Svalbard Adventures er aktøren du tar kontakt med når du vil oppleve noen av verdens råeste eventyr. De tilbyr guidede turer, snøscooterutleie, hotell og serveringssteder som Restaurant Polfareren og Svalbar Pub. Vi slo på tråden nordover for en prat med HR-vikar Dorthe Sommerseth for å høre om deres opplevelser med Huma.
Fra manuelle prosesser til automatisert, digital oversikt
“Vi manglet et HR-system hvor vi kunne ha total oversikt over persondata og gi ledere et verktøy for mer systematisk støtte til medarbeideroppfølging,” sier Dorthe når vi spør henne hvorfor Svalbard Adventures bega seg ut på jakten etter et nytt HR-system. Videre nevner hun at de ikke hadde et enkelt og digitalt verktøy for personalhåndbøker og kontrakter. Med andre ord var et behov for effektivisering og sikkerhet grunnen til at Svalbard Adventures begynte å søke etter et nytt HR-system.
“Huma hadde integrasjon med lønnssystemet vi bruker.” - Dorthe Sommerseth
Som i de fleste eventyr snubler man over skatten litt ved en tilfeldighet, og det var tilfellet for Svalbard Adventures også. “Huma hadde integrasjon med lønnssystemet vi bruker, Visma, så Svalbard Adventures fant det egentlig via dem,” forteller Dorthe, og legger til at valget ble tatt før hun kom inn som vikar. Etter å ha testet litt fant de også ut at Huma har en overlegen brukeropplevelse. Da var jo valget enkelt – nå hjelper Huma med å holde styr i sysakene.
“Vi har positive medarbeidere som har tatt vel imot det nye systemet.”
Vi beveger oss videre til implementeringen av systemet, som gikk helt smertefritt. “Det vi har brukt mest tid på er å samle inn kontraktene og den dataen vi hadde,” sier Dorthe. Videre deler hun at å starte med Huma, og å få dataen og kontraktene inn i Huma gikk fort og enkelt.
Å få folk inn i Huma, var ikke noe problem heller. “Vi har positive medarbeidere som har tatt vel imot det nye systemet, og spesielt ledere er godt i gang med å bruke det aktivt,” kan Dorthe dele med oss. Hun har dratt rundt til de forskjellige lokasjonene deres og hatt opplæring med de ansatte, og de har fått dreisen på Huma på null komma niks. 
Et løft i effektivitet for både ledelse, HR og ansatte
Nå har Svalbard Adventures brukt Huma en stund, og de merker effekten av å samle alt på ett sted. “For oss som jobber i HR er det viktig med et godt og oversiktlig HR-system hvor man har kontroll på medarbeidere og deres data,” sier Dorthe, og legger til at det er viktig med gode prosesser som gjør arbeidsdagen enklere for HR og ledelsen. I tillegg gir digitale signaturer og kontrakter smidigere kontraktsskriving.
Men det er ikke bare fordeler for ledelsen og HR. Nyheter holder de ansatte oppdatert på alt det spennende som skjer. “Den har vi begynt å bruke aktivt fra start med månedlige nyhetsbrev, og vi prøver å dele alt av stort og smått der,” sier Dorthe. Hun nevner også at personalhåndboka har fått et løft, og at de ansatte har dratt nytte av å kunne se alle folka som jobber i Svalbard Adventures og kontaktinformasjonen deres når det trengs.
Også er det de tingene som gjør det enklere for både ansatte og ledelsen. Onboarding bidrar til å gi nyansatte en hyggelig velkomst. Møter lar ansatte og ledere bestemme møteagendaer sammen og legge inn notater før, under og etter for mer produktive møter.
Før vi avslutter praten forteller Dorthe oss at hun synes det er godt å få inn et oversiktlig og brukervennlig system, og at hun gleder seg til å komme enda mer inn i Huma-verdenen. Tusen takk for det, Dorthe, og tusen takk for en hyggelig prat. Lykke til videre i eventyret!
