“Er du tilbake…?”

Å ivareta ansatte som er lenge borte fra jobb på grunn av permisjon er viktig for å sikre at de føler seg støttet og verdsatt. Det reduserer faren for turnover, og øker sjansen for at de ansatte er engasjerte promotører av arbeidsplassen - selv når de er en lang periode “utenfor” arbeidslivet. 

For en tid tilbake snakket jeg med en som hadde kommet tilbake fra permisjon, og fikk en veldig dårlig oppstart. Lederen hadde glemt at hun skulle komme tilbake den dagen, og ingen kollegaer visste det heller. I stedet for en forberedt og hyggelig velkomst, kom hun tilbake til kollegaer som så ut som spørsmålstegn da de så henne. “Er du tilbake?” var velkomsten hun fikk. 

100.000 foreldre i permisjon som vil holdes oppdatert

I 2023 ble det født over 50.000 barn i Norge. Det betyr omtrent 100.000 arbeidstakere i  foreldrepermisjon. Mødre og fedre har rett på 15 uker permisjon hver, og i tillegg har de 16 uker fellesperiode som de kan dele fritt mellom seg. For de fleste betyr det et langt avbrekk fra jobb. 

Underveis i permisjonen kan det ha skjedd store endringer på arbeidsplassen: noen har sluttet og andre har kommet til, det har kanskje vært omorganiseringer eller andre ting som gjør at arbeidsplassen man kommer tilbake til ikke er den samme man forlot. Dette, kombinert med en ny dimensjon av ansvar og travelhet i hverdagen (særlig for førstegangsforeldre), gjør at overgangen tilbake til arbeid kan bli tung.

Av flere grunner er permisjonstiden en tid hvor turnover-intensjonen øker hos ansatte. Det er naturlig at tilhørigheten til organisasjonen svekkes når man er så lenge borte, og lange trilleturer i frisk luft gir rom for å vurdere hvordan hverdagen hos arbeidsgiver har vært, og hva man kan tenke seg å drive med etter permisjon. 

Noen kjappe tips

Her er noen konkrete tips til ting du kan gjøre for å sikre god dialog og tilhørighet når ansatte skal ut i permisjon: 

1. Samtale før permisjon: inviter den ansatte til en samtale i god tid før permisjonen starter. Få oversikt over arbeidsoppgaver og prosjekter som skal overleveres før permisjonen starter, og legg en plan for hvordan man løser det hvis den ansatte blir sykemeldt, og må ut før planlagt permisjon. Snakk med den ansatte om hvilke tanker og forventninger den har til dialog og oppfølging gjennom permisjonstiden. Spør gjerne også den ansatte hvordan den ønsker at kommunikasjonen foregår underveis i permisjonen — om den vil følge med på e-post og interne kanaler eller om dialog skal gå over SMS/telefon.
   
   
2. Avslutning: organiser en lunsj eller bestill kake, og inviter til en liten markering før den ansatte skal ut i permisjon. Hvis dere har mulighet kan det være hyggelig å gi en gave til den nye verdensborgeren.
   
   
3. Oppretthold kontakt: Ha regelmessig kontakt med den ansatte under permisjonen. Send en hyggelig melding eller e-post for å sjekke inn, og gi dem beskjed om hva som skjer i bedriften mens de er borte. Vis interesse for deres velferd, og la dem føle seg inkludert i arbeidsmiljøet selv om de er fraværende. Sørg for at den ansatte får alle invitasjoner til sosiale arrangement, sommerfester og julebord. Det er ikke sikkert den ansatte ønsker eller har mulighet til å delta, men det er viktig at den vet at den føler seg velkommen og inkludert. Husk også på å gi informasjon til den ansatte hvis det skjer store eller viktige ting mens den er borte. Det kan dreie seg om omorganiseringer, oppkjøp, lederbytte eller andre ting som vil ha innvirkning på hvordan arbeidsplassen ser ut når den ansatte kommer tilbake.
   
   
4. Opplæring og oppdatering: Sørg for at den ansatte får tilgang til nødvendig opplæring og oppdateringer i løpet av permisjonen, spesielt hvis det har vært endringer eller utviklinger i arbeidet.
   
   
5. Gjenforening med kolleger: Planlegg en velkomstfest eller en uformell samling for å gjenforene den ansatte med kollegaene etter permisjonen. Dette kan bidra til å lette overgangen tilbake til arbeidsmiljøet. Sørg for at eventuelle nye ansikter blir presentert/introdusert.
   
   
6. Onboarding og opplæring: Den ansatte har vært mange måneder borte fra jobb, og det kan være overveldende å komme tilbake. Det kan være nye systemer, nye kollegaer, kanskje til og med nye oppgaver vedkommende skal sette seg inn i. Sørg for å ha en god plan for de første dagene, og gi vedkommende innføring og opplæring i det som er nytt eller som kanskje ligger litt langt bak i hukommelsen. 

Et lite bonustips!

Nå tenker du kanskje at det hadde vært veldig greit om du kunne fått disse punktene inn i en sjekkliste og blitt påminnet oppgaver underveis i permisjonstiden? Det kan du! 

Med Huma sin nye modul kan du lage en samling av oppgaver som skal gjøres i forbindelse med permisjon. Når en ansatt skal ut i permisjon er det bare å aktivere sjekklisten — også kan du jobbe videre med dine ting, og samtidig få påminnelser underveis som hjelper deg til å sikre at både tiden før, under og etter permisjon blir bra for dine ansatte!  

Vi har laget en mal som du kan ta utgangspunkt i, men du kan så klart tilpasse den og skreddersy den for din organisasjon. Last ned malen her. 

Om Value Group

Value Group er et kompetansemiljø som leverer tjenester innen økonomi, HR og teknologi. De jobber med spennende vekstbedrifter innen ulike bransjer. De har som mål å skape bransjens beste kundeopplevelser og være den beste arbeidsplassen for sine ansatte.