Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Starta en process
- Referensdatumet
- Se och följ förloppet
- Redigera en aktiv process
- Arkivera en process
- Radera en process
- Vanliga frågor
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Starta, arkivera och radera processer för medlemmar i en grupp | Användarroll: Diverse → Processer |
| Starta, arkivera och radera processer för hela organisationen | Användarroll: Diverse → Processer, med åtkomst över hela organisationen |
Starta en process
- Gå till modulen Processer
- Klicka på «Ny process»
- Välj vem processen gäller: en viss person, ett team, en plats eller hela organisationen
- Ange eventuellt en person under «Gäller» om processen handlar om en viss anställd
- Välj en mall eller fortsätt utan
- Ange referensdatum
- Klicka på «Fortsätt»
- Gå igenom och justera uppgifterna – du kan lägga till, redigera eller ta bort uppgifter innan du startar
- Klicka på «Starta process»
- När du startar en process får alla användare som har tilldelats uppgifter en notifikation.
💡 Fältet «Gäller» markerar att processen handlar om en viss anställd. Processen visas på personens profil, men hen får inte åtkomst till den om hen inte också har tilldelats en uppgift.
Referensdatumet
Referensdatumet är det datum som används för att räkna ut när varje uppgift i processen ska vara klar. Alla förfallodatum anges i förhållande till detta datum, till exempel 14 dagar före, samma dag eller 30 dagar efter.
När du väljer ett referensdatum räknar Huma automatiskt ut förfallodatumet för varje uppgift utifrån inställningarna i mallen.
💡 För ett HR-årshjul är referensdatumet oftast 1 januari eller början av räkenskapsåret. För uppföljning av en sjukskrivning är det oftast den första sjukdagen.
Se och följ förloppet
- Gå till modulen Processer
- Kontrollera att du är på fliken «Pågående»
- Du ser en lista över alla aktiva processer med namn, grupp, förlopp i procent, referensdatum och datum då processen skapades
- Klicka på en process för att se en detaljerad översikt över alla uppgifter, deras status och förfallodatum
💡 Användare som har tilldelats uppgifter kan slutföra och redigera sina egna uppgifter utan några särskilda behörigheter. De får en notifikation när de tilldelas en uppgift och en påminnelse före förfallodatumet.
💡 När alla uppgifter i en process är slutförda föreslår Huma automatiskt att du arkiverar processen.
Redigera en aktiv process
Du kan när som helst redigera en aktiv process – lägga till, redigera eller ta bort uppgifter – även efter att den har startat.
- Gå till modulen Processer
- Klicka på processen du vill redigera
- Lägg till, redigera eller ta bort uppgifter vid behov
💡 Om du behöver uppdatera själva mallen går du till fliken Mallar. Observera att ändringar i en mall inte påverkar processer som redan har startats – bara framtida processer använder den uppdaterade mallen.
Arkivera en process
När en process är slutförd rekommenderar vi att du arkiverar den så att processöversikten hålls överskådlig. Vid arkivering bevaras alla data och uppgifter – processen flyttas bara bort från listan med aktiva processer.
- Gå till modulen Processer
- Klicka på de tre prickarna vid processen
- Klicka på «Arkivera»
💡 Huma föreslår automatiskt att du arkiverar en process när alla uppgifter är slutförda.
🔗 Läs mer om hur du håller ordning på dina processlistor.
Radera en process
Du kan radera både aktiva och arkiverade processer.
- Gå till modulen Processer
- Leta upp processen du vill radera, antingen i listan med aktiva processer eller i arkivet
- Klicka på de tre prickarna vid processen
- Klicka på «Radera» och bekräfta
⚠️ När du raderar en process tas den och alla dess uppgifter bort permanent. Det går inte att ångra. Vi rekommenderar att du arkiverar i stället för att radera när det är möjligt.
Vanliga frågor
Kan en process pausas?
Nej. Processer kan inte pausas. Du kan däremot redigera förfallodatumen för enskilda uppgifter för att justera tidslinjen.
Kan jag starta en process utan mall?
Ja. Du kan starta en process från grunden utan mall och lägga till uppgifter manuellt.
Kan uppgifter tilldelas ett team eller en plats i stället för en viss person?
Ja. Uppgifter kan tilldelas en viss person, ett team eller en plats. När en uppgift tilldelas en grupp ser alla medlemmar uppgiften, men bara en person behöver slutföra den. Du kan också skapa uppgifter utan att tilldela dem till någon.
Vem kan se en process?
Användare med en användarroll kan bara se processer för anställda i de grupper som de har fått åtkomst över. Användare med åtkomst över hela organisationen kan se alla processer.
Kan jag byta mall efter att en process har startat?
Nej. Mallen kan inte bytas när processen har startat. Du kan däremot lägga till, redigera eller ta bort enskilda uppgifter direkt i den aktiva processen.