Vähemmän manuaalisia prosesseja Human Tripletex-integroinnin ansiosta
Tietoa ABC Elektrosta
ABC Elektro AS tarjoaa sähköasennuspalveluja ja on pitkään käyttänyt Tripletexiä palkkajärjestelmänään. Yritys tarvitsi henkilöstöhallintojärjestelmän ja löysi Human Tripletexin kautta. Pyysimme HR-päällikkö Madelen Melbøeta kertomaan kokemuksia Human käyttöönotosta ja siitä, miten Huma on helpottanut Madelenen ja hänen kollegojensa päivittäistä työtä.
Kertoisitko hieman yrityksestänne?
Mielelläni. Sähköasennusyrityksemme on perustettu 12 vuotta sitten ja meillä on 16 työntekijää. Yrityksen kotipaikka on Horten, mutta toimimme koko Vestfoldin alueella.
Pitääkö paikkansa, että saitte tietää Humasta Tripletexissä olevan integrointiluettelon kautta?
Olen itse melko uusi toimessani yrityksen HR-vastaavana, ja kaipasin työkalua, jonka avulla tärkeimmät henkilöstöhallinnon tiedot saataisiin koottua samaan paikkaan. Lisäksi ratkaisun piti olla nykyaikainen sekä helppo ja selkeä käyttää. Käytämme Tripletexiä palkkahallintoon ja työajanseurantaan. Siksi tarvitsimme HR-järjestelmän, joka voitaisiin integroida nykyiseen järjestelmään. Näin tieto siirtyisi järjestelmien välillä nopeasti ja vaivatta.
Miten integrointi sujui?
Human käyttöönotto oli todella nopeaa! Kun olin luonut Huma-tilini, minun tarvitsi vain painaa painiketta järjestelmän integroimiseksi. Sitten hain niin kutsutun avaimen Tripletexistä ja syötin sen Humassa. Tripletex-integroinnin myötä pystyin siirtämään aktiivisia työntekijöitä Tripletexistä Humaan. Kaikki työntekijät siis siirrettiin automaattisesti Humaan ja yhdistettiin. Kun työntekijä kirjautuu sisään, hän voi lisätä itseään koskevia tietoja. Käyttöönotto vei kaikkiaan vain muutamia minuutteja! Luulin, että HR-järjestelmän asentaminen olisi vaativampi toimenpide. Se osoittautuikin huomattavasti helpommaksi, ja pystyin tekemään sen täysin omatoimisesti.
Nyt kun Huma on käytössänne Tripletex-integrointeineen, mitkä muut järjestelmän moduulit ja toiminnot voisivat hyödyttää yritystänne?
Tulemme käyttämään monia toimintoja, itse asiassa useimpia niistä. Käytämme aktiivisesti intranetiä uutisten julkaisemiseen, kaikki henkilöstöasiakirjat täytyy digitoida ja lisätä ja olemme määrittäneet perehdytysprosesseja. Lisäksi olemme kokoamassa HSE-tiiimiä, jossa työsuojeluvaltuutettu, toimitusjohtaja ja henkilöstöhallinto voivat jakaa HSE-työhön liittyviä asiakirjoja.
Miksi valitsit Human ja millaisia kokemuksia teille on kertynyt siitä?
Olen tyytyväinen Human pääperiaatteisiin: käyttöönotto on todella helppoa, järjestelmään ei tarvitse sitoutua ja piilokuluja ei ole. Saan asiantuntevia vastauksia kysymyksiini, ja tietenkin oli hienoa, kun pystyimme yhdistämään henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon sekä työajanseurannan. Kaikki on niin paljon helpompaa, kun työntekijät pystyvät itse tekemään enemmän. Saimme järjestelmän, jossa voimme säilyttää yrityksen tärkeitä tietoja. Tärkeää tietoa sisältävillä sähköpostiviesteillä on taipumus hukkua viestitulvaan, ja niitä luetaan vain satunnaisesti. Työntekijät ovat koko ajan kirjautuneena järjestelmään sovelluksessa, joten he tulevat lukeneeksi uutiset – onhan Huma koko ajan mukana kännykässä. Mobiililaitteeseen tulee ilmoitus aina kun uutinen julkaistaan. Viestintä on tärkeä fokusalue joka yrityksessä, ja tällaiset ratkaisut todella auttavat yrityskulttuurin rakentamisessa.
”HR:n manuaaliset prosessit vähenevät, ja työntekijät ovat yksinkertaisesti paremmin perillä monista henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista.”
Myös perehdytys on paljon helpompaa kuin ennen. Järjestelmässä voidaan luoda prosessi, jossa on määritetty valmiiksi menettelytapa työkalujen ja työvaatteiden tilaamiselle sekä koulutukselle. Samaa prosessia voidaan sitten helposti käyttää kaikkien uusien työntekijöiden kohdalla. Nämä työntekijät saavat järjestelmän kautta automaattisesti tietoa perehdytyksen yhteydessä. Näin kaikki uudet työntekijät pysyvät yhtä hyvin perillä asioista! On todella hyvä, että järjestelmään voidaan luoda erilaisia perehdytysmoduuleja. Näin voidaan huomioida eri tehtävien erilaiset tarpeet, mitä tulee koulutukseen ja seurantaan. Yrityksessämme on luotu yksi perehdytysmoduuli ammattiopissa oleville ja yksi asentajille, jotta erilaiset tarpeet tulevat huomioiduksi.
Huma myös auttaa varmistamaan, että arkaluontoisia tietoja hallinnoidaan asianmukaisesti ja että GDPR:tä noudatetaan. Voimme digitoida ja lisätä eri työntekijöihin liittyviä tärkeitä henkilöstöasiakirjoja.
Tiivistettynä: manuaalisten prosessien tarve on vähentynyt. Kun uusi poissaolomoduuli tulee saataville järjestelmään, saamme kokonaisvaltaisen digitaalisen tilannekuvan poissaoloista omalla ilmoituksella, sairauslomista sekä lomahakemuksista. HR:n manuaaliset prosessit vähenevät, ja työntekijät ovat yksinkertaisesti paremmin perillä monista henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista.
Lopuksi haluaisin antaa Humalle palautetta. Mielestäni pidätte asiakkaiden käyttökokemusta todella tärkeänä ja olette aina avoimia järjestelmän kehitysideoille. Olette myös aina tavoitettavissa, vastaatte nopeasti teknisiin kysymyksiin ja annatte hyviä vinkkejä. Hinnoittelunne ansiosta kulut ovat ennakoitavissa, eikä piilokuluja ole. Ratkaisua voi laajentaa tai supistaa yrityksen tarpeiden mukaan.
Integrointi Tripletexin kanssa voidaan aloittaa ja lopettaa yhdellä painalluksella. Se yksinkertaisesti toimii ilman että sitä tarvitsee pohtia sen enempää.
