Bedriftsutstyr - har du oversikt over det?
Bedriften din har sannsynligvis veldig mye utstyr. Datamaskiner, mobiler og adgangskort. Alt dette, og mye mer, er ting som er helt nødvendige for at du og folka dine skal kunne gjøre jobben deres.
Det er bare én ting. Når man begynner å akkumulere en større mengde utstyr for bedriften er det såre enkelt å gå i surr på hva man faktisk har, hvor det er og hvem som har ansvar for det. Man må ha kontroll over utstyret, eller det man ofte kaller asset management. Det er jo en utfordring når man får så store materielle verdier i firmaet. Og at mengden utstyr øker, det skjer hele tiden - spesielt ved nyansettelser!
Ikke mist utstyret av syne
Det kan være lurt å ha en enkel oversikt over alt dere bruker på jobb. Oversikten kan inneholde informasjon om mobiler, datamaskiner, verktøy, verneutstyr, ja, selv firmabiler. Oversikten bør være enkel å slå opp i sånn at du alltid lett kan finne ut for eksempel hvor en ting er eller hvem som har ansvar for den.
Men tingens lokasjon er jo ikke det eneste som er viktig. Det finnes jo masse dokumentasjon som også er viktig å ta vare på. Blant annet kvitteringer, forsikringer, spesifikasjoner og serienummer. Det er dokumentasjon som kan hjelpe deg om det for eksempel skjer et uhell eller at noe blir stjålet. Du vil få en mye hyggeligere opplevelse med politiet eller forsikringsselskapet ditt om dokumentasjonen er i orden.
Loggfør alt i en oversikt som må være enkel å navigere gjennom sånn at du kjapt kan finne frem til det du leter etter om det haster. I tillegg sparer det deg massevis av tid som du kan bruke på viktigere saker.
Når skal vi starte med dette da?
Om du spør oss så sier vi nå, med en gang! Kartlegg alle utstyrskategoriene dere har på jobb. Slike kategorier kan blant annet være datamaskiner, mobiltelefoner, håndverktøy eller elektriske verktøy. Innen hver kategori setter du det utstyret som passer og hvem som bruker utstyret med mindre det brukes av flere. Det kommer til å gjøre, ikke bare hverdagen enklere, men også onboarding. Ved onboarding er det jo mange ting som skal utleveres til den nye kollegaen din og de ville vi satt inn i lista med en gang så slipper du å glemme det senere.
Under onboarding er utlevering av utstyr er blant de viktigste oppgavene å gjøre. Utstyret er jo som sagt det som skal gi folka dine muligheten til å gjøre jobben. La oss ta et eksempel: Du husker at du kjøpte to iPhones for et par måneder siden. En hvit med 128GB og en sort med 256GB. De ble plassert trygt i lomma på de to nyeste medarbeiderne dine. Problemet er bare at du ikke husker hvem som fikk hvilken. Det virker kanskje ikke som det største problemet i verden, men når man ikke har kontroll over hvor utstyret er så har man heller ikke kontroll over om man i det hele tatt har den tingen lenger.
Kontroll over utstyret er ikke den eneste fordelen med en slik liste eller oversikt. Som vi nevnte er det lurt å loggføre utstyret ved onboarding, og det gjør jo selve onboardingen mye enklere også. Det er enkelt og greit fordi du ser hva den nye kollegaen din har fått av utstyr. Det er en ekstra stor fordel for håndverkerfirmaer hvor de fleste ansatte bruker fulle verktøysett.
For å oppsummere så finnes det kun fordeler ved å ha kontroll over utstyret deres. Det gjør mange prosesser enklere og vil hjelpe deg når det uventede skjer.
Om du vil lese om hvordan du enklest mulig kan ha oversikt over utstyret ditt, kan du ta en titt her.
