Færre manuelle prosesser med Huma sin Tripletex-integrasjon
Om ABC Elektro
ABC Elektro AS driver med elektrikertjenester og har brukt Tripletex som lønnssystem i en god stund nå. De trengte et system for personaladministrasjon og brukte da Tripletex til å finne Huma. Vi tok en prat med HR-ansvarlig Madelen Melbøe for å høre om deres opplevelser med implementeringsprosessen og hvordan Huma har gjort arbeidsdagen enklere for Madelen og kollegaene hennes.
Vil du starte med å fortelle litt om hvem dere er?
Ja, gjerne det. Vi er en elektrobedrift med 16 ansatte som startet opp for 12 år siden, og holder til i Horten, men utfører oppdrag i hele Vestfold.
Stemmer det at dere ble kjent med Huma fra listen over integrasjoner i Tripletex?
Jeg er selv relativt nyansatt i min stilling som HR-ansvarlig her i bedriften, og jeg var på utkikk etter et verktøy som kunne samle alt det viktigste rundt HR på en moderne måte som er enkel og oversiktlig for brukerne. Vi bruker Tripletex på lønn og timeføring og var derfor avhengig av et HR-system som kunne knyttes sammen med vår eksisterende løsning, slik at vi får rask og god informasjonsflyt mellom systemene.
Hvordan fungerte det å sette opp denne integrasjonen?
Å sette opp Huma gikk veldig fort! Da jeg hadde startet min Huma konto kunne jeg enkelt trykke på en knapp for å integrere mellom systemene, så hentet jeg en såkalt “nøkkel” i Tripletex og satte den inn i Huma. Med Tripletex-integrasjonen fikk jeg valget om å overføre aktive ansatte fra Tripletex til Huma, slik at alle ansatte automatisk ble lagt inn i Huma og knyttet sammen. Når den enkelt ansatte logger seg på får de anledning til å fylle inn mer informasjon om seg selv. Hele jobben var gjort på kun noen få minutter! Jeg tenkte kanskje at det å sette opp et HR-system var en litt tyngre operasjon, men det viste seg å være mye enklere enn jeg trodde - og noe jeg kunne gjøre helt selv!
Nå som du har fått på plass Huma med Tripletex-integrasjon, hvilke andre moduler og funksjoner i systemet ser du kan fungere for dere?
Her er det mange funksjoner vi skal ta i bruk, det aller meste faktisk. Vi bruker intranettet aktivt til publisering av nyheter, alle personaldokumenter skal digitaliseres og lastes opp, vi har laget onboardingprosesser, og vi er i gang med å lage et HMS team hvor verneombud, daglig leder og HR kan dele dokumenter i HMS arbeidet.
Hvorfor valgte du å gå for Huma og hvordan opplever dere det nå som dere har begynt å bruke det?
Jeg liker veldig godt prinsippene dere i Huma har satt opp, dette med at man kan komme i gang så enkelt og at det ikke er noen bindingstid, samt at det ikke er noen skjulte kostnader. Syns jeg får god hjelp når jeg har spørsmål, og så var det jo fint å koble HR og lønn/timeføring sammen. Da blir liksom alt enklere fordi alle de ansatte er mer “hands on.” Vi får en plattform for viktig info til hele bedriften. Mailer med viktig informasjon har en tendens til å havne langt ned i en innboks og leses sporadisk. Siden de alltid er pålogget via appen, ser jeg at de ansatte får med seg flere nyheter fordi Huma alltid er i lomma deres da de mottar pushvarsler på mobilen hver gang nyheter deles. Kommunikasjon er et viktig fokusområde for alle bedrifter, og løsninger som dette bidrar virkelig til å bygge kultur i en bedrift!
"Det blir mindre manuelle prosesser for HR og de ansatte blir enkelt og greit mer involvert i det meste som har med HR å gjøre."
Onboarding er også mye mer lettvint enn det har vært før. Man kan lage en rutine som lett kan brukes ved alle nyansettelser, og da er alle parameter på plass med tanke på bestilling av verktøy, arbeidstøy og opplæring. Respektive ansatte får automatisk tildelt oppgaver i systemet knyttet til onboardingen. Da er alle nyansatte sikret lik oppfølging! Det er veldig fint at man kan lage ulike onboardingsmoduler i systemet. På den måten kan man ta hensyn til at ulike roller krever ulik opplæring og oppfølging. I vår bedrift har vi utarbeidet en onboardingsmodul for lærlinger og en for montører for å kunne ta hensyn til dette.
I tillegg ser vi at Huma er med på å sikre bedre styring av sensitiv informasjon og god kontroll når det kommer til GDPR. Vi kan digitalisere og laste opp viktige personal dokumenter knyttet til de ulike ansatte.
Oppsummert så må vi styre med færre manuelle prosesser. Når den nye fraværsmodulen blir tilgjengelig i systemet får vi full digital oversikt over egenmeldinger, sykemeldinger og feriesøknader. Det blir mindre manuelle prosesser for HR og de ansatte blir enkelt og greit mer involvert i det meste som har med HR å gjøre.
Før vi avslutter har jeg lyst til å gi noen tilbakemeldinger til Huma som bedrift. Jeg opplever at dere er veldig opptatt av kunders brukeropplevelse og er alltid åpen for innspill som kan bedre systemet. Dere er alltid tilgjengelig og er raske med å ta tak i tekniske spørsmål, samt gode på veiledning. Det er forutsigbare priser og ingen skjulte kostnader, og man kan oppgradere eller nedgradere sin løsning alt etter hvilket behov bedriften har.
Integrasjon med Tripletex kan startes og stoppes med én knapp og det bare fungerer uten at du trenger å tenke på det. Les mer om hvordan Huma får mer ut av din Tripletex-investering her!
