Hva er et HR-system:
- Hva er HR?
- Human Resources Management, eller HRM som det gjerne kalles da
- Men hva er et HR-system da?
- HR-systemets oppgaver og funksjoner
- Syv funksjoner et HR-system må ha
- Hvorfor trenger din bedrift et hr-system?
- En liten oppsummering av hva HR-systemet skal gjøre for deg
Hva er HR?
Før vi kan se på hva et HR-system er, må vi vite litt om hva HR i seg selv er. Helt grunnleggende så står HR for human resources, eller menneskelige ressurser på godt (og litt følelsesløst) norsk. Menneskelige ressurser høres ikke helt riktig ut, gjør det vel? Vi er jo mennesker med tanker og følelser, ikke robot-aktige “ressurser.”
Vel, man kan vel kanskje se på arbeidskraft som en ressurs, så da er vi kanskje ikke helt på bærtur allikevel. HR er nemlig et samlebegrep for alt som skjer i personaladministrasjonen. Kanskje personaladministrasjon er et bedre ord?
Kort sagt består HR av alle oppgaver som direkte har med de ansatte å gjøre. Alt fra rekruttering til kompetanseutvikling til fraværshåndtering. HR handler stort sett om endring, utvikling og strategi. Vi kan dermed si at HR er alt som handler om de ansatte som de ansatte ikke nødvendigvis jobber med selv. Les mer om hvordan du lager en HR-strategi.
Som oftest er det noen i ledelsen eller en dedikert HR-person/-avdeling som jobber med HR, men vi er nesten helt sikre på at du ikke er helt avhengig av en (eller flere) HR-person for å ha god HR. Så hvordan kan teknologien hjelpe deg med å løse HR-utfordringene dine? Les denne artikkelen for å finne det ut: Kan teknologi løse utfordringer du har med HR?
Om du ønsker mer info om hva HR-er så kan du lese det her.
Human Resource Management, eller HRM da, som det gjerne kalles
Tilbake til det om at HR handler om strategi. Det er viktig å kjenne til HRM som begrep. HRM kan ifølge dinHR.no:
“defineres som et mønster av planlagte HR-aktiviteter iverksatt for å fremme utnyttelse av menneskelige ressurser som skal gjøre en organisasjon i stand til å nå sine mål.” - Kine Aasheim, dinHR.no
Det er altså de håndfaste aktivitetene du gjør (som er knyttet de ansatte) for å drive bedriften frem og nå mål. Slike aktiviteter kan for eksempel være medarbeidersamtalene. Både de rent økonomiske målene, men også mål som omhandler ting som bedriftskultur, trivsel og alt rundt. Målet med en god HRM-strategi er altså å nå alle bedriftens mål og sikre vekst.
Les mer om hva et HRM-system er.
Om du syns det er noen vanskelige ord og uttrykk som blir brukt i denne teksten, så finner du nederst i denne artikkelen noen lenker til en forklarende ordbok.
Men hva er et HR-system da?
En måte å se på et HR-system på, er at det er et bindeledd mellom ledelsen og “gulvet.” Det er kanskje mer riktig for større bedrifter der ansatte har kontakt med mellomledere, enn det er for små og mellomstore bedrifter med litt flatere strukturer.
Du kan kalle det for et HR-system, en HR-plattform eller en HR-løsning. Kjært barn har mange navn. Hovedhensikten med dette systemet er å hjelpe deg med alle oppgavene knyttet til HR-arbeidet. Enkelt og greit en programvare som skal gjøre arbeidsdagen litt enklere å håndtere - spesielt for ledere og HR-ansvarlige. Men det kanskje er kanskje enda viktigere for de som arbeidet handler om - folka.
Men hvordan kan en programvare hjelpe deg og folka dine med en enklere arbeidsdag? Jo, enkelt og greit med funksjoner designet for å strømlinjeforme prosesser som tidligere tok mye mer tid og energi enn de egentlig trenger. Det kan være funksjoner som blant annet maler for onboarding, maler og håndtering av arbeidskontrakter eller fraværshåndtering.
Hvis du vil lese mer om hvordan Huma kan hjelpe deg med disse konkrete temaene kan du se lenkene her:
Huma onboarding – Verdien ligger i en sømløs start
Huma arbeidskontrakter – Arbeidsavtaler som alltid er klare
Huma fraværshåndtering – Fravær har vært komplisert, helt til nå
Selv om det er vel og fint at et HR-system minker arbeidsmengde og gjør prosesser enklere, har de en oppgave som er diskutabelt enda viktigere - å bygge organisasjonskultur. Grunnen til det er først og fremst at en god organisasjonskultur fører til mer fornøyde ansatte. Fornøyde ansatte vil være mer motivert til å til enhver tid gjøre sitt aller beste for å jobbe effektivt og passe på at det er høy kvalitet på alt de gjør. Det vil igjen føre til bedre lønnsomhet. Du kan lese mer om verdien av god kultur her: Kan endring av kultur føre til bedre lønnsomhet?
Før vi dukker helt ned i de konkrete oppgavene et HR-system kan løse for deg, kan vi nevne vår nedlastbare PDF som samler fem konkrete ting du bør tenke over når du skal velge et system som passer for din bedrift. Du kan laste ned guiden her: Last ned vår "Tips når du skal velge HR-system" guide
HR-systemets oppgaver og funksjoner
Vi har så vidt snakket om at noen av HR-systemets viktigste oppgaver er å gi en enklere arbeidsdag og bygge kultur. Vi tenker at det er fint å gå litt dypere inn i det enn bare å røre ved overflaten.
Men hvordan? La oss starte med en enklere arbeidsdag. Et HR-system skal legge til rette for at du skal spare tid på prosesser du før har brukt unødvendig mye tid på. Mye av det kan automatiseres eller effektiviseres med blant annet standardiserte maler man kan redigere etter ønske og behov.
Er du ny til HR? Les mer om hva som er typiske HR-oppgaver.
Å gi en enklere arbeidsdag er viktig, men vi vil ikke gå så langt som å si at det er det viktigste. Den er derimot nødvendig for å løse den viktigste oppgaven, for HR-systemets hovedoppgave er å hjelpe virksomheter å være en god arbeidsgiver. En god arbeidsgiver lider ikke av høy turnover og mistrivsel hos de ansatte. Det fører igjen til bedre kvalitet på arbeidet folka gjør.
La oss ta onboarding som eksempel. Når du ansetter noen nye er det en rekke oppgaver som må gjøres for å sikre en god start og at den nyansatte blir effektiv på rekordtid. Om du jobber med sjekklister og maler der du enkelt kan legge til og fjerne oppgaver. Det er jo tross alt ikke alt som er viktig for alle onboardinger, så da er det jo kjekt å kunne skreddersy listene til hver stilling, avdeling, lokasjon, osv.
Onboarding er ikke det eneste som blir enklere med maler. Andre viktige oppgaver som arbeidskontrakter sparer deg tid og gjør at du på enklest mulig måte kan følge lovbestemmelsene og krav hver gang du skal lage en ny arbeidskontrakt. Det er jo også sånn at flere kan sitte med samme stilling i en bedrift. Da er det jo bare en fordel at du kan bruke en ferdig mal hvor du kun trenger å endre på noen få ting i stedet for å skrive en helt ny kontrakt fra bunnen av hver gang. Det gjør det også enklere å holde de ansattes avtaler mer rettferdig. Du kan lese flere tips til bedre arbeidsavtaler her: Alt en leder trenger for bedre arbeidsavtaler
Et HR-system skal jo være der for folk i bedriften, og ikke bare ledelsen og en eventuell HR-avdeling. Allikevel er det ofte sånn at de ansatte ikke får røre ved HR-systemet. Vi tror at et HR-system først får full uttelling når folk også er en del av systemet. Da kan det også brukes som et kulturbyggende verktøy, med funksjoner som for eksempel nyheter, fun facts man kan legge inn om seg selv og kallenavn.
Også oppstartsselskaper kan spare seg mye hodebry med å bruke et HR-system. Når man starter en bedrift står og faller hele opplegget på teamet. Da er det viktig å ta folk på alvor. Vi har skrevet noen tanker om hvordan startups bør tenke rundt HR og å bruke teknologi for å gjøre dette rett fra begynnelsen. Les mer om det her: I en oppstartsbedrift er teamet alt! Da bør man ta på alvor at 60% feiler på grunn av nettopp dette.
Syv funksjoner et HR-system må ha
Noen funksjoner og tjenester er kjekke, fine, kanskje til og med morsomme å ha, mens andre er helt essensielle for et godt HR-system. Funksjoner som dekker helt nødvendige oppgaver innen personaladministrasjon - hele veien fra en ansatts start til fast inventar på kontoret til siste dag på jobb.
- Onboarding
- Arbeidsavtaler
- Folk
- Fravær
- Medarbeidersamtaler
- Integrasjoner
- Guider, maler, webinarer og handbøker
Onboarding
Vi kan si at onboardingen legger hele grunnlaget for hvordan en nyansatt kommer til å trives på sin nye arbeidsplass. Ja, det er ifølge Urbanbound sånn at 69% av ansatte sier det er større sannsynlighet for å fortsette i en ny jobb om de opplever god onboarding. Da vil du vel legge til rette for en god start?
Enhver HR-plattform bør ha en funksjon som gjør onboardingen enklere for den som arrangerer den og bedre for den som skal onboardes. Det kan være med enkle og skreddersybare sjekklister, påminnelser eller kanskje et gamifisert løp. Det er jo mange oppgaver knyttet til onboarding, og fort gjort å glemme noe - enten det er en liten bagatell eller noe skikkelig viktig. Onboardingsfunksjonen burde også kunne brukes til offboarding. For å lære mer om god onboarding kan du lese denne artikkelen: Hvordan lykkes du med onboardingen av nyansatte?
Arbeidsavtaler
En av de aller viktigste oppgavene under onboardingen er å skrive arbeidsavtale. Det er mange fallgruver man kan havne i når man skal lage arbeidsavtaler. Lover som må følges og krav som må oppfylles. Man vil jo helst kunne slippe å tenke på alle disse lovene og kravene, og akkurat derfor er det så lurt å tilby enkle maler som alltid er oppdatert etter lovverket. Maler der du bare trenger å fylle inn de tomme feltene.
Før i tiden var reisen til en arbeidskontrakt mye lengre enn den er nå. Man måtte skrive den, printe den, levere til nyansatt som kanskje kom med kommentarer til feil og endringer, så må man sende den tilbake for redigering, printe ut og sende igjen, underskrive, skanne og til slutt sende tilbake. Nå kan alt det gjøres på data, med digitale kontrakter og digital signering.
For å hjelpe dere i gang har vi, i samarbeid med Advokatfirmaet Schjødts eksperter på arbeidsrett, laget en mal for dere. Du kan lese mer om den her: Arbeidsavtaler som alltid er klare
Folk
Det er helt essensielt å ha oversikt over alle folka på jobb - hvem de er, hva de gjør og når de er tilgjengelig. HR-plattformen din burde ha en enkel oversikt der alle kan finne ting som kontaktinformasjon, fødselsdag og annen viktig informasjon. En slags vei inn til de ansattes profiler. Disse profilene inneholder jo en del sensitiv informasjon og da er det naturligvis veldig viktig at profilene følger reglementet rundt GDPR, og at det kun er de som skal ha tilgang til den sensitive informasjonen som har den tilgangen.
Fravær
Som leder er du pålagt lov å ha oversikt over fraværet på arbeidsplassen. Du må også årlig kunne redegjøre for fraværet i bedriften. Da er det kanskje interessant å vite at det faktiske fraværet og det registrerte fraværet veldig sjelden stemmer overens. Når forskjellen mellom det faktiske og det registrerte fraværet blir stor så betyr det store summer tapt. Les mer om det her: Det registrerte og det faktiske fraværet er sjelden det samme
Derfor bør HR-plattformen ha en funksjon som fikser sånt for deg. Der skal de ansatte enkelt kunne registrere fraværet sitt selv i sanntid, sånn at fraværskalenderen til enhver tid er oppdatert. Det gjør ikke bare redegjørelsen enklere, men også å allokere arbeidskraft i perioder med mye fravær - både de som kommer plutselig som for eksempel i influensasesongen, eller de du kan forberede deg på, som fellesferien.
Maler for medarbeidersamtaler
Vi kan vel alle være enige om at medarbeidersamtaler er viktige. Vi mener så viktige at du bør ha flere i året, gjerne hvert kvartal. Da er det viktig å nevne at medarbeidersamtaler ikke bare er det som skjer inne i møte. Det er også forberedelser før møtet og oppfølging etterpå. Da bør HR-systemet ditt kunne gjøre det litt enklere med for eksempel maler som lar det få alt før, under og etter møtet ned på papir. Vi har laget tre maler du kan laste ned her: Medarbeidersamtaler: 3 maler du trenger, hele året
Integrasjoner
HR-plattformen alene kan ikke fikse alt. Derfor er enkle integrasjoner som betyr noe for bedriften din veldig viktig. Integrasjoner som gjør dagen din litt enklere. Det kan være alt fra ERP- og rekrutteringssystemer til interne chat-tjenester. Men integrasjoner har jo ikke så mye å si om systemene ikke snakker sammen der det gjelder.
La oss ta et eksempel. Om du ansetter noen nye, skal du nesten helt automatisk kunne overføre informasjonen fra profilen hens i HR-systemet til ERP-systemet. Det samme gjelder med fraværet, og om det blir registrert fravær skal ERP-systemet få beskjed om det uten at det blir noe ekstra jobb for deg. Hovedmålet med integrasjoner er jo tross alt at du skal ha mindre å styre med, og mer tid til andre viktigere ting som du faktisk må gjøre manuelt.
Sjekk ut våre integrasjoner her. Kanskje du bruker noen av dem? La HR-systemet ditt snakke med dine andre verktøy.
Guider, maler, webinarer og håndbøker
Det er ikke bare de helt åpenbare funksjonene som er viktige i et HR-system. Vi har allerede nevnt litt om nedlastbare maler, men også guider og webinarer er veldig viktige. Gjerne holdt av eksperter enten inhouse eller innleid for anledningen. Guidene og webinarene kan handle om tips og triks som gjør at du får mer ut av HR-systemet eller om temaer innen alt i arbeidslivet - alt fra sykefravær til tips til god onboarding.
Her er en oversikt over våre guider og webinarer: Guider, verktøy og webinarer
Så, når trenger du et hr-system?
Du trenger et HR-system når du ønsker å automatisere og effektivisere administrasjonen av menneskelige ressurser. Når du ønsker å forenkle rekrutteringsprosesser, administrere ansattes informasjon, håndtere lønnssystemer og evaluere ytelse.
Med et HR-system kan du redusere manuelle feil, frigjøre tid for HR-personell, og skape bedre innsikt gjennom analyser av ansattes data. Slik styrker du organisasjonens evne til å håndtere den fulle livssyklusen til de ansatte og tilpasse deg moderne krav innen personaladministrasjon.
En liten oppsummering av hva HR-systemet skal gjøre for deg
Den aller viktigste, overordnede oppgaven til HR-systemet er å gjøre dagen din enklere. Kanskje ved å sette ting i system, eller kanskje ved å automatisere prosesser som før var tunge og tidkrevende.
HR-systemet skal ta litt av lasten fra skuldrene dine med funksjoner som gir deg mer tid å bruke på andre oppgaver. HR-systemet kan ikke gjøre alt administrativt for deg, og du kan heller ikke gjøre alt i et HR-system. Derfor er det viktig med integrasjoner som kommuniserer automatisk med HR-systemet. Det kan være for eksempel ERP-systemer, rekrutteringstjenester eller interne chat-servicer.
Om du vil undersøke om Huma er for deg kan du alltid booke en gratis demo med en av våre eksperter.
Huma har laget en HR-ordbok som kan forklare ord og uttrykk som brukes i HR-verden. I den kan du lese deg opp på alle ord som trengs for å forstå når HR-folk slenger rundt seg med forkortelser og stammespråk. En liten hemmelighet: Det er ikke alltid så vanskelig som det kan høres ut:)
Terminologi i denne artikkelen fra HR-ordboken:
Kilder:
https://www.dinhr.no/2016/03/07/hr-hva-er-det-egentlig-og-hvorfor-er-det-sa-viktig/
https://www.urbanbound.com/hubfs/Inbound_eBooks/Onboarding_4_Missing_Elements_ebook.pdf
