Hvordan gi konstruktiv tilbakemelding på arbeidsplassen

Hva menes med konstruktiv tilbakemelding? 

Ordet “tilbakemelding” skjønner de fleste, men hva menes med “konstruktiv”? 

At noe er konstruktivt betyr at det skal være oppbyggende, nyttig eller positivt. Så når vi sier konstruktiv tilbakemelding, mener vi en tilbakemelding som ikke bare peker på hva som kan bli bedre, men også hvordan. Det handler om å gi råd som hjelper personen å vokse, ikke bare kritisere. Målet er at den som mottar tilbakemeldingen skal sitte igjen med en følelse av å ha lært noe nytt og være motivert til å gjøre endringer – ikke bare føle seg nedslått. Men hvordan fungerer dette når du ønsker å korrigere kollegaen din? 

Hvordan sørger du for at tilbakemeldingen blir mottatt riktig? 

• Sørg for at dere er enige om felles mål 
• Tilbakemeldingen må være konkret og basert på noe som har skjedd
• Tilbakemeldingen skal hjelpe personen med å ta de riktige stegene videre 
• Gi mottakeren innsikten den trenger 

10 kjøreregler når du skal gi konstruktiv tilbakemelding:

1. Vær spesifikk

For at tilbakemeldingen skal være effektiv, må den være klar og spesifikk. Vage eller generelle kommentarer gir lite verdi og kan skape forvirring. Ved å være konkret, gir du mottakeren tydelig informasjon om hva som fungerer bra, og hva som kan forbedres. Dette gir også en følelse av rettferdighet og gjør det enklere for mottakeren å forstå og implementere tilbakemeldingen.

I stedet for å si "Du gjør en dårlig jobb," kan du si "Jeg la merke til at rapportene dine har noen gjentatte stavefeil. Det kan være lurt å bruke litt mer tid på korrekturlesing."

2. Fokuser på adferd, ikke person

Tilbakemeldingen bør handle om spesifikke handlinger eller adferd, ikke personlige egenskaper. For eksempel, si "I dette prosjektet ble tidsfrister ikke overholdt," i stedet for "Du er uansvarlig."

3. Gi eksempler

Bruk konkrete eksempler for å illustrere poengene dine. Dette gjør tilbakemeldingen mer forståelig og relevant.

4. Vær balansert

Sørg for å få med både det som funker bra og det som kan bli bedre. Dette kalles ofte "sandwich-metoden": start med noe positivt, gå over til konstruktiv kritikk, og avslutt med noe positivt igjen. Dette kan gjøre det lettere for mottakeren å akseptere tilbakemeldingen.

5. Foreslå løsninger

Hjelp mottakeren med å forbedre seg ved å foreslå konkrete tiltak eller alternativer. For eksempel, "Kanskje du kan prøve å sette av tid i kalenderen hver dag til å gjennomgå rapportene dine før du sender dem inn."

6. Vær empatisk

Prøv å forstå situasjonen fra mottakerens perspektiv. Vær klar over at tilbakemelding kan være følsomt, og vis forståelse for hvordan det kan bli mottatt.

7. Velg riktig tidspunkt og sted

Gi tilbakemelding på et passende tidspunkt og sted, i en privat setting. Dette sikrer at mottakeren føler seg komfortabel og respektert.

8. Vær åpen for dialog

Inviter mottakeren til å stille spørsmål eller diskutere tilbakemeldingen. Dette gjør det til en toveis prosess, hvor begge parter kan lære noe.

9. Følg opp

Hvis tilbakemeldingen handler om noe som bør forbedres over tid, følg opp senere for å se om det har skjedd en positiv utvikling. Dette viser at du bryr deg om mottakerens vekst.

10. Gi tilbakemelding på et par områder om gangen

For mye informasjon på en gang kan være overveldende og mindre effektivt. Derfor vil det være smart å gi tilbakemelding på et par områder om gangen. 

Begge begrepene har som mål å hjelpe mottakeren med å forbedre seg gjennom tilbakemeldinger som er ment å være oppbyggende og nyttige. Forskjellen ligger mest i nyansene:

• Konstruktiv tilbakemelding brukes ofte for å beskrive både positive og korrigerende kommentarer.
  
  
• Konstruktiv kritikk fokuserer mer på det korrigerende aspektet, men på en måte som er oppmuntrende og respektfull.

I praksis er hensikten det samme: Å fremme forbedring og læring gjennom kommunikasjon som er både tydelig og støttende.

Viktigheten av konstruktiv tilbakemelding på jobb

I en organisasjon er konstruktiv tilbakemelding gull verdt, fordi det bygger et miljø hvor alle kan utvikle seg hele tiden. Når tilbakemeldinger gis på en måte som inspirerer til læring og vekst, skaper det motivasjon, bedre prestasjoner og et mer engasjert team. Det fremmer en kultur der det er helt greit å gjøre feil og lære av dem – noe som igjen er nøkkelen til både innovasjon og utvikling

Hvordan påvirker tilbakemelding prestasjoner?

Riktig tilbakemelding kan virkelig gjøre underverker for ansattes prestasjoner. Den kan hjelpe til med å rette opp feil, forsterke god adferd og motivere til å utvikle seg videre. Men hvis tilbakemeldingen blir oppfattet som kritisk eller nedbrytende, kan det ha motsatt effekt – det kan redusere selvtilliten, senke motivasjonen og til og med øke risikoen for at folk slutter.

Eksempler på hvordan du kan strukturere tilbakemeldingen:

• • Situasjon: Beskriv situasjonen hvor adferden oppstod.
  • Adferd: Forklar hva personen gjorde, uten å tolke intensjoner.
  • Effekt: Beskriv hvilken effekt adferden hadde.

Eksempel: "I går under teammøtet (Situasjon), avbrøt du flere ganger mens andre snakket (Adferd), noe som førte til at diskusjonen ble avsporet (Effekt)."

• • Start med en positiv tilbakemelding.
  • Gi konstruktiv kritikk.
  • Avslutt med en positiv kommentar.

Eksempel: "Du har virkelig forbedret rapportskrivingen din, og jeg merker at du legger mye innsats i det. En ting jeg vil nevne er at det kan være nyttig å være litt mer presis i analysene dine. Men samlet sett gjør du en flott jobb med å formidle informasjon på en forståelig måte.

Huma gjør oppfølgingen enklere

For å få mest mulig verdi ut av en-til-en-samtalene er det viktig å ta dem seriøst. Vi har laget en gratis mal for medarbeidersamtalen, slik at du enkelt kan følge opp de ansatte.

Les mer og last ned malen her: Enkel mal for medarbeidersamtaler - Last ned gratis | Huma