Så fungerar frånvaro i Huma

Innehållsförteckning

• Vad är frånvaromodulen?
• Hur delarna hänger ihop
• De sju frånvarotyperna
• Frånvarotyper, policyer och arbetsscheman – så hänger de ihop
• Godkännande – så fungerar det
• Vem får notifikationer?

Vad är frånvaromodulen?

Frånvaromodulen i Huma ger dig en fullständig överblick över all frånvaro i organisationen – från semester och sjukskrivning till föräldraledighet och obetald ledighet. Anställda kan registrera sin egen frånvaro, administratörer kan hantera och godkänna den, och allt spåras och kan exporteras.

Innan de anställda kan börja registrera frånvaro måste modulen konfigureras. Det innebär att du ställer in frånvarotyper, frånvaropolicyer och arbetsscheman. När det är på plats sköter modulen sig i stort sett själv.

🔗 Läs mer om hur du konfigurerar frånvaro i Huma.

Hur delarna hänger ihop

Att förstå sambandet mellan frånvarotyper, frånvaropolicyer och arbetsscheman är nyckeln till att få modulen rätt från början.

• Frånvarotyper – kategorier av frånvaro i Huma, till exempel semester eller sjukskrivning. Huma har sju inbyggda frånvarotyper, och administratörer kan också skapa egna frånvarotyper baserade på dem. Du kan aktivera eller inaktivera var och en och ställa in till exempel krav på godkännande och sekretess.
• Policyer – reglerna som gäller för en frånvarotyp. Till exempel hur många semesterdagar de anställda har rätt till, om dagar kan överföras till nästa år och om policyn följer kalenderår eller en rullande period. För sjukanmälan kan en policy också ha begränsningar för hur många registreringar de anställda kan göra och hur långa de får vara, till exempel den norska 3 × 4-regeln. Varje anställd kan bara tilldelas en policy per frånvarotyp.
• Arbetsscheman – anger vilka dagar som är arbetsdagar och vilken helgdagskalender som gäller. Arbetsschemat avgör hur frånvarodagar räknas, till exempel om helger och helgdagar räknas som frånvarodagar eller inte.

💡 Tänk så här: frånvarotypen anger vilken sorts frånvaro det är, policyn anger reglerna och arbetsschemat anger hur dagarna räknas.

De sju frånvarotyperna

Huma har sju inbyggda frånvarotyper, som var och en bygger på en av sju bastyper. Du kan inte byta namn på eller ta bort de inbyggda typerna, men du kan aktivera eller inaktivera var och en och ändra deras inställningar. Administratörer kan också skapa egna frånvarotyper baserade på någon av de sju bastyperna.

🔗 Läs mer om att skapa egna frånvarotyper.

Frånvarotyper, policyer och arbetsscheman – så hänger de ihop

Varje frånvarotyp kan ha en eller flera policyer. Policyerna anger de specifika reglerna för frånvarotypen, till exempel hur många dagar som finns tillgängliga, om oanvända dagar kan överföras och om perioden följer kalenderåret eller är rullande.

De anställda tilldelas en policy per frånvarotyp. Om organisationen har anställda i olika länder eller med olika avtal kan du skapa flera policyer för samma frånvarotyp och tilldela de anställda rätt policy.

Arbetsscheman tilldelas de anställda separat och avgör hur deras frånvarodagar räknas. För en anställd med schema måndag–fredag räknas helger inte som frånvarodagar, medan en anställd med skiftschema kan ha andra arbetsdagar.

💡 Om en anställd inte är tilldelad någon policy kan hen inte registrera frånvaro av den typen. Se alltid till att nyanställda tilldelas rätt policyer.

🔗 Läs mer om frånvarotyper.

🔗 Läs mer om frånvaropolicyer.

🔗 Läs mer om arbetsscheman.

Godkännande – så fungerar det

Om en frånvaroregistrering kräver godkännande beror på två saker: inställningarna för frånvarotypen och vem som registrerar frånvaron.

När krävs godkännande? Godkännande ställs in per frånvarotyp. Om «Kräv godkännande» är aktiverat för en frånvarotyp får anställda som registrerar den frånvaron statusen «Inväntar» – frånvaron väntar på godkännande.

Vem kan godkänna?

Följande användare kan godkänna frånvaro:

• Användare med en systemroll: Administrering av frånvaro
• Användare med en användarroll: Se och ändra → Frånvaro

När godkänns frånvaro automatiskt?

Om den som registrerar frånvaron har en systemroll med administrering av frånvaro eller en användarroll med åtkomst till frånvaro – till exempel en administratör som registrerar frånvaro för en anställd – godkänns frånvaron automatiskt, även om frånvarotypen kräver godkännande.

💡 Det här är en av de vanligaste orsakerna till förvirring: en användare med åtkomst till administrering av frånvaro som registrerar frånvaro för en anställd får den alltid godkänd automatiskt, oavsett inställningen för godkännande på frånvarotypen.

Hur är det med rollen Närmaste ledare?

Rollen Närmaste ledare används inte för att godkänna frånvaro. Den är bara relevant för uppföljning av sjukskrivningar – där närmaste ledare ansvarar för att följa upp den anställda under sjukskrivningsperioden.

Om du vill att en chef ska godkänna frånvaro utan att den godkänns automatiskt ska du se till att chefen har en användarroll med åtkomst till frånvaro – inte en systemroll med administrering av frånvaro och inte rollen Närmaste ledare.

⚠️ Om en chef har en systemroll med administrering av frånvaro godkänns all frånvaro som chefen registrerar automatiskt, även om frånvarotypen kräver godkännande. Om du vill att cheferna själva ska gå igenom godkännandeflödet ger du dem en användarroll med åtkomst till frånvaro i stället för en systemroll.

🔗 Läs mer om roller, godkännanden och notifikationer i Frånvaro.

Vem får notifikationer?

Huma skickar automatiska notifikationer om frånvaro i följande situationer:

💡 Anställda får alltid en notifikation när frånvaro registreras, ändras, tas bort, godkänns eller avvisas för deras räkning.