Medarbeider­samtaler: 3 maler du trenger, hele året

Hvorfor har vi medarbeidersamtaler? 

Vi legger ordet “medarbeidersamtaler” bak oss. Vi vil kalle det en-til-en-samtaler. Hvorfor? Fordi begge ender av bordet har like viktige meninger. Ordet “medarbeidersamtaler” kan fort trekke assosiasjoner til intervjuer, og kan i verste fall virke litt skummelt og truende for medarbeideren. “En-til-en-samtaler” derimot impliserer at det er en samtale der begge parter er like verdige.

En-til-en-samtaler handler ikke bare om individet – de handler om hele bedriften. Når de gjøres riktig, hjelper de oss å styre skuta i samme retning, sørge for at alle forstår hvor vi skal – og at vi faktisk har lyst til å komme dit sammen.

Disse samtalene er en gyllen mulighet til å:

• Justere kursen etter bedriftens mål og visjon
• Styrke samarbeidet og bygge en sunn arbeidskultur
• Avklare forventninger, ikke bare på Excel-nivå, men også det menneskelige

En-til-en handler like mye om det som ikke står i rapportene: hvordan folk faktisk har det på jobb, og hvordan vi jobber sammen.

Men kanskje det viktigste av alt: tilbakemeldinger

Både lederen og medarbeideren trenger tilbakemelding – det går begge veier. Derfor anbefaler vi at dere forbereder dere godt. Oppfordre den ansatte til å forberede tre spørsmål du som leder skal spørre om, og informer om at du også har tre spørsmål. Disse er diskusjonsgrunnlaget for samtalen og bør komme tidlig.

Disse spørsmålene setter rammen for samtalen og sørger for at dere kommer raskt til kjernen. Ikke vent med dem – bruk dem tidlig i møtet for å åpne opp og skape et trygt rom for en god samtale.

Når skal man ha medarbeidersamtaler? 

Mange tror kanskje at det er noe man må gjøre på nyåret eller få til før juleferien. Det tror ikke vi er den beste løsningen da den kan preges av dårlig tid og stress. Sannheten er at det egentlig er likegyldig når man holder dem. Det viktigste er at man har det. 

Det er også en del som kan gjøres utenfor samtalene. Det er spesielt to spørsmål du som leder bør spørre hver uke, som kan gjøre en-til-en-samtalene mye bedre. “Hva jobber du med denne uka?” “Hvordan kan jeg hjelpe deg?” På den måten legger du grunnlaget for samtalen gjennom hele året og har allerede en viss innsikt i hva samtalen kommer til å gå ut på. I tillegg viser du interesse som leder, og det gir en motivasjonsboost til de ansatte. 

Hvordan forberede seg til medarbeidersamtalen?

Møt forberedt. Når det begynner å nærme seg samtalen kan det være greit å forberede de ansatte på samtalen på en måte som også kan hjelpe deg som leder å forberede deg. Vårt tips til det er å sende ut et skjema som de ansatte skal svare på før de møter til en-til-en-samtalen. Vi har inkludert et slikt skjema i pakken vår. 

Les mer om dette her og få flere tips til hva du bør gjøre før samtalen: Tips til medarbeidersamtale

Hva bør diskuteres i en medarbeidersamtale?

Sett opp konkrete tiltak. Under samtalen blir dere enige om hva dere begge må jobbe med å bli bedre på. Er det noen rutiner som ikke blir fulgt opp på tilfredsstillende vis? Sett opp en plan sammen for hvilke endringer begge parter skal gjøre med konkrete tidspunkt for gjennomføring. Dette gir trygghet for både arbeidsgiver og ansatt at de tingene som dukket opp i samtalen faktisk blir fulgt opp og etterlevd. Alle varige endringer starter med en god plan.

Hvordan følger man opp etter samtalen?

Det er ikke bare én samtale. Jobben er ikke ferdig bare fordi man har hatt medarbeidersamtalen. Det som ble tatt opp må jo naturligvis følges opp også. Det er viktig å huske på at folk og holdninger endrer seg raskere enn én gang i året. Dessuten kan det være fint for begge parter å diskutere endringer underveis, i stedet for å få den presentert etter et helt år med modning. Ikke slutt å snakke sammen, men hold praten gående gjennom året!