työntekijää ei ole osoitettu mihinkään sääntöön?
Jos työntekijällä ei ole poissaolotyypille osoitettua sääntöä, hän ei voi kirjata sen tyypin poissaoloja. Kun hän yrittää, päivämäärät, joita mikään sääntö ei kata, näkyvät harmaina. Varmista, että kaikki työntekijät on osoitettu oikeisiin sääntöihin, erityisesti kun perehdytät uusia työntekijöitä tai luot uusia sääntöjä.
Voinko määrittää eri työntekijöille eri määrän lomapäiviä?
Kyllä. Luo erilliset säännöt eri päivärajoilla ja osoita työntekijät oikeaan sääntöön. Sinulla voi olla esimerkiksi "Vuosiloman vakiosääntö", jossa on 25 päivää, ja "Vuosiloman seniorisääntö", jossa on 30 päivää.
Mitä siirretyille päiville tapahtuu, jos osoitan työntekijän uuteen sääntöön?
Jos uuden säännön ajanjakso on eri kuin vanhan tai uusi sääntö ei salli päivien siirtämistä, kaikki siirretyt päivät poistetaan, kun työntekijä osoitetaan uudelleen.
Miksi uudella mukautetulla poissaolotyypillä on jo sääntö?
Kun luot mukautetun poissaolotyypin, Huma kopioi automaattisesti sen perustyypin oletussäännön, jos sellainen on – myös kiintiön, ajanjakson ja siirtoasetukset. Jos perustyypillä ei ole oletussääntöä, uudella tyypillä ei ole aluksi sääntöä. Kummassakaan tapauksessa työntekijöitä ei osoiteta automaattisesti, eikä vientikoodia kopioida. Sinun täytyy siis edelleen määrittää vientikoodi ja osoittaa työntekijät, ennen kuin tämän tyypin poissaoloja voi kirjata ja viedä oikein.
🔗 Lue lisää mukautettujen poissaolotyyppien luomisesta.
Voinko rajoittaa, kuinka monta kertaa työntekijät voivat käyttää sairauspoissaoloa omalla ilmoituksella?
Kyllä. Sairauspoissaolon omalla ilmoituksella säännöissä voidaan käyttää rajoituksia asetuksen "Rajoita päivien määrää" sijaan. Rajoituksilla voit määrittää kirjausten ja päivien enimmäismäärän ajanjakson aikana – esimerkiksi norjalaisen 3 × 4 -säännön – ja Huma estää kirjaukset, jotka ylittävät rajat.
🔗 Lue lisää sairauspoissaolon omalla ilmoituksella rajoituksista.