I Driftig Eiendomsservice er daglig leder også HR-avdelingen – Huma gjør det mulig

Driftig Eiendomsservice AS er et heleid datterselskap av OBOS Eiendom og leverer driftstjenester for kommersielle eiendommer i Oslo-området. Tekniske tjenester, daglig drift, vedlikehold og oppdragsbaserte tilleggstjenester for leietakere – fordelt på et operativt team med driftsteknikere, teamledere og arbeidsledere på tvers av flere bygg.

Daglig leder Ole Eidslott sitter uten en dedikert HR-person. Det betyr at han håndterer personaladministrasjonen selv. Alt fra sykefraværsoppfølging til NAV-dokumentasjon, mellommenneskelige prosesser, nyansettelser og resten av de mange jobbene HR-folk holder på med. Vi slo av en prat om hvordan Huma bidrar til at en daglig leder også kan være en hel HR-avdeling.

Med HR-system helt fra start

"Driftig er en ung organisasjon, og vi har hatt Huma med oss helt fra starten." Det var noe av det første Ole fortalte oss da vi tok en prat. Det var et enkelt valg for Ole og Driftig. De ville rett og slett unngå å bygge opp mange manuelle rutiner for så å rydde opp i dem og digitalisere senere. "Vi ville gjøre det riktig allerede fra dag én."

"Huma fyller i praksis den rollen for oss. En HR-one-stop-shop, rett og slett"

Videre forteller Ole om en av de viktigste ambisjonene i bedriften: "Det skal være enkelt å være ansatt i Driftig, enten du er driftstekniker ute i felten eller teamleder med personalansvar." Da trengs det ett sted hvor alt personalrelatert lever, og ikke et sammensurium av e-posttråder, mapper og notatlapper. "Vi er en operativ organisasjon uten intern HR-funksjon, så Huma fyller i praksis den rollen for oss. En HR-one-stop-shop, rett og slett," sier Ole.

Og at det ble nettopp Huma, var et ganske enkelt valg. En kombinasjon av pris, funksjonalitet, og kanskje aller viktigst, en god avviksmodul var det utslagsgivende. Implementeringen av systemet var heller ikke et problem, skal vi tro Ole. "Jeg vil tørre å påstå at Huma er et av de enkleste programmene på markedet," forteller han.

«Jeg vil tørre å påstå at Huma er et av de enkleste programmene på markedet»

God oversikt og sporbarhet

Som kombinert daglig leder og HR-person får Ole en rekke fordeler av å samle alt personalrelatert i ett HR-system. To av de viktigste er oversikt over hva som skjer og en enkel mulighet til å spore opp hva som har skjedd tidligere.

"Det handler like mye om rettssikkerhet for den ansatte som ryggdekning for selskapet."

Et eksempel han nevner er krevende personalsaker, som de av og til opplever. Da er det avgjørende å kunne gå tilbake i tid for å se hva som er gjort, hvem som har gjort det og når det ble gjort. "Det handler like mye om rettssikkerhet for den ansatte som ryggdekning for selskapet."

Mer selvledelse og enklere håndtering av avvik

Allerede før Driftig begynte med Huma helt i selskapets oppstart, visste de at Fravær ville bli en viktig modul. Det viste seg også å stemme. Det gjør det enklere for de ansatte å søke om alle typer fravær, og for ledere å vite hvem som er på jobb og å planlegge ressursallokering.

Som driftsorganisasjon i kommersielle bygg, er feil og uhell helt umulig å unngå. Driftig håndterer tekniske feil, HMS-avvik og hendelser på tvers av mange bygninger daglig. Da er et godt system for avvikshåndtering helt essensielt.

"Nå får vi inn mange flere avvik enn før vi begynte å bruke modulen," sier Ole. Det høres kanskje ikke ut som en positiv ting, men det er faktisk veldig bra. Økningen i avvik skyldes ikke flere avvik, men en mye lavere barriere for å melde dem inn. Det betyr altså at flere avvik nå blir håndtert riktig, og ingen blir skjøvet under teppet. "Det blir så mye enklere med Humas gode app," fortsetter han.

"Vi er en liten administrasjon med vitende og vilje og Huma hjelper oss med å gjøre det mulig."

Det er ikke bare Humas egne funksjoner Driftig sparer tid og hodebry på heller. "Alt med NAV/Altinn bruker jeg mye mindre tid på nå, rett og slett fordi integrasjonen funker så bra." Han fortsetter med å nevne at de også bruker integrasjonen med Tripletex.

Ole forteller at det er vanskelig å tallfeste akkurat hvor mye tid de sparer på forskjellige prosesser siden de har brukt Huma fra oppstart, men én ting er sikkert, sier Ole: "Vi er en liten administrasjon med vitende og vilje og Huma hjelper oss med å gjøre det mulig."

Her i Huma så vet vi at det ikke er alle små og mellomstore bedrifter som har mulighet til å ha en dedikert HR-avdeling. Å få beviset på at det er mulig, svart på hvitt, fra Ole og Driftig Eiendomsservice, er noe vi setter utrolig stor pris på. Tusen takk for det og for en trivelig prat, Ole!

Ofte stilte spørsmål om å drive HR uten en HR-avdeling