Innehållsförteckning
- Roller och åtkomst
- Innan du börjar
- Steg 1: Skapa ett arbetsschema
- Steg 2: Ställ in frånvarotyper
- Steg 3: Skapa policyer
- Efter konfigurationen
Roller och åtkomst
| Åtkomst | Roll |
|---|---|
| Konfigurera och ställa in frånvaromodulen | Systemroll: Frånvaro → Administrering av frånvaro |
Innan du börjar
Att konfigurera frånvaromodulen är något du gör en gång, när du aktiverar modulen för första gången. Konfigurationen består av tre steg: arbetsschema, frånvarotyper och policyer.
💡 Innan du börjar rekommenderar vi att du läser hur frånvaro fungerar i Huma, så att du förstår hur alla delar hänger ihop.
🔗 Läs mer om hur frånvaro fungerar i Huma.
Så startar du konfigurationen:
- Gå till modulen Frånvaro
- Klicka på «Konfigurera frånvaro»
Steg 1: Skapa ett arbetsschema
Det första steget är att skapa ett standardarbetsschema. Ett arbetsschema anger vilka dagar som är arbetsdagar och vilken helgdagskalender som gäller för de anställda. Det avgör hur frånvarodagar räknas.
- Ange ett namn på arbetsschemat
- Välj arbetsdagar – de veckodagar som räknas som arbetsdagar
- Välj en helgdagskalender utifrån ditt land, eller välj att inte koppla något land om inga helgdagar ska räknas med
- Tilldela anställda till arbetsschemat nu eller senare
- Klicka på «Fortsätt»
⚠️ Arbetsdagarna kan inte ändras efter att arbetsschemat har skapats. Om du behöver ändra arbetsdagarna måste du skapa ett nytt arbetsschema.
💡 Helgdagarna är fördefinierade i helgdagskalendern och kan inte redigeras manuellt. Efter konfigurationen kan du lägga till företagets egna lediga dagar, till exempel julafton, med anpassade helgdagskalendrar.
Steg 2: Ställ in frånvarotyper
Det andra steget är att ställa in varje frånvarotyp. Du kan aktivera eller inaktivera varje typ och ange dess inställningar.
För varje frånvarotyp kan du ställa in följande:
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Aktivera / inaktivera | Styr om anställda kan registrera frånvaro av den här typen |
| Beskrivning | En kort beskrivning som visas för de anställda när de registrerar frånvaro. Håll den kort. |
| Kräv godkännande | Om inställningen är aktiverad måste frånvaro av den här typen godkännas av en användare med åtkomst till administrering av frånvaro |
| Visa som | Styr hur frånvaron visas för andra – Publik (synlig för alla), Privat (synlig bara för administratörer och den anställda) eller Dold (synlig bara för frånvaroadministratörer och den anställda) |
| Tillåt procentbaserad frånvaro | Gör det möjligt för anställda att registrera deltidsfrånvaro, t.ex. 50 % sjukskrivning. Du kan välja om delvisa dagar räknas som hela eller delvisa dagar i saldot |
| Tillåt delvisa dagar | Gör det möjligt för anställda att registrera delvis första och/eller sista dag i en frånvaroperiod |
| Kräv slutdatum | Om inställningen är aktiverad måste de anställda ange ett slutdatum när de registrerar frånvaro. Om den är inaktiverad kan frånvaro registreras utan slutdatum och pågår tills den avslutas manuellt |
| Kräv anteckningar | Om inställningen är aktiverad måste de anställda skriva en anteckning när de registrerar frånvaro av den här typen |
| Inkludera alternativ för jobbrelaterad orsak | Lägger till ett alternativ för att markera frånvaron som jobbrelaterad |
| Exportkod | En kod som tas med i den detaljerade exporten och används för att matcha koderna i ert externa frånvaro- eller lönesystem |
| Aktivera uppföljningsprocess | Aktiverar den strukturerade uppföljningsprocessen för sjukskrivningar enligt norsk eller svensk lagstiftning |
💡 Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna för frånvarotyperna efter den första konfigurationen.
💡 Egna frånvarotyper kan inte skapas under den här första konfigurationen – här ställer du bara in de sju inbyggda typerna. Egna frånvarotyper kan du skapa efteråt under Frånvaro → Inställningar.
Steg 3: Skapa policyer
Det tredje steget är att skapa policyer för varje frånvarotyp. En policy anger de specifika reglerna för typen, till exempel hur många dagar som finns tillgängliga och hur de räknas.
För varje policy kan du ställa in följande:
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Policynamn | Ett beskrivande namn på policyn |
| Standard för nya medarbetare | Om inställningen är aktiverad tilldelas nya anställda automatiskt den här policyn |
| Tidsperiod | Om policyn följer kalenderåret eller en rullande tidsperiod |
| Begränsa antal dagar | Antalet dagar som finns tillgängliga enligt policyn |
| Tillåt att dagar överförs | Om oanvända dagar kan överföras till nästa period. Obs! Det går inte att överföra dagar för rullande tidsperioder |
| Begränsningar | Finns bara för Sjukanmälan. Begränsar hur många registreringar de anställda kan göra och hur långa de får vara inom policyns tidsperiod. Kan inte kombineras med «Begränsa antal dagar» |
💡 Obs!
-
Alla nuvarande anställda tilldelas de policyer du skapar under konfigurationen. Du kan skapa fler policyer och tilldela om anställda när konfigurationen är klar.
-
För sjukanmälan kan du ställa in begränsningar direkt i konfigurationen – till exempel den norska 3 × 4-regeln. Stäng av «Begränsa antal dagar», slå på «Begränsningar» och välj en förinställning.
- ⚠️ När en policy har skapats kan tidsperioden och antalet tillgängliga dagar inte ändras. Om du vill ändra dem skapar du en ny policy och tilldelar de anställda den. Begränsningar på en policy för sjukanmälan kan ändras när som helst.
När du är nöjd med inställningarna klickar du på «Slutför». Frånvaromodulen är nu klar att använda.
Efter konfigurationen
När konfigurationen är klar kan du:
- Skapa fler policyer för anställda med andra rättigheter – till exempel anställda som har rätt till extra semesterdagar baserat på ålder eller anställningstid
- Tilldela de anställda rätt policyer
- Ändra inställningarna för frånvarotyperna när som helst under Frånvaro → Inställningar
- Lägga till företagets egna lediga dagar med anpassade helgdagskalendrar och tilldela dem till era arbetsscheman
🔗 Läs mer om anpassade helgdagskalendrar.
🔗 Läs mer om frånvaropolicyer.