Innholdsfortegnelse
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Sette opp og konfigurere fravær-modulen | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
Før du starter
Å sette opp fravær-modulen er en engangsprosess du gjennomfører når du aktiverer modulen for første gang. Den tar deg gjennom tre steg: arbeidsplan, fraværstyper og policyer.
💡 Før du starter, anbefaler vi at du leser hvordan fravær fungerer i Huma, slik at du forstår hvordan alle delene henger sammen.
🔗 Les mer om hvordan fravær fungerer i Huma.
Slik starter du oppsettet:
- Gå til Fravær-modulen
- Klikk på «Sett opp fravær»
Steg 1: Sett opp en arbeidsplan
Det første steget er å opprette en standard arbeidsplan. En arbeidsplan definerer hvilke dager som er arbeidsdager, og hvilken kalender for offentlige fridager som gjelder for de ansatte. Dette avgjør hvordan fraværsdager telles.
-
Skriv inn et navn på arbeidsplanen
-
Velg arbeidsdager, ukedagene som telles som arbeidsdager
-
Velg en kalender for offentlige fridager basert på landet ditt, eller velg å ikke knytte til et land hvis ingen offentlige fridager skal inkluderes
-
Tildel ansatte til arbeidsplanen nå, eller gjør det senere
-
Klikk «Fortsett»
⚠️ Arbeidsdager kan ikke endres etter at arbeidsplanen er opprettet. Hvis du trenger å endre arbeidsdagene, må du opprette en ny arbeidsplan senere.
💡 Offentlige fridager er forhåndsdefinert i fridagskalenderen og kan ikke redigeres manuelt.
🔗 Les mer om arbeidsplaner.
Steg 2: Konfigurer fraværstyper
Det andre steget er å konfigurere hver fraværstype. Du kan aktivere eller deaktivere hver type og definere innstillingene.
💡 Du kan alltid gå tilbake og redigere innstillingene for fraværstyper etter det innledende oppsettet.
For hver fraværstype kan du konfigurere følgende:
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Aktiver / Deaktiver | Styrer om ansatte kan registrere fravær av denne typen |
| Beskrivelse | En kort beskrivelse som vises til ansatte under registrering. Hold den kort. |
| Krev godkjenning | Hvis aktivert, vil fraværsregistreringer av denne typen kreve godkjenning fra en bruker med tilgang til fraværshåndtering |
| Vis som | Styrer hvordan fraværet vises for andre — Offentlig (synlig for alle), Privat (synlig kun for administratorer og den ansatte) eller Skjult (synlig kun for fraværsadministratorer og den ansatte) |
| Tillat gradert fravær | Lar ansatte registrere delvis fravær, f.eks. 50 % sykemelding. Du kan velge om delvise dager telles som hele eller delvise dager i saldoen |
| Tillat delvise dager | Lar ansatte registrere delvis første og/eller siste dag i en fraværsperiode |
| Krev sluttdato | Hvis aktivert, må ansatte oppgi en sluttdato når de registrerer fravær. Hvis deaktivert, kan fravær registreres uten sluttdato og løper til det stoppes manuelt |
| Krev notater | Hvis aktivert, må ansatte oppgi et notat når de registrerer fravær av denne typen |
| Inkluder alternativ for arbeidsrelatert årsak | Legger til et alternativ for å merke fraværet som arbeidsrelatert |
| Eksportkode | En kode som inkluderes i den detaljerte eksporten, brukt til å matche kodene i det eksterne fraværs- eller lønnssystemet ditt |
| Aktiver oppfølgingsprosess for sykefravær | Aktiverer den strukturerte oppfølgingsprosessen for sykefravær i henhold til norsk eller svensk lovgivning |
💡 Egendefinerte fraværstyper kan ikke opprettes under dette innledende oppsettet — kun de syv innebygde typene konfigureres her. Du kan opprette egendefinerte fraværstyper i etterkant under Fravær → Innstillinger.
🔗 Se Fraværstyper for mer informasjon.
Steg 3: Sett opp policyer
Det tredje steget er å sette opp policyer for hver fraværstype. En policy definerer de spesifikke reglene for typen, som hvor mange dager som er tilgjengelige og hvordan de telles.
For hver policy kan du konfigurere følgende:
| Innstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Policynavn | Et beskrivende navn på policyen |
| Standard for nye ansatte | Hvis aktivert, vil nye ansatte automatisk bli tildelt denne policyen |
| Tidsperiode | Om policyen følger et kalenderår eller en rullerende tidsperiode |
| Begrens antall dager | Antall dager som er tilgjengelige under denne policyen |
| Tillat overføring av dager | Om ubrukte dager kan overføres til neste periode. Merk: overføring av dager er ikke mulig for rullerende tidsperioder |
⚠️ Når en policy er opprettet, kan ikke tidsperioden og antall tilgjengelige dager endres. For å endre disse innstillingene må du opprette en ny policy og tildele ansatte til den på nytt.
💡 Alle nåværende ansatte vil bli tildelt policyene du oppretter under oppsettet. Du kan opprette flere policyer og tildele ansatte på nytt etter at oppsettet er fullført.
Når du er fornøyd med innstillingene, klikker du på «Fullfør oppsett», og fravær-modulen er nå klar til bruk.
Etter oppsettet
Når oppsettet er fullført, kan du blant annet:
-
Opprette flere policyer for ansatte med ulike rettigheter, for eksempel ansatte som har krav på ekstra feriedager basert på alder eller ansiennitet
-
Tildele ansatte til riktige policyer
-
Justere innstillinger for fraværstyper når som helst under Fravær → Innstillinger
🔗 Les mer om fraværspolicyer.
🔗 Les mer om hvordan du tildeler ansatte til policyer.
🔗 Les mer om ekstra ferie basert på alder.