Kommunikasjon er vanskelig. La oss bare slå det helt fast med en eneste gang. I denne artikkelen skal vi prøve å se litt på hvordan man kan kommunisere godt og kikke litt på hva man kan gjøre når det oppstår uenigheter, i arbeidslivet altså. Kommunikasjon og konflikter på hjemmebane får du finne ut av selv..
En av de tradisjonelle modellene om kommunikasjon som undervises på skolen består av tre deler: En sender, et budskap og en mottaker. Hadde verden vært så enkel, ville vi nok aldri hatt misforståelser eller uenigheter. Det som denne modellen ikke belyser er de ulike tolkningene som foregår innad i samme modell.
Hvis jeg er sender, så har jeg en innebygget forståelse av hva et budskap betyr. Det er min tolkning. Jeg kommer altså så og si alltid til å snakke med et utgangspunkt i hvordan jeg ser verden. Jeg deler budskapet mitt ut i fra min tolkning av det.
Mottakeren av budskapet mitt er jo også vokst opp med et bilde av verden. Det er virkelig ikke sikkert at de to bildene ligner på hverandre i det hele tatt. Her finnes det masse eksempler, ulike kulturer, ulik økonomisk bakgrunn, ulike kjønn, ulike utdanningsnivåer, ulike referanser og så videre.
Mottakeren som hører det jeg sier, kommer til å dekode mitt budskap inn i sitt bilde av verden. Her kan du sikkert se at det oppstår mange muligheter for misforståelser. Min tolkning og mottakers tolkning kan resultere i at vi sitter med to helt forskjellige bilder av situasjonen vi er i. Det er altså ingen garanti at det du sier ender opp som det du mente i hodet til den du snakker til. Så hvordan kan vi minimere rommet for disse misforståelsene?
Etterhvert som folk blir bedre kjent med hverandre, minsker disse gapene. Du lærer at kollegaen din som alltid høres streng ut på jobb, egentlig ikke er sur, hen er bare opptatt av å være tydelig, for eksempel.
Kommunikasjon
En snarvei til å få bedre kommunikasjon på arbeidsplassen er å samle teamet og snakke om hvordan dere vil at kommunikasjonen skal være. Det å avtale noen kjøreregler er en genial måte å spare tid på fremtidige misforståelser.
Et annet tips til god kommunikasjon kommer fra radioverden. Radioverter som har direktesendte programmer blir ofte lært opp til å bruke dette trikset for å fylle tiden med prat, når man ikke alltid har noe å prate om. Her er oppskriften: Fortell hva du skal gøre, gjør det og fortell hva du har gjort.
Her er et eksempel fra arbeidslivet: Teamet ditt skal løse en stor oppgave. Dere har blitt enige om hvem som gør hva, og når arbeidsdagen starter, deler dere alle en liste over hvilke oppgaver dere skal løse den dagen. Så gjør dere oppgavene, og på slutten av dagen deler dere en liste over hva dere har gjort. Ikke vanskelig, men utrolig effektivt!
Les også: Dette er typiske HR oppgaver
"Ved å kommunisere godt, behandle hverandre med respekt og ha døra på gløtt i ditt eget hode for at det ikke er sikkert du ser hele bildet, så kommer man langt!"
Overkommuniser!
“Antakelser er starten på alle tabber” pleier min leder å si (med et litt annet språk). Han har et sabla godt poeng, i det å anta at noen forstår hva du tenker i stedet for å si det, så lener du deg ene og alene på ditt eget verdensbilde. Du tar ikke høyde for at det går an å se situasjonen på en annen måte enn du selv gjør. Så med å være overtydelig og si høyt flere ganger, ofte på flere måter, hva det er du tenker, så minimerer du gapet det går an å putte andre tolkninger inn i.
Av og til blir det knute på tråden
Når man jobber sammen hver dag over tid, så er det nesten uunngåelig at man havner i situasjoner der man er uenige. Da er det viktig å huske at det går an å prate seg frem til løsninger i de aller fleste situasjoner. For å gi deg noen håndfaste tips til hvordan du kan løse de vanligste konfliktene på en arbeidsplass har vi pratet med eksperter på dette feltet. Vi fikk hjelp av HR-huset til å lage en liste over de vanligste konfliktene på en arbeidsplass og hvordan man løser dem. Her er lista:
1. Konflikter om mål, midler, metoder
Dette er typisk uenighet om konkrete målsetninger, samt hvilke midler og metoder man legger til grunn for å nå disse målene. Det kan for eksempel være strategiske prioriteringer eller prioritering av arbeidsoppgaver.
Håndtering: Vi mener åpenhet og dialog vil føre til effektiv problemløsning. Gjennom dialog vil man også skape grunnlaget for en kultur som legger bedre til rette for at partene får komme med sine argumenter og innvendinger, samtidig som man understreker at god og tydelig kommunikasjon er viktig. Altså, snakk sammen og lytt aktivt!
2. Konflikter om begrensede ressurser (penger, tid, plass, personale m.m.)
Denne typen konflikt karakteriseres ofte med at noen er misfornøyd med tildelte ressurser eller budsjetter. For eksempel ved nødvendig permittering, er det ikke uten videre enkelt å forstå for en medarbeider som blir berørt. Enten fordi de ikke har innsikt i årsaken eller ser det store bildet.
Håndtering: Større grad av informasjon i forkant og forankring av felles mål. Her er det viktig at ledere gir godt med informasjon, involverer og er transparente på realiteten. Dersom det likevel blir konflikt kan det være klokt å forhandle seg frem til et kompromiss.
En leder som for eksempel kjører gjennom uten å informere, involvere og være transparent vil stå i fare for å miste tillit og dedikasjon.
3. Konflikter om verdier og holdninger (”Hva er riktig og hva er galt”)
Dette er ofte dypere konflikter hvor man er uenige om hva som er riktig og hva som er galt.
Håndtering: Her må dere først og fremst finne ut om alle i selskapet har en forankring til de felles verdier og holdninger dere som selskap ønsker. Det er enklere å ta diskusjon som verdi og holdninger før en konflikt oppstår, enn når man står i den. Legg til rette for dialog og respekt for hverandre, prøv å ha åpen kommunikasjon.
4. Personlige konflikter (Identitet, selvfølelse, avvisning, tillitsbrudd)
Her snakker vi ofte om personlige utfordringer som kan være knyttet til mange forhold. Vi har sett flere ulike typer, men identitet, selvfølelse, avvisning og tillitsbrudd går igjen.
Konflikter av denne typen fører ofte til dårlig psykisk arbeidsmiljø og kan være svært komplekse og ikke minst ødeleggende for et arbeidsmiljøet. Det er snakk om følelsesmessige uenigheter hvor forholdet mellom partene har tatt skade.
Håndtering: Åpen kommunikasjon og aktiv lytting hvor partene får tid til å snakke sammen og lytte til hverandres versjoner. Er man som leder i tvil om hvordan man skal gå frem, bør man søke hjelp hos en annen leder, en fagperson eller hos HR.
Pust med magen
Her har du fått noen tips om hvordan du kan kommunisere bedre, hvordan misforståelser oppstår, og noen eksempler de vanligste konfliktene på en arbeidsplass og hvordan du skal håndtere dem. Husk at dette ikke er enkle greier, og når konflikter begynner å spisse seg til, er det helt naturlig at det følger med en del følelser for begge parter. Prøv å holde hodet kaldt og puste med magen.
Dessuten går det an å spare seg enormt mye tid og stress med å tenke på hvordan man kan forebygge konflikter. Ved å kommunisere godt, behandle hverandre med respekt og ha døra på gløtt i ditt eget hode for at det ikke er sikkert du ser hele bildet, så kommer man langt!
