Offboarding er et samlebegrep for alle de prosessene, valgene og oppgavene som inngår i å avslutte et arbeidsforhold. Det er ganske mye greier å huske på, så det kan være lurt å få en struktur rundt prosessen. Med en solid offboarding struktur vil det være lettere for deg å gjøre det som er aller viktigst, nemlig å se den ansatte og være tilstede for den.
Hvordan få til en vellykket offboarding av ansatte
Her er lister helt magisk! Skriv huskelister slik at du ikke glemmer alle de praktiske oppgavene. Har den ansatte levert tilbake utstyr som tilhører bedriften, har IT sørget for at tilganger er fjernet. Når mister en tidligere ansatt tilgang til eposten, og har alle nøkler og sånn blitt levert tilbake? De praktiske oppgavene høres kanskje selvsagte ut, men det blir mange av dem, og de skal ofte løses på kort tid. Derfor er det gull verdt å bruke en fast struktur på avslutnigen av arbeidsforholdet.
Alt det andre:
De andre delene av en god offboarding er kanskje mindre selvsagt, men de er absolutt ikke mindre viktige! For eksempel, har resten av teamet fått beskjed i god tid før den aktuelle ansatte slutter? Team som har jobbet sammen over tid trenger å få mulighet til å prosessere at en person forsvinner. Er det oppgaver som bør delegeres til de andre? Skal man ansette noen nye til å fylle stillingen, og hvem skal ta seg av opplæring av den nye? I noen tilfeller vil kanskje personen som skal slutte ha mulighet til å lære opp sin etterkommer, og da sikrer bedriften mye bedre at kunnskap ikke går tapt, men kan leve videre. Hvis ikke direkte opplæring er mulig, er det lurt at den som slutter begynner å dokumentere jobben sin på ett eller annet vis. Da er det mye lettere for en fremtidig ansatt å ta over oppgavene.
I kommunikasjonen med resten av bedriften er det viktig å være transparent. Vær åpen om at personen skal slutte, og fortell så mye om grunnen til avslutnignen som du føler trengs for at resten av temaet forstår.
Her trenger man selvfølgelig ikke å brette ut hemmeligheter, men målet er å gi nok informasjon til resten av teamet slik at det ikke oppstår masse rykter, det er aldri en god løsning. Vis respekt ovenfor den som slutter, det bygger tillit hos resten av de ansatte. Dersom de ser at ledelsen setter pris på de ansatte helt til siste slutt, vil det være med på å styrke kulturen internt i bedriften.
Exitintervjuet ved offboarding:
Det er ikke alle bedrifter som har som praksis at de gjennomføre exitintervju ved offboarding, og det er synd å gå glipp av denne unike muligheten til å lære om seg selv. Dersom personen som slutter føler seg trygg og kontrakten dessuten er ferdig, har man en helt unik mulighet til å få personen til å dele åpent om hvor man ser rom for forbedringer i bedriften. Den som utfører exitintervjuet bør se på intervjuet som en anledning til å lære og vokse. Be den ansatte om å komme med forslag til hvordan bedriften kan bli bedre, og spør hvorfor personen ønsker å slutte. Dette kan være en fin anledning til å bli ferdig med konflikter og uenigheter og få en fin avslutning på et arbeidsforhold.
For bedriften er exitintervjuet potensielt en unik mulighet til å få høre sannheten om seg selv fra en person med dyp kunnskap om organisasjonen, men som ikke lenger har det innebygde insentivet om å være enig med sjefen.
Skaff deg et verktøy for offboarding:
Det kan være en god idé å ha et verktøy som kan hjelpe deg å huske på alt som skal gjøres. Dersom alle de praktiske oppgavene er strukturert i en god prosess, og rett person får beskjed når den skal gjøre en oppgave, kan du fokusere på det viktigste.
Dersom exitintervju og offboarding utføres likt over tid kan man begynne å se trender. Det er ganske nyttig informasjon for en bedrift å ha. Hva er grunnen til at folk slutter hos oss? Hvordan har tiltak hjulpet på å beholde ansatte? Dette er ekstremt verdifull innsikt, og spesielt dersom man har funnet den spesifikt for sin egen organisasjon. Da kan man begynne å handle på et solid grunnlag av innsikt, og ikke bare synsing.
Hold kontakten!
Sist men ikke minst er det viktig å holde kontakten med tidligere ansatte. Ta dine alumni på alvor. De sitter fremdeles på enorme mengder kunnskap som kan være nyttig for eventuelle nyansatte som skal overta stillinger å kunne lene seg litt på. Dessuten bør man aldri utelukke at en tidligere ansatt kan komme tilbake til bedriften din ved en senere anledning. Du kan for eksempel legge til tidligere ansatte i en mailingliste og holde dem oppdatert med et nyhetsbrev. Eller i det minste legge dem til på linkedin, for at dere kan holde kontakten. Alt hjelper!
Kilder:
3 Best Practices for Employee Offboarding by Employers Council
