Hvis du driver eller er HR-leder i en liten til mellomstor bedrift (SMB), vet du hvor mye arbeid som går med på å administrere prosessene som har med ansatte å gjøre. Fra onboarding av nyansatte, å følge med på feriedager til å gjennomføre ytelsesvurderinger, kan det være mye å holde styr på. Der kommer HRM-systemet inn i bildet!
Et Human Resource Management system (HRM-system) kan standardisere og automatisere alle disse HR-oppgavene og mer, noe som gjør livet ditt enklere og bedriften din mer effektiv. Men med så mange valgmuligheter der ute kan det være vanskelig å vite hvor man skal begynne. Men ikke bekymre deg, vi hjelper deg!
Behovene til bedriften: Før du kjøper et HRM-system, er det viktig å forstå hva bedriften din trenger fra systemet. Dette vil hjelpe deg å innsnevre valgmulighetene og velge et system som oppfyller dine spesifikke krav. Vurder hva du ønsker å automatisere av HR-prosesser, hva slags data du trenger å spore, og hvordan du ønsker å få tilgang til og bruke denne dataen. Noen spørsmål du kan stille deg selv:- Hva slags HR-prosesser gjør vi for tiden manuelt som vi ønsker å automatisere?
- Hva slags data trenger vi å spore, som ansattregistre, goder eller ytelsesvurderinger?
- Hvordan ønsker vi å få tilgang til og bruke denne dataen? Trenger vi tilgang i sanntid, eller er periodisk rapportering tilstrekkelig?
Budsjettet ditt: HRM-system kan variere i pris fra et par hundre euro til flere tusen euro i året, avhengig av funksjoner du trenger. Fastsett budsjettet ditt på forhånd og se etter systemer som tilbyr de funksjonene du trenger innenfor prisrammen din. Det er også viktig å vurdere eventuelle løpende kostnader, som vedlikeholdsutgifter eller opplæringsutgifter. Noen spørsmål du kan stille deg selv:
- Hva er budsjettet vårt for HRM-systemet?
- Hva slags funksjoner er essensielle for bedriften vår, og hvilke er bare positive å ha?
- Er prisingen enkel å forstå, eller er det skjulte kostnader?
- Er det en kostnad knyttet til å komme i gang og implementere?
- Er det noen løpende kostnader, som vedlikeholdsutgifter eller opplæringsutgifter, som vi må vurdere?
Brukervennlighet: Et HRM-system er bare nyttig hvis det faktisk blir brukt, så det er viktig å velge et system som er enkelt for ansatte å navigere og bruke. Se etter systemer med intuitive grensesnitt og brukervennlige funksjoner, som dra-og-slipp-funksjonalitet eller enkle klikk-automasjoner. Noen spørsmål du kan stille deg selv:
- Hvor intuitivt er grensesnittet? Er det enkelt å finne og få tilgang til de funksjonene vi trenger?
- Har systemet brukervennlige og moderne funksjoner?
- Krever det opplæring og/eller brukerstøtte for å komme i gang?
- Er det tilgjengelig en demo eller gratis prøveperiode slik at vi kan teste programvaren før vi forplikter oss til et kjøp?
Integrasjon med andre systemer: Hvis bedriften din bruker andre programvarer eller systemer, er det viktig å velge et system som enkelt kan integreres med dem. Dette sikrer at dataen din er konsistent og oppdatert over alle systemene dine, og det sparer deg tid og innsats ved å eliminere behovet for å manuelt taste inn data på flere steder. Noen spørsmål du kan stille deg selv:
- Hvilke andre programvare eller systemer bruker bedriften vår?
- Er HRM-systemet vi vurderer i stand til å integrere med disse andre systemene?
- Hvordan vil integrasjoner med andre systemer forbedre effektiviteten og standardisere HR-prosesser for vår bedrift?
Skalerbarhet: Etter hvert som bedriften din vokser, vil også HR-behovene dine endre seg. Det er derfor viktig å velge et HRM-system som kan vokse med bedriften din og tilpasse seg endringene. Se etter systemer som tilbyr fleksible abonnementsplaner eller som kan tilpasses etter dine behov. Noen spørsmål du kan stille deg selv:
- Vil HRM-systemet kunne tilpasse seg endringer i bedriften vår og vokse med oss?
- Er det fleksible abonnementsplaner eller kan systemet tilpasses etter våre behov?
- Kan systemet skaleres opp eller ned etter behov, og hva vil dette koste?
Kundestøtte: Uansett hvor brukervennlig et system er, kan det alltid oppstå spørsmål eller utfordringer når du bruker et nytt system. Derfor er det viktig å velge et HRM-system som tilbyr god kundestøtte. Se etter leverandører som tilbyr fleksible kontaktmetoder, som chat, e-post eller telefon, og som har en dedikert team til kundestøtte tilgjengelig for å hjelpe deg. Noen spørsmål du kan stille deg selv:
- Hva slags kundestøtte tilbyr HRM-systemet vi vurderer?
- Er det tilgjengelig fleksible kontaktmetoder, som chat, e-post eller telefon?
- Har systemet et dedikert team til kundestøttere tilgjengelig for å hjelpe oss?
- Er det tilgjengelig dokumentasjon, videoer eller andre ressurser for å hjelpe oss å lære systemet?
Dette er noen få ting å vurdere når du bestemmer deg for å kjøpe et HRM-system for din SMB. Ved å ta deg tid til å forstå bedriftens behov, vurdere budsjettet ditt og undersøke brukervennlighet, integrasjon med andre systemer, skalerbarhet og kundestøtte, vil du være i stand til å velge det riktige HRM-systemet for bedriften din.
