Nye kollegaer er alltid skikkelig spennende. Det er enda mer spennende for den nye, og derfor må noen ting ordnes for en vellykket onboarding. En av de første er en god arbeidsavtale som både du og din nye kollega er fornøyde med. Og ja, arbeidsavtaler kan være litt komplisert, men vi i Huma jobber hele tiden tett med eksperter, for å gjøre det enkelt for deg! Nå skal vi se på hvordan deres arbeidsavtaler kan bli enda bedre.
Nå skal vi se på alt en leder trenger for bedre arbeidsavtaler:
- Lovpålagte krav
- Det er fort gjort å trå feil...
- En gulrot kan være lurt
- Endringer i arbeidskontrakten
- Forskjellige typer arbeidskontrakter
- Enklere med gode verktøy
Uansett om det er en fast eller midlertidig ansettelse så er noe av det første som skal være i orden en arbeidsavtale. Arbeidsavtalen beskytter først og fremst folka på jobb, men også bedriften som ansetter. Den er så klart viktig som ansatt, men den kan være minst like viktig for både deg som leder også, både før og etter arbeidsforholdet avsluttes. Nå skal vi gå gjennom det du må ha i en arbeidsavtale og noe av det som kan ta den fra å være helt grei til å bli en arbeidsavtale folk virkelig har lyst til å skrive under på. Det synes vi er viktig, for en god onboarding setter de nye folka inn i kulturen deres, og det starter som oftest med nettopp arbeidsavtalen.
En arbeidsavtale må følge noen lovpålagte krav. Det er kanskje lite overraskende, men det kan være enkelt å tenke at ”vel, dette er jo bare et papir med litt informasjon om jobb og lønn, og noen underskrifter som vi må ha,” men det blir litt for enkelt. For selv om man må ha arbeidsavtalen på plass, kan man sette den opp på en måte der den faktisk gir et hyggeligere arbeidsmiljø. Det finnes også noen fallgruver som er enkle å snuble ned i, men følg med videre så skal vi snakke litt om hvordan du unngår å gjøre disse feilene.
Lovpålagte krav
Arbeidsmiljøloven stiller flere krav til hva som skal inngå i avtalen. Disse er lovpålagte. La oss gå kjapt gjennom 12 krav for arbeidsavtaler før vi går dypere inn på hva som kan gjøre avtalen bedre:
- Partenes identitet
Vi må vite hvem arbeidsgiver og arbeidstaker er. - Arbeidstakerens tittel
Stillingstittel, -beskrivelse, eller arbeidskategori må være med. - Tidspunkt for forholdets start
Hvilken dato begynner man i den nye jobben? - Forventet varighet
Om det er en midlertidig ansettelse må avtalens forventet levetid fastsettes. Da må også lovgrunnlaget fremlegges i avtalen. - Prøvetid
Hvor lang er prøvetiden og eventuelt hva gjør man da? - Ferie og feriepenger
Man må oppgi reglene for å bestemme tidspunkt for ferie være med. I tillegg skal en oppgi rett til ferie og feriepenger, typisk antall dager og feriepengeprosent. - Oppsigelsestid og –frister
Fra begge parters side. - Lønn
Hva får arbeidstakeren i lønn? I tillegg må utbetalingsmåte, tidspunkt for utbetaling, og andre tillegg og godtgjørelser være med. - Ukentlig arbeidstid
Hvilke skal man jobbe hver uke? Det er også krav om å opplyse om daglig arbeidstid. - Pauselengde
Alle trenger lunsjpauser. - Avtale om særlig arbeidstidsordning
Følg arbeidsmiljøloven §10-2. - Opplysninger om tariffavtaler
Tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet skal informere den ansatte hvem tariffpartene er, for eksempel LO eller NHO.
Disse 12 kravene er lovpålagte å ha i en arbeidsavtale, men dette holder nødvendigvis ikke for en skikkelig god arbeidsavtale. Som nevnt innledningsvis skal en arbeidsavtale også beskytte arbeidsgiveren. Det kan gjøres ved å implementere lojalitetsplikt og konkurranseklausuler i arbeidsavtalen. Med lojalitetsplikt menes for eksempel at man ikke skal bidra i arbeidet til konkurrentene. En konkurranseklausul sier at man ikke skal gå til konkurrerende bedrifter ved skifte av arbeidsplass. Det finnes også kundeklausuler der man avtaler at det ikke er lov å ta med kunder eller klienter om man skulle bytte jobb til et konkurrerende selskap og er vanlig å ha i stillinger med mye kundekontakt.
Det er helt lovlig med konkurransebegrensende tiltak, men det er ikke et krav. Arbeidsgiver må ta stilling til konkurranseklausuler ved arbeidsforholdets ende, og det er da man kan vurdere om det arbeidsgiver har behov for konkurransevern og om det i det hele tatt egentlig er mulig.
Det bør også nevnes at om arbeidsforholdet er ventet å vare lenger enn én måned så skal arbeidsavtalen skrives under innen en måned etter start, men helst så fort som mulig. Om forholdet derimot skal vare i en måned eller mindre må kontrakten skrives under ved tiltredelse. Dersom en tredjepart, gjør ansettelsen skal avtalen inneholde hvem som er tariffpartene nevnt i punkt 12 i listen over.
Det er fort gjort å overse noe som burde være med i arbeidsavtalen. Derfor kan det være lurt å ha en sjekkliste over ting som bør og må tas med i arbeidsavtalen. På den måten unngår man å glemme bort viktige ting – både lovpålagte og de som bare er viktige for bedriften eller stillingen som skal tiltres. De lovpålagte kravene kan man virkelig ikke glemme, men det kan være lurt å ha en liste som for eksempel tar for seg de kulturbyggende postene i avtalen, eller det med prøvetid som kan beskytte bedriften din.
Om man vil gjøre det enda enklere kan man lage en ferdig mal som enkelt og greit fylles inn ved ansettelse. En arbeidsavtale bør være oversiktlig sånn at den er enkel å forstå for begge sidene av bordet, og det er bare én av fordelene malen kan skilte med. Også sparer det tid som du kunne brukt til noe annet som er morsommere da!
Det er fort gjort å trå feil...
...men det trenger det egentlig ikke å være. Vi har laget en liste over fem vanlige feil i arbeidsavtaler og hvordan du kan unngå dem. La oss gå kjapt gjennom noen av dem før vi beveger oss videre:
- Fraskrivelse av styringsrett: sørg for å ha fleksibilitet
En av de vanligste feilene i en arbeidsavtale er at det ikke er rom for endring i vilkårene, og i visse tilfeller begrenser endringsretten ved enkelte tolkninger av avtalen. Dette kan sikres ved å for eksempel henvise til ”den til enhver tid gjeldende” ordning i avtalen eller ved å ha et eget punkt for arbeidsgiverens rett til å endre vilkår. - Det er viktig å vurdere og sikre et lovlig grunnlag for midlertidig ansettelse
Selv om hovedregelen er at alle skal ha fast ansettelse, kan det noen ganger være nødvendig med en og annen midlertidig ansettelse også. For å sikre at dette er tilstrekkelig lovgrunnlag må man følge arbeidsmiljølovens §14-9 annet ledd bokstav a til f. Lovgrunnlaget må også komme frem i arbeidsavtalen. - Vær bevisst på ”særlig uavhengig” stilling
I en særlig uavhengig stilling kan man være unntak for reglene om arbeidstid, og under dette kan blant annet retten til overtidsbetaling forsvinne. Lovbestemmelsen for særlig uavhengige stillinger er svært streng og om det er lov vurderes på bakgrunn av om arbeidsoppgavene er tilstrekkelig selvstendige. Unntaket “særlig uavhengig stilling” krever en stor grad av selvstendighet og er gjenstand for en helhetsvurdering. - Manglende avtale om prøvetid
Okay, de aller fleste arbeidsavtaler har med avtale om prøvetid, men av og til så kan det gå i glemmeboka. Grunnen til at en prøvetidavtale er såpass viktig er at det faktisk kan beskytte arbeidsplassen i tilfelle du finner ut at den nye ansatte ikke passer til stillingen allikevel.
Dette var jo en ganske kjapp gjennomgang av de vanligste feilene man gjør i arbeidsavtaler, men om du har lyst til å dykke dypere i materien anbefaler vi at du tar en titt på linken under:
Fem vanlige feil i arbeidsavtaler
En gulrot kan være lurt
Det er mange måter å bygge forretningskultur på. En av dem er insentivordninger som for eksempel bonus etter gode år. En slik bonusordning kan være gjeldende for alle folka i bedriften og komme som resultat av å overstige mål eller den kan være individuell på bakgrunn av folkas egne innsatser og resultater. Slike intensiver kan gjøre det mye enklere for alle i bedriften å jobbe sammen for å nå et spesifikt mål og på den måten kan det skape kultur gjennom at alle folka for eksempel går sammen i teams for å nå deres del av kaka som skal bakes (kaka er resultatet).
Endringer i arbeidskontrakten
Om det skjer endringer i arbeidsforholdet til en arbeidstaker, være seg ny lønn, stillingstittel eller arbeidsoppgaver, så er det lovpålagt å gjøre endringer i arbeidsavtalen også. Det betyr derimot ikke at man må skrive en helt ny kontrakt. En mye kjekkere måte å gjøre det på er å legge til et vedlegg i arbeidsavtalen som beskriver endringene i sin helhet. Et eksempel på en endring er om arbeidsgiver og –taker forhandler om en bonusordning som tidligere ikke var i kontrakten. Det kan enkelt endres med et vedlegg som beskriver ordningen
Av og til må også arbeidsgiver gjøre endringer i arbeidsavtalen, og det er ikke alltid arbeidstaker er enig i endringene. Arbeidsgiver har styringsrett som gir arbeidsgiveren lov til å lede, fordele og organisere arbeidet. Styringsretten ligger ikke under en lovbestemmelse, men det betyr ikke at retten er ubegrenset heller. Styringsretten kan begrenses av lover, arbeidskontrakten eller andre avtaler, sedvane og rettspraksis. Om det skulle være en større endring, som for eksempel at arbeidsplassen flytter til en annen by, må endringen skje på bakgrunn av en saklig begrunnelse. Det vil med andre ord stilles strengere krav om jobbens adresse flytter utenbys enn om det flytter til et mer egnet lokale litt lenger ned i gata, nettopp fordi å flytte til en annen er en betydelig endring som kan koste for arbeidstakerne.
Forskjellige typer arbeidsavtaler
Det finnes flere forskjellige typer arbeidsavtaler. Det er fast og midlertidig ansettelse som vi allerede har rørt ved overflaten på, og i tillegg finnes det egne typer for tilkallings- og ekstrahjelp.
Fast ansettelse er normalen og som hovedregel skal arbeidstaker ha fast ansettelse. Fast ansettelse gjelder når arbeidsforholdet er løpende over ubestemt tid og det skal følge lovens regler om opphør av arbeidsforhold. Fast ansettelse skal også gi arbeidstakeren mer forutsigbarhet og trygghet.
Det er derimot ikke alltid mulig eller lønnsomt å inngå fast ansettelse. Det kan fikses med en midlertidig ansettelse. Vanlige grunner til midlertidig ansettelse er om bedriften trenger å få gjort en ekstraordinær jobb eller et prosjekt som krever kompetanse som ikke finnes i bedriften per dags dato. Det er ofte jobber som ikke er løpende nok til å fylle en stilling. En annen vanlig grunn er ved vikariat for noen som av diverse grunner ikke kan være på jobb, eller engasjement i perioder med høyt trykk.
Arbeidsavtaler for ekstra- og tilkallingshjelp blir ofte forvekslet med deltidsstillinger. En viktig forskjell er at deltidsansettelse er en fast ansettelse der man for eksempel trenger hjelp én viss dag i uken. En arbeidsavtale for ekstra- og tilkallingshjelp er derimot en midlertidig ansettelse og brukes når en bedrift plutselig trenger mer hjelp. Et eksempel på dette kan være gave- og interiørbutikker ved juletider som trenger ekstra arbeidskraft i julerushet.
Hvem ender opp med arbeidsavtalen?
Nå har du det meste av det du trenger for å lage en god arbeidsavtale. Da er neste steget å finne noen som kan skrive under på den nye avtalen. Nå skal du som arbeidsgiver, og en eventuell nærmeste leder bli kjent med nye kandidater gjennom gode jobbintervjuer. Vi har laget lister over spørsmål du og den som søker på jobben bør stille i et jobbintervju – spørsmål som skal sikre at den nye arbeidskontrakten blir skrevet under på.
Enklere med gode verktøy
Om du har klart å lese deg hele veien hit er du kanskje en av dem som synes dette her er skikkelig vanskelig. Tro oss, du er ikke alene, men med et godt HR-system som Huma så kan vi sammen gjøre det lekende lett for deg og folka dine.
Det er ingen hemmelighet at bedrifter produserer store mengder med dokumenter, og det kan ofte resultere i en rotete jungel av papirer. Det er tidkrevende å finne riktige dokumenter og noen ganger må man gjennom flere ledd kun for det ene papiret man skal lese gjennom. Når det gjelder arbeidsavtaler er det jo også minst to personer som må ha kontroll over kontrakten.
Med Humas modul for arbeidsavtaler er det mye enklere å holde styr på alle dokumentene både for arbeidsgiveren og –takeren. Enkelt og greit fordi alt du trenger er på et sted. Om en arbeidstaker lurer på et punkt i arbeidsavtalen kan han eller hun enkelt gå inn i Huma og finne frem kontrakten og klikke seg inn – helt risikofritt. Hvert dokument er låst til dem de er gjeldende for og det er ingen fare for at den nysgjerrige kollegaen skal gå inn i din kontrakt og snoke i dine betingelser.
Om du vil vite mer kan du se vårt webinar om arbeidsavtaler her.
Kilder:
https://www.arbeidsrettsadvokater.no/ansettelse/arbeidsavtale/
