Näin poissaolot toimivat Humassa

Sisällysluettelo

• Mikä on Poissaolot-moduuli?
• Miten osat liittyvät toisiinsa
• Seitsemän poissaolotyyppiä
• Poissaolotyypit, säännöt ja työaika-asetukset – miten ne liittyvät toisiinsa
• Hyväksyntä – miten se toimii
• Kuka saa ilmoitukset?

Mikä on Poissaolot-moduuli?

Human Poissaolot-moduuli antaa sinulle kattavan yleiskuvan kaikista organisaatiosi poissaoloista, vuosilomasta ja sairauspoissaoloista vanhempainvapaisiin ja palkattomiin vapaisiin. Työntekijät voivat kirjata omat poissaolonsa, ylläpitäjät voivat hallita ja hyväksyä niitä, ja kaikki tallentuu ja on vietävissä.

Moduuli täytyy määrittää, ennen kuin työntekijät voivat alkaa kirjata poissaoloja. Tämä tarkoittaa poissaolotyyppien, sääntöjen ja työaika-asetusten määrittämistä. Kun ne ovat kunnossa, moduuli toimii pitkälti itsestään.

🔗 Lue lisää poissaolojen määrittämisestä Humassa.

Miten osat liittyvät toisiinsa

Kun ymmärrät, miten poissaolotyypit, säännöt ja työaika-asetukset liittyvät toisiinsa, saat moduulin toimimaan oikein heti alusta alkaen.

• Poissaolotyypit – Humassa käytettävissä olevat poissaololuokat, kuten vuosiloma tai sairauspoissaolo. Humassa on seitsemän valmista poissaolotyyppiä, ja ylläpitäjät voivat myös luoda niiden pohjalta mukautettuja poissaolotyyppejä. Voit ottaa jokaisen tyypin käyttöön tai poistaa sen käytöstä ja määrittää asetuksia, kuten hyväksyntävaatimukset ja yksityisyyden.
• Säännöt – poissaolotyyppiin sovellettavat säännöt. Esimerkiksi kuinka monta lomapäivää työntekijöillä on oikeus pitää, voiko päiviä siirtää seuraavalle vuodelle ja noudattaako sääntö kalenterivuotta vai jatkuvaa ajanjaksoa. Sairauspoissaolossa omalla ilmoituksella säännössä voidaan myös käyttää rajoituksia. Niillä rajoitetaan, kuinka monta kirjausta työntekijät voivat tehdä ja kuinka pitkiä ne voivat olla, esimerkiksi norjalainen 3 × 4 -sääntö. Kullekin työntekijälle voidaan osoittaa vain yksi sääntö poissaolotyyppiä kohden.
• Työaika-asetukset – määrittävät, mitkä päivät ovat työpäiviä ja mitä yleisten vapaapäivien kalenteria sovelletaan. Työaika-asetukset ratkaisevat, miten poissaolopäivät lasketaan, esimerkiksi lasketaanko viikonloput ja yleiset vapaapäivät poissaolopäiviksi vai ei.

💡 Ajattele asiaa näin: poissaolotyyppi määrittää, millaisesta poissaolosta on kyse, sääntö määrittää säännöt ja työaika-asetukset määrittävät, miten päivät lasketaan.

Seitsemän perustyyppiä

Humassa on seitsemän valmista poissaolotyyppiä, joista jokainen perustuu yhteen seitsemästä perustyypistä. Et voi nimetä näitä valmiita tyyppejä uudelleen tai poistaa niitä, mutta voit ottaa jokaisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä ja määrittää sen asetukset. Ylläpitäjät voivat myös luoda mukautettuja poissaolotyyppejä minkä tahansa seitsemän perustyypin pohjalta.

🔗 Lue lisää mukautettujen poissaolojen luomisesta.

Poissaolotyypit, säännöt ja työaika-asetukset – miten ne liittyvät toisiinsa

Jokaisella poissaolotyypillä voi olla yksi tai useampi sääntö. Säännöt määrittävät poissaolotyypin tarkat ehdot, kuten kuinka monta päivää on käytettävissä, voiko käyttämättömiä päiviä siirtää ja noudattaako jakso kalenterivuotta vai jatkuvaa ajanjaksoa.

Työntekijöille osoitetaan yksi sääntö poissaolotyyppiä kohden. Jos organisaatiossasi on työntekijöitä eri maissa tai eri työsopimuksilla, voit luoda samalle poissaolotyypille useita sääntöjä ja osoittaa työntekijät niihin tarpeen mukaan.

Työaika-asetukset osoitetaan työntekijöille erikseen, ja ne määrittävät, miten heidän poissaolopäivänsä lasketaan. Jos työntekijä työskentelee maanantaista perjantaihin, viikonloppuja ei lasketa poissaolopäiviksi. Vuorotyötä tekevällä työntekijällä työpäivät voivat olla määritetty toisin.

💡 Jos työntekijää ei ole osoitettu sääntöön, hän ei voi kirjata kyseisen tyypin poissaoloa. Varmista aina, että uudet työntekijät on osoitettu oikeisiin sääntöihin.

🔗 Lue lisää poissaolotyypeistä.

🔗 Lue lisää poissaolosäännöistä.

🔗 Lue lisää työaika-asetuksista.

Hyväksyntä – miten se toimii

Se, vaatiiko poissaolokirjaus hyväksynnän, riippuu kahdesta asiasta: poissaolotyypin asetuksista ja siitä, kuka poissaolon kirjaa.

Milloin hyväksyntä vaaditaan? Hyväksyntä määritetään poissaolotyypeittäin. Jos poissaolotyypille on otettu käyttöön "Vaadi hyväksyntä", työntekijän kirjaama poissaolo saa tilan "Odottaa" – se odottaa hyväksyntää.

Kuka voi hyväksyä?

Seuraavat käyttäjät voivat hyväksyä poissaoloja:

• Käyttäjät, joilla on järjestelmärooli: Poissaolojen hallinta
• Käyttäjät, joilla on käyttäjärooli: Katselu ja muokkaus → Poissaolot

Milloin poissaolo hyväksytään automaattisesti?

Jos poissaolon kirjaavalla henkilöllä on järjestelmärooli, johon sisältyy poissaolojen hallinta, tai käyttäjärooli, jossa on poissaolojen käyttöoikeus, poissaolo hyväksytään automaattisesti. Näin käy esimerkiksi, kun ylläpitäjä kirjaa poissaolon työntekijän puolesta. Poissaolo hyväksytään automaattisesti, vaikka poissaolotyyppi vaatisi hyväksynnän.

💡 Tämä on yksi yleisimmistä hämmennyksen aiheista: kun käyttäjä, jolla on poissaolojen hallintaoikeus, kirjaa poissaolon työntekijän puolesta, se hyväksytään aina automaattisesti poissaolotyypin hyväksyntäasetuksesta riippumatta.

Entä Esihenkilö-rooli?

Esihenkilö-roolia ei käytetä poissaolojen hyväksymiseen. Se on merkityksellinen vain sairauspoissaolojen seurannassa – esihenkilö vastaa työntekijän seurannasta sairauspoissaolon aikana.

Jos haluat, että esihenkilö hyväksyy poissaolot ilman, että ne hyväksytään automaattisesti, varmista, että hänellä on käyttäjärooli, jossa on poissaolojen käyttöoikeus, eikä järjestelmäroolia, johon sisältyy poissaolojen hallinta, tai Esihenkilö-roolia.

⚠️ Jos esihenkilöllä on järjestelmärooli, johon sisältyy poissaolojen hallinta, kaikki hänen kirjaamansa poissaolot hyväksytään automaattisesti, vaikka poissaolotyyppi vaatisi hyväksynnän. Jos haluat, että esihenkilöt käyvät itse läpi hyväksyntäprosessin, anna heille järjestelmäroolin sijaan käyttäjärooli, jossa on poissaolojen käyttöoikeus.

🔗 Lue lisää rooleista, hyväksynnöistä ja ilmoituksista poissaoloissa.

Kuka saa ilmoitukset?

Huma lähettää poissaoloihin liittyviä automaattisia ilmoituksia seuraavissa tilanteissa:

💡 Työntekijät saavat aina ilmoituksen, kun heidän puolestaan kirjataan, muokataan, poistetaan, hyväksytään tai hylätään poissaolo.