Det er aldri noe gøy med avvik på jobb. Ikke bare fordi det kan resultere i mye uforutsett arbeid, men også fordi det ofte går utover de ansatte. Men hva er et avvik, da? Det kan være mye – blant annet farer på jobb, mobbing og trakassering, korrupsjon eller ulykker og skader. Det er nettopp dette vi skal se nærmere på i dag.
Møt håndverkeren Einar
Einar jobber i et snekkerfirma på sitt femtende år. Hele karrieren hans har vært skadefri, med unntak av små kutt, noen fliser og en og annen hammer på tommelen. En dag jobber han og en kollega med et koselig lite hus. Der skal Einar ta noen mål i en vinduskarm omtrent halvannen meter over bakkenivå. Han tar frem en liten stige og klatrer opp for å ta målene. Kort tid etter at han hadde klatret opp de få trinnene, klarer kollegaen – i et uoppmerksomt øyeblikk – å snuble i stigen slik at den velter over ende. Helt slapstick. Det er ikke langt ned til bakken, men Einar lander feil og får et lite brudd i beinet.
Auch! Der opplevde Einar sitt første avvik på grunn av en skade. Heldigvis har firmaet han jobber i Huma, så jobben knyttet til avviket blir mye enklere. La oss se på hva Kristine, HMS-ansvarlig i snekkerfirmaet, gjør.
Først: Avvik rapporteres av ansatt
Siden Einar er på legevakta, melder kollegaen hans inn avviket. Han skriver ned hva som skjedde i minste detalj for at alt skal bli riktig. Han passer også på å registrere at avvikstypen er «skade på arbeidsplassen».
Kristine får avviket inn på sin Huma-konto og tar en titt i Avvik. Hun leser over og sjekker at alt ser riktig ut før hun går videre til neste modul. I Prosesser setter hun opp en detaljert prosess for alt som må gjøres. Hun har heldigvis tenkt fremover i de fleste situasjoner og har tidligere laget en mal for oppfølging ved arbeidsskader i Huma. Der ligger det meste klart, sånn at det bare er å følge planen – hele veien fra å behandle avviket til å ønske den skadede velkommen tilbake.
Tid for å finne ut hvorfor det skjedde, og hvordan man kan unngå det senere
Avviket har mange oppgaver å løse, og Prosesser legger dem automatisk inn i Oppgaver og tildeler dem til de som skal gjøre det. Disse oppgavene kan være å kartlegge hvorfor ulykken skjedde, finne tiltak som kan motvirke slike ulykker senere, følge opp Einar som er sykmeldt, eller sette opp avviksmøte med involverte og verneombud.
Og det møtet setter Kristine opp i Møter. Før hun sender invitasjonen, legger hun til agendaen for møtet. Når møtet er sendt, kan deltakerne legge inn private og delte notater for å få mest mulig grunnlag, for eksempel hvordan ulykken opplevdes fra Einars kollegas perspektiv.
Nå er det bare å nøste opp i det
Etter at prosessen er fulgt opp og tiltak er planlagt, skriver Kristine et dokument for evaluering og loggføring. Det legges inn i Dokumenter og sendes til Einar og hans navnløse kollega for signering.
Da er det bare å ønske Einar god bedring, kanskje sende ham en blomsterbukett, og glede seg til han kommer tilbake igjen.
