Bergens stolthet – Sportsklubben Brann – har holdt på siden 1908, og er et hjem for alle bergensere med lidenskap for fotball. Brann er en klubb rik på historie, med en trofévegg få kan måle seg med. Nå bruker de Huma, og en av de mest aktive i HR-systemet er kommersiell leder, Therese Andvik Rygg. Her kommer hennes erfaringer med et nordisk HR-system.
| Industri: | Idrettsklubb |
| Størrelse: | 256 |
| Lokasjon: | Bergen |
Timesvis med leting i store Excel-ark førte til jakten på HR-system
Therese har jobbet i Brann i fem år, og helt frem til de begynte med Huma høsten 2024, har de brukt Excel til mye av personaladministrasjonen, blant annet til å holde personopplysninger og fraværsregistrering. Og med over 250 ansatte, er det ingen overraskelse at Excel blir tungvint.
Det var slik Brann fant ut at de måtte få en egnet plattform for å holde styr på alt som har med ansatte å gjøre. Målet var å profesjonalisere klubben enda mer, og frigjøre tid de heller kunne bruke til å levere på banen.
Søkeprosessen foregikk med et omfattende anbud der flere konkurrerende tjenester var med. Etter nøye vurdering fant de ut at Huma var det HR-systemet som passet dem best.
“Vi satt med fingeren i vinden når vi
rapporterte sykefraværet fra kvartalet”
Da Therese, og resten av gjengen i Brann brukte Excel, møtte de på problemer som påvirket effektiviteten. Når hun trengte en kollegas nummer gikk det med mye tid til å lete gjennom lange regneark for å finne riktig person. Og når en annen kollega trengte et nummer, kom de ofte til Therese for å spørre.
En annen tidstyv var når hun skulle ta fraværsrapporten for hvert kvartal. Hun måtte lese opp og ned endeløse regneark, som ofte ikke var så ryddige som man skulle ønske. “Vi satt litt med fingeren i vinden når vi rapporterte sykefraværet fra kvartalet,” sier Therese.
Det var en tidstyv, nå er det bare et par museklikk
Å implementere Huma ble gjort med god assistanse fra Aider Folk og Kultur, som bidro med å ta i bruk systemet på en optimal måte. Nå er alle de ansatte — både i administrasjonen, og på og rundt banen — i Sportsklubben Brann inne i Huma, og det sparer dem for mye tid og mange distraksjoner. Om noen nå trenger kontaktinformasjonen til en kollega, går de enkelt og greit inn i Folk-modulen og søker opp navnet selv på bare noen sekunder.
“Nå er det veldig lett å finne tilbake til fraværshistorikken til enhver tid.”
Sykefraværsrapportene var en annen tidstyv som tok unødvendig mye tid i ufullstendige arbeidsark. Nå som ansatte selv registrerer sykefraværet i Fravær-modulen legger det seg automatisk inn i Huma. Da kan Therese bare trykke på noen få knapper så eksporteres rapporten automatisk. Nå er den også helt korrekt hvert kvartal, og det var ikke bare bare i Excel. “Før måtte vi bare håpe at de ansatte husket sine egne fraværsdatoer om vi ikke fant dem. Nå er det veldig lett å finne tilbake til fraværshistorikken til enhver tid,” sier hun.
Som leder for Kommersiell Avdeling i Brann, er Therese nå veldig glad for å spare disse timene, sånn at hun kan bruke tiden sin der hun faktisk skal. Avslutningsvis forteller hun at det er så deilig å ha én plattform for all personaladministrasjon, og hun nå gleder seg til å bli bedre kjent med Onboarding-modulen. Det gjør vi også! Tusen takk for praten, Therese!
