Hva er en sluttsamtale og hvorfor er den viktig?
En sluttsamtale (også kalt exit-samtale) er en samtale mellom leder og den ansatte som slutter. Hensikten med samtalen er å få ærlige tilbakemeldinger om hvorfor vedkommende slutter, hva som har fungert bra, og hva som kan forbedres. Dette kan gi verdifull innsikt i arbeidsmiljøet og bidra til å styrke selskapet fremover.
PS: Skal en ansatt slutte? Her er en mal for attest
Dette kan du spørre om i sluttsamtalen
I en sluttsamtale er det viktig å stille åpne spørsmål som kan hjelpe både den som slutter, og selskapet med å få verdifull innsikt. Her er noen spørsmål du kan vurdere å stille i en sluttsamtale:
- Hvorfor vil du slutte i jobben?
- Hva har du satt mest pris på i tiden din her?
- Hva mener du kunne vært bedre?
- Hvilke utfordringer eller konflikter har du hatt i løpet av din ansettelse?
- Hva tror du vi kan gjøre bedre som selskap?
- Har du noen tilbakemeldinger om selskapets kultur, ledelse eller arbeidsmiljø?
- Hvordan har din erfaring her påvirket dine karriereplaner og utvikling?
- Er det noe vi kunne ha gjort annerledes for å beholde deg som ansatt?
- Er det annen informasjon eller tilbakemelding du ønsker å dele med oss før du går?
Ikke gå glipp av verdifull informasjon
Når en ansatt slutter er det nødvendig å sørge for at kunnskap og dokumenter overleveres til selskapet. Like viktig er det også å overføre den som slutter sine tanker om utfordringer og forbedringsmuligheter. Hvis den som slutter føler seg trygg, og alle avtaler er på plass, har du en helt unik mulighet til å få personen til å dele åpent tanker om selskapet.
Som leder bør du derfor se på sluttsamtalen som en mulighet til å bidra til å gjøre selskapet bedre. I noen tilfeller kan det også være lurt og la en annen leder i selskapet eller HR-avdelingen ta seg av sluttsamtalen, om det vil bidra til mer åpenhet fra den som slutter.
Be den ansatte om å komme med forslag til hvordan selskapet kan forbedres, og spør hvorfor personen ønsker å slutte. Dette kan også være en utmerket mulighet til å løse konflikter og uenigheter for å oppnå en god avslutning.
Sjekkliste: Få til en god offboarding av dine ansatte
Hvordan skape en trygg atmosfære?
For å få gode svar, må den ansatte føle seg komfortabel. Her er noen tips:
- Velg et rolig sted uten forstyrrelser.
- Vær åpen og lytt aktivt
- Gjør det klart at det ikke er noen "feil" svar.
- Respekter den ansattes grenser – ikke press på sensitive temaer.
Når og hvordan bør sluttsamtalen gjennomføres?
Tidspunktet for en sluttsamtale bør tilpasses den ansatte og bedriftens rutiner. Vanligvis gjennomføres den i løpet av den siste arbeidsuken, men den kan også skje tidligere hvis det er praktisk. Det viktigste er at det skjer i en setting der den ansatte føler seg komfortabel og har tid til å reflektere over sine erfaringer.
Det er mest vanlig at sluttsamtalen er muntlig, men et skriftlig svar kan fungere, avhengig av situasjonen:
- Muntlig: Gir rom for mer åpenhet og dialog. Passer best for de som føler seg komfortable med å snakke åpent.
- Skriftlig: Kan være nyttig for de som ønsker å tenke gjennom svarene sine først, eller hvis muntlig samtale ikke er mulig.
Er sluttsamtalen obligatorisk å gjennomføre?
Nei, det er ikke lovpålagt å gjennomføre en sluttsamtale. Men det er en smart praksis for å lære av erfaringene til ansatte som slutter.
Hvordan kan ansatte forberede seg til en sluttsamtale?
For å få mest mulig ut av samtalen, kan det være lurt for den ansatte å forberede seg på forhånd. Send derfor ut spørsmålene dere skal gå gjennom før møtet og oppfordre dem til å tenke gjennom spørsmålene.
Oppsummering
En avslutningssamtale er en smart måte å få tak i verdifull informasjon som ellers ikke ville kommet frem. Dette kan bidra til å løse konflikter, skape forbedringer og ikke minst avslutte forholdet på en positiv måte. Og husk, det trenger ikke nødvendigvis være et siste farvel, hold kontakt og oppretthold et profesjonelt vennskap om det faller naturlig!
