I denne artikkelen skal dykke ned i HR-analysen. Vi skal se litt på hva det er og hva det ikke er, vi skal se litt på hvorfor det kan være nyttig for din bedrift og vi skal kikke på hvordan du kan komme i gang med din egen HR-analyse. Det høres kanskje komplisert ut, men det trenger ikke å være så vanskelig. Det handler egentlig bare om å finne informasjon, og pakke den opp slik at du kan bruke den til å lene deg på og kanskje se sammenhenger du ellers ikke ville fått øye på. Men først tar vi det grunnleggende.
Hva er HR-analyse?
En HR-analyse er i bunn og grunn å ta rådata om dine ansatte og gjøre det om til brukbar informasjon. Det gjøres i hovedsak for å gi bedre beslutningsgrunnlag til ledere i bedrifter. Å jobbe analytisk med personaldata har blitt mer og mer relevant i løpet av den siste tiden. Det er det flere grunner til, blant annet at vi har fått stadig bedre verktøy som gjør det enklere for folk som jobber med HR å få tilgang på dataen som trengs. Dessuten har et økende fokus på strategisk HR gitt større behov for å kunne begrunne avgjørelser med objektiv informasjon.
Styrken i å gjøre en god analyse er at du, i beste fall, kan kikke litt rundt hjørnet på hva som finnes på andre siden av en avgjørelse du står foran. Dessuten er det et godt verktøy for å kommunisere til andre i organisasjonen hvordan ting egentlig ser ut. Si for eksempel at du som jobber med HR skal presentere tiltak i et styremøte. Hvis man bare rapporterer hvor lang tid og hvor mye penger som trengs for et prosjekt, er det lett for ledelsen i et selskap å se på HR som en ren utgiftspost.
En god analyse har potensiale til å flytte HR sin posisjon i styrerommet og konkretisere HR som en viktig forretningspartner. For å gjøre dette må naturligvis analysen knyttes til konkrete forretningsmål og vise hvordan menneskelige ressurser er helt avgjørende for selskapet. Fordelen med å jobbe med konkret data og objektiv informasjon, er at man kommuniserer på en måte som allerede er godt kjent i styrerommet. En god analyse kan altså flytte på hvordan HR oppfattes i styrerommet.
Hr-analyse er en del av hr oppgaver. Les her for å vite mer om hva andre typiske hr oppgaver det er viktig å ha fokus på:
Forskjellen på analyse og rapportering
Det er en vesentlig forskjell i legge frem en rapport og å legge frem en analyse. Vi er vant til å legge frem rapporter med tall og resultater. For eksempel på turnover (hvor mange man har ansatt og hvor mange som har sluttet). For å illustrere forskjellen, la oss hoppe inn i et eksempel i styrerommet igjen. Hvis man legger frem en rapport, så presenterer man for eksempel tall på hvor mange som har blitt ansatt og hvor mange som har sluttet i løpet av de siste årene.
Dersom man legger frem en analyse så presenterer man hva turnoveren er og hvordan den har endret seg over tid. Hvis man i tillegg kan vise til data fra offboardingintervjuer og kan kartlegge hva som er årsakene til at folk sier opp i selskapet over en lengre periode, da sitter man plutselig med vanvittig nyttig kunnskap! Herfra er det kort vei til å foreslå endringer bedriften kan gjøre for å beholde de verdifulle ansatte i bedriften lenger. Det er heller ikke så vanskelig å regne seg frem til hvilke kostnadsbesparelser dette betyr for bedriften. Ser du forskjellen? Rapporten presenterer tall, analysen pakker opp tallene og gjør det til nyttig beslutningsgrunnlag.
Humas innsiktsmodul samler en god del nøkkeltall for deg. Hvis du vil lese mer om den, kan du gjøre det her: Bedre innsikt gir bedre beslutninger
Hvordan gjør man en Hr-analyse?
Start enkelt! Øv deg litt med data som du allerede har tilgjengelig. Arve Kvalsvik er en erfaren HR-analytiker i Norge. Han har følgende tips til deg som vil øve litt på HR-analyse:
“Tenk litt fritt – hvilke forhold er det som potensielt sett kan føre til at en ansatt velger å si opp? Når en person får barn, eller når barnet kommer i skolealder. Når en familie velger å flytte lengre bort fra jobben eller når den ansatte har sittet i samme stilling over mange år. Informasjon som dette har en som regel lagret i personalsystemet. Det er ikke så veldig komplisert å trekke ut denne informasjonen og gjøre en analyse av hva som typisk skjer i din virksomhet før en ansatt velger å si opp jobben. Denne type innsikt kan hjelpe dere å lage rutiner som gjør at dere tar en prat med ansatte når risikoen for turnover øker, heller enn at dere først reagerer når oppsigelsesbrevet ligger på pulten til lederen.“
"Det er ikke så veldig komplisert å trekke ut denne informasjonen og gjøre en analyse av hva som typisk skjer i din virksomhet før en ansatt velger å si opp jobben."
Det er altså mye potensiale å hente i data du allerede har tilgjengelig! Etterhvert kan man begynne å kikke etter verktøy som hjelper deg å kartlegge data og endringer over tid, men det trenger ikke å starte med kompliserte prosjekter og dyre konsulenter. I Huma har vi en grunnleggende innsiktsmodul som kan hjelpe deg å finne enkle data om personalet ditt. Det kan være et godt utgangspunkt.
For eksempel fraværsdata! Det kan du lese mer om her: Fraværsmodulen og hvorfor den er så god å ha
Så for å konkludere litt.
HR analyse er en måte å jobbe strategisk med data om personalet ditt. Den menneskelige ressursen er den viktigste i de aller fleste bedrifter, og da bør man jobbe aktivt og nøyaktig med forvaltningen av disse. En god analyse har potensiale til å flytte HR sin posisjon i styrerommet. I styrerommet må man snakke det rette språket, og å legge frem en god analyse kan virkelig løfte HR som en strategisk partner i den videre forretningsutviklingen.
Fire enkle steg til slutt:
- Start med å kartlegge utfordringer du har lyst til å belyse med analysen din. Knytt dem konkret til bedriftens mål og planer.
- Skaff deg solid data. Det finnes flere måter å gjøre dette på. Kanskje du trenger å sende ut et spørreskjema, eller kanskje du har mer data i personalsystemet enn du tenker at du har.
- Oversett dataen til brukbar informasjon. Bruk de analytiske evnene dine til å koble tallene til virkeligheten. Se etter begrunnelser for endringer og prøv å svare på hvorfor tallene sier det de gjør.
- Gjør funnene dine om til konkrete tiltak. Ikke la analysen bli liggende i en skuff. Bruk det du har lært til å gjøre noen endringer. Og ikke glem å planlegge hvordan du kan måle effekten av endringene du gjør. Da er det enda enklere å bevise i neste runde hva som virket og hvorfor man bør lytte til HR!
Et HR-system kan hjelpe deg med flere av stegene vi har nevnt i denne artikkelen. Hvis du lurer på hva det er kan du lese mer om det her: Lurer du på hva et HR-system egentlig er? La oss ta en titt
