Medarbeider­samtaler: 3 maler du trenger, hele året

Hva er medarbeidersamtaler? 

La oss starte med å si at vi legger ordet “medarbeidersamtaler” bak oss. Vi vil kalle det en-til-en-samtaler. Hvorfor? Fordi begge ender av bordet har like viktige meninger. Ordet “medarbeidersamtaler” kan fort trekke assosiasjoner til intervjuer, og kan i verste fall virke litt skummelt og truende for medarbeideren. “En-til-en-samtaler” derimot impliserer at det er en samtale der begge parter er like verdige. 

Formål med medarbeidersamtale

Okay, det var en kort forklaring, så la oss se litt på hva formålet med disse samtalene er. En en-til-en har flere formål. Det er vanskelig å si hva hvilke som er viktigst, og det er kanskje ingen hensikt i det heller. Det er nettopp fordi alle er veldig viktige. 

Først vil vi nevne det som påvirker hele bedriften. En slik samtale skal lede bedriften i riktig retning og passe på at det er en felles enighet om og forståelse av bedriftens målsettinger og visjon. At alle jobber i riktig retning for å nå dem. Den skal bidra til å bygge arbeidskultur og styrke samarbeidet, noe som begge er med på å drive bedriften i den retningen du vil at det skal gå. Ikke bare knyttet til økonomi og kvantitative verdier, men også at det er klarhet rundt forventninger som stilles. 

Det som er diskutabelt viktigst er å gi tilbakemeldinger, både til den ansatte og lederne. Oppfordre den ansatte til å forberede tre spørsmål du som leder skal spørre om, og informer om at du også har tre spørsmål. Disse er diskusjonsgrunnlaget for samtalen og bør komme tidlig. 

Ting å tenke på før, under og etter en medarbeidersamtale 

Det er mange ting som kan gjøre en en-til-en god eller dårlig. Det er lurt å tenke på det som en tilnærming, ikke en prosess. Ta det som et steg i utviklingen av bedriften og ikke noe du bare må gjøre. Den skal jo som sagt gjennomføres for å dra bedriften i riktig og ikke minst samme retning. 

Vi vil også nevne at det nesten er akkurat det samme når dere gjennomfører samtalene. Det går overens med det at det ikke er en prosess, men en tilnærming. Mange tror kanskje at det er noe man må gjøre på nyåret eller få til før juleferien. Det tror ikke vi er den beste løsningen da den kan preges av dårlig tid og stress. Sannheten er at det egentlig er likegyldig når man holder dem.  Det viktigste er at man har de. 

Det er også en del som kan gjøres utenfor samtalene. Det er spesielt to spørsmål du som leder bør spørre hver uke, som kan gjøre en-til-en-samtalene mye bedre. “Hva jobber du med denne uka?” “Hvordan kan jeg hjelpe deg?” På den måten legger du grunnlaget for samtalen gjennom hele året og har allerede en viss innsikt i hva samtalen kommer til å gå ut på. I tillegg viser du interesse som leder, og det gir en motivasjonsboost til de ansatte. 

1. Kom forberedt til samtalen

Når det begynner å nærme seg samtalen kan det være greit å forberede de ansatte på samtalen på en måte som også kan hjelpe deg som leder å forberede deg. Vårt tips til det er å sende ut et skjema som de ansatte skal svare på før de møter til en-til-en-samtalen. Vi har inkludert et slikt skjema i pakken vår. 

2. Sett opp konkrete tiltak 

Under samtalen blir dere enige om hva dere begge må jobbe med å bli bedre på. Er det noen rutiner som ikke blir fulgt opp på tilfredsstillende vis? Sett opp en plan sammen for hvilke endringer begge parter skal gjøre med konkrete tidspunkt for gjennomføring. Dette gir trygghet for både arbeidsgiver og ansatt at de tingene som dukket opp i samtalen faktisk blir fulgt opp og etterlevd. Alle varige endringer starter med en god plan.

3. Det er ikke bare én samtale 

Jobben er ikke ferdig bare fordi man har hatt medarbeidersamtalen. Det som ble tatt opp må jo naturligvis følges opp også. Det er viktig å huske på at folk og holdninger endrer seg raskere enn én gang i året. Dessuten kan det være fint for begge parter å diskutere endringer underveis, i stedet for å få den presentert etter et helt år med modning. Ikke slutt å snakke sammen, men hold praten gående gjennom året!