Innholdsfortegnelse
- Roller og tilgang
- Registrere fravær
- Godkjenne eller avvise fravær
- Fraværskalenderen
- Overlappende fravær
- Hvordan dager telles
- Selskapsspesifikke fridager som ikke står i kalenderen for offentlige fridager
- Norsk egenmelding
- Integrasjoner
- Ofte stilte spørsmål
Roller og tilgang
| Tilgang | Rolle |
|---|---|
| Registrere eget fravær | Alle ansatte — innebygd i Huma, ingen rolle kreves |
| Eget fravær automatisk godkjent (selv om fraværstypen krever godkjenning) | Standardrolle: På egen profil → Fravær → Full tilgang |
| Eget fravær krever godkjenning | Standardrolle: På egen profil → Fravær → Ingen tilgang |
| Se og administrere fravær på kollegers profiler | Standardrolle: På andre personers profiler → Fravær |
| Legge til, oppdatere og slette fravær på vegne av andre, godkjenne og avvise forespørsler, overføre dager, justere saldo | Brukerrolle: Se og rediger → Fravær |
| Konfigurere fraværsinnstillinger og eksportere fraværsdata | Systemrolle: Fravær → Fraværshåndtering |
💡 Innstillingen «På egen profil → Fravær» i standardrollen styrer om ansattes egne fraværsregistreringer blir automatisk godkjent eller satt til Venter, ikke om de kan registrere fravær i det hele tatt.
Registrere fravær
Alle ansatte kan registrere sitt eget fravær. Administratorer og brukere med tilgang til fraværshåndtering kan registrere fravær på vegne av andre.
- Gå til Fravær-modulen
- Klikk «Registrer fravær»
- Velg en fraværstype
- Fyll inn tidsperioden, prosentandel (hvis gradert fravær er aktivert) og eventuelle notater
- Klikk «Registrer» hvis du har tilgang til fraværshåndtering, eller «Be om» hvis du registrerer som ansatt og fraværstypen krever godkjenning
💡 Etter at du har registrert fravær, kan du klikke på det for å legge det til i en ekstern kalender (Outlook, Google eller ICS-fil), eller redigere det hvis det oppstår endringer.
📱 Fortell de ansatte at de enkelt kan registrere fravær i appen!
🔗 Les mer om roller, godkjenninger og varsler i Fravær.
Godkjenne eller avvise fravær
Hvis en fraværstype krever godkjenning, vil ansatte se registreringen sin som «Venter» inntil den blir godkjent eller avvist av en bruker med tilgang til fraværshåndtering. Når handlingen er utført, vil den ansatte bli varslet.
Slik godkjenner eller avviser du en fraværsforespørsel som venter:
- Gå til Fravær-modulen
- Klikk «Fraværsforespørsler» øverst til høyre
- Se gjennom forespørslene som venter, og klikk «Godkjenn» eller «Avvis»
- Legg eventuelt til en kommentar før du bekrefter
💡 Merk
-
Ledere finner også fraværsforespørsler under «Hurtighandlinger» på dashbordet sitt.
-
Du kan alltid trekke tilbake en godkjenning eller avvisning, eller endre statusen på en fraværsregistrering senere.
-
🔗 Les mer om hvordan godkjenninger fungerer i Fravær.
Fraværskalenderen
Fraværskalenderen gir deg en visuell oversikt over hvem som er borte og når. Du kan filtrere på fraværstype, team og lokasjoner for å avgrense visningen.
- Naviger til Fravær-modulen
- Klikk «Kalender»
Hva du kan se i kalenderen avhenger av rollen din:
| Hvem | Hva de ser |
|---|---|
| Fraværsadministratorer | Alt fravær fullt ut — type, datoer og detaljer |
| Ansatte | Godkjent fravær vist som «Borte» for private fraværstyper — kun innenfor én måned fra dagens dato |
💡 Merk
-
Private fraværsregistreringer er synlige i hele sin varighet, selv om de kun delvis faller innenfor én-måneds-vinduet. Hvis fraværet begynner innenfor vinduet og fortsetter utover det, vises hele fraværet.
-
For å navigere i kalenderen bruker du pilene til å flytte fremover eller bakover i tid. Du kan også bruke filtre til å navigere mellom grupper og fridager basert på land.
-
⚠️ Merk at private fraværsregistreringer er begrenset til én måned frem og tilbake for vanlige ansatte.
Overlappende fravær
Kun brukere med tilgang til fraværshåndtering kan registrere overlappende fravær, og ansatte kan ikke registrere overlappende fravær selv.
Når du registrerer fravær som overlapper med en eksisterende registrering, blir du bedt om å velge ett av to alternativer:
| Alternativ | Hva som skjer |
|---|---|
| Erstatt overlappende fravær | De overlappende datoene erstattes med den nye registreringen. Eventuell saldo som ble trukket, gjenopprettes. |
| Legg til som overlappende fravær | Begge registreringene eksisterer samtidig. Merk: dette kan resultere i mer enn 100 % fravær. Fravær av samme type vil bli kansellert. |
Hvordan dager telles
Huma teller fraværsdager basert på den ansattes arbeidsplan, som definerer arbeidsdagene og kalenderen for offentlige fridager, samt innstillingene for fraværstypen og policyen.
💡 Huma bruker generelle tellingsregler og støtter for øyeblikket ikke landsspesifikke regler for fraværstelling. For eksempel blir de norske reglene for egenmelding, der dager rundt helger kan inkluderes, ikke automatisk anvendt. Fravær telles alltid kun basert på arbeidsdagene i arbeidsplanen.
Eksempel — norsk egenmelding:
- Ansatt er syk fredag og påfølgende mandag → Norske regler: 4 dager. Huma: 2 arbeidsdager.
- Ansatt er syk fredag, lørdag og søndag → Norske regler: 1 dag. Huma: 1 arbeidsdag.
💡 Hvis organisasjonen følger landsspesifikke regler for fraværstelling som avviker fra Humas generelle tellingsregler, for eksempel norske egenmeldingsregler, kan du håndtere forskjellen manuelt ved hjelp av funksjonen for saldojustering. Dette lar administratorer korrigere saldoen uten å endre den opprinnelige fraværsregistreringen.
🔗 Les mer om manuell saldojustering.
🔗 Les mer om arbeidsplaner.
Selskapsspesifikke fridager som ikke står i kalenderen for offentlige fridager
Offentlige fridager er forhåndsdefinert basert på landet du valgte da du satte opp arbeidsplanen, og kan ikke redigeres manuelt. Hvis organisasjonen har fridager som ikke er offisielle offentlige fridager, for eksempel julaften i Norge, vil ansatte som registrerer fravær på disse dagene få dem trukket fra saldoen.
Eksempel — Norge:
-
- desember (julaften) er ikke en offisiell offentlig fridag i Norge og vil telle som en feriedag hvis den registreres
-
- desember (første juledag) er en offisiell offentlig fridag og vil ikke telle som en feriedag
Det finnes to måter å håndtere dette på:
- Be ansatte om å registrere «Betalt permisjon» i stedet for ferie på disse dagene — dette holder feriesaldoen intakt
- Ha en selskapsomfattende policy der det ikke registreres fravær den dagen, og alle har fri uansett
💡 Merk
-
Hvis du er usikker på hvilke dager som er inkludert i fridagskalenderen, sjekk innstillingene for arbeidsplanen under Fravær → Innstillinger.
-
Offentlige fridager inkluderes automatisk i fridagskalenderen når du oppretter en arbeidsplan, basert på landet du velger.
-
🔗 Les mer om arbeidsplaner.
Norsk egenmelding (4x3-regelen)
I Norge er egenmeldt fravær normalt begrenset til 4 perioder på inntil 3 sammenhengende dager hver, innenfor en rullerende 12-månedersperiode. Huma håndhever ikke denne regelen automatisk, og det finnes ingen innebygd grense for antall perioder eller sammenhengende dager en ansatt kan registrere som egenmelding.
Dette betyr at administratorer selv må overvåke bruken av egenmelding manuelt og håndtere 4x3-regelen selv. Vi anbefaler å bruke fraværseksporten eller sykefraværsrapporten for å spore egenmeldingsperioder.
💡 Hvis en ansatt overskrider tillatte perioder, kan administratoren avvise fraværsforespørselen eller justere saldoen manuelt.
🔗 Les mer om manuell saldojustering.
🔗 Les mer om fraværseksport.
Integrasjoner
Når du legger til, redigerer eller sletter fravær i Huma etter at fraværssynkronisering er slått på, vil endringene automatisk bli oppdatert i integrasjonen.
Ulike integrasjoner synkroniserer ulike felter, så vi anbefaler å lese de relevante hjelpeartiklene for hver integrasjon.
🔗 Les mer her om hvordan integrasjoner som støtter fraværssynkronisering håndterer dette.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg registrere fravær time for time?
Nei. Fravær i Huma registreres per dato, ikke time for time. Du kan legge til et notat for å inkludere spesifikke detaljer som timer eller klokkeslett. Hvis du trenger å registrere delvis fravær, kan du bruke funksjonen for gradert fravær til å registrere en prosentandel, for eksempel 50 % sykemelding.
🔗 Les mer om gradert fravær i Fraværstyper.
Hvordan registrerer jeg egenmeldt sykefravær som flere separate perioder?
Egenmeldt sykefravær registreres som enkeltperioder i Huma. Hvis du trenger å registrere flere separate perioder, legger du bare til flere registreringer for hver periode.
Kan jeg angi bestemte klokkeslett for en fraværsregistrering?
Fravær registreres per dato i Huma. Du kan legge til et notat for å angi timer eller klokkeslett, men selve fraværet vil bli talt i dager basert på arbeidsplanen.
Hva skjer hvis jeg registrerer fravær for en periode der den ansatte ikke har noen policy?
Datoer som ikke dekkes av en policy, vil bli grået ut og blokkert ved registrering av fravær. Den ansatte eller administratoren vil se meldingen «Denne datoen er blokkert siden den ikke dekkes av noen policy.»
🔗 Les mer om fraværspolicyer.
Hvorfor kan jeg ikke registrere fravær for en dato tilbake i tid?
Hvis datoene er markert med rødt når du forsøker å registrere fravær, skyldes det trolig at datoen faller utenfor den aktive perioden til den ansattes fraværspolicy. Hvis policyen for eksempel bruker en rullerende 12-månedersperiode, er kun de siste 12 månedene fra i dag tilgjengelige. Datoer før den perioden kan ikke velges.
For å registrere fravær for en dato utenfor gjeldende policyperiode, må du kanskje sjekke policyoppsettet og om den ansatte var tildelt riktig policy på det tidspunktet.
🔗 Les mer om fraværspolicyer og tidsperioder.
Hvor kan jeg se offentlige fridager?
Offentlige fridager vises i fraværskalenderen. De vises som uthevede datoer med en tooltip som viser hvilket land fridagen gjelder for. Hvilke fridager som vises, avhenger av kalenderen for offentlige fridager som er satt opp i den ansattes arbeidsplan.
Kan jeg se ukenumre i fraværskalenderen?
Ja. Ukenumre er tilgjengelige i fraværskalenderen. Hold musepekeren over en dato for å se ukenummeret vist i en tooltip.
Hva skjer når en ansatt overskrider fraværssaldoen sin?
Selv om en ansatt har brukt opp alle sine tilgjengelige fraværsdager, kan de fortsatt registrere fravær av den typen. Saldoen vil da vises som «Overtrekk», noe som betyr at den ansatte har registrert mer fravær enn de har krav på.
Administratorer og ledere med tilgang til fraværshåndtering vil alltid kunne se når en saldo er i overtrekk. Hvis fraværstypen krever godkjenning, vil godkjenneren se overtrekksstatusen når forespørselen gjennomgås.
💡 Overtrekk blokkeres ikke automatisk i Huma. Det er opp til administratoren eller lederen å avgjøre om fraværsforespørsler skal godkjennes eller avvises når saldoen overskrides.
