Hvor lenge kan du lagre sensitive personopplysninger?
Arbeidsgiveren har ansvaret for å ikke lagre personopplysninger lenger enn nødvendig. Det betyr at opplysningene må slettes når de ikke lenger trengs. Dette er viktig, og det er deres ansvar å sørge for at det skjer. Det kan være din nærmeste leder som følger opp dette, eller det kan være automatiske systemer som hjelper med å slette eller merke opplysninger som kan slettes. Kanskje det en slik vurdering burde legges til som en del av offboardingen deres? Her kan du lese mer om hvordan automatisk og digital offboarding fungerer.
Hva påvirker hvor lenge opplysningene skal lagres?
Lengden på lagringstiden for personopplysninger kan variere. Det avhenger av flere ting. Forskjellige arbeidsgivere har forskjellige behov for å lagre opplysninger om ansatte. Det finnes også lover som kan påvirke dette. For eksempel trenger de som jobber med farlige stoffer lengre lagringstid enn de som har kontorjobber.
Vanligvis blir behovet for å lagre opplysninger mindre over tid. Men noen opplysninger må kanskje lagres så lenge personen er ansatt, og i noen tilfeller også etter at arbeidsforholdet er slutt.
Spesielle tilfeller som påvirker lagringstiden
Hvordan arbeidsforholdet har vært og hvordan det slutter, kan også spille en rolle. Hvis det har vært konflikter, eller hvis en ansatt har blitt sagt opp, kan det være nødvendig å lagre opplysningene lenger for å løse konflikter eller forsvar mot anklager om urettferdig oppsigelse, trakassering eller dårlig oppførsel.
Viktigheten av formål og rettslig grunnlag
Som så mye annet rundt personvern er formålet med opplysningene og grunnlaget for å samle dem inn er avgjørende. Du som arbeidsgiver trenger for eksempel å lagre visse opplysninger om de ansatte for å oppfylle grunnleggende plikter som lønn. Når det gjelder opplysninger om personaladministrasjon (personalmappa), er som regel slutt på arbeidsforholdet et viktig tidspunkt for å vurdere hvor lenge opplysningene bør lagres. Igjen, da passer det bra å inkludere denne vurderingen som en del av rutinene deres for offboarding. Hvis opplysningene er nødvendige for å oppfylle avtalen mellom arbeidsgiver og ansatt, som for eksempel lønnsutbetaling, kan de også lagres.
Viktig å huske
Du må være oppmerksom på at sletteplikten ikke bare gjelder for det opprinnelige formålet. Hvis det oppstår et nytt formål som ikke strider mot det opprinnelige formålet, og det er et rettslig grunnlag for dette nye formålet, kan opplysningene lagres lengre.
Som HR-leder eller daglig leder er det ditt ansvar å forstå og følge disse retningslinjene. Dette er ikke bare en lovpålagt plikt, det er også viktig for å bygge og opprettholde et arbeidsmiljø basert på tillit og respekt.
Les mer om dette temaet på datatilsynets sine hjemmesider
