Kuinka kauan voit säilyttää arkaluonteisia henkilötietoja?
Työnantajan vastuulla on varmistaa, että henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Kun tiedot eivät enää palvele tarkoitustaan, ne on poistettava asianmukaisesti. Tämä velvoite kuuluu organisaatiolle, ja sen toteuttamisesta voi vastata esimerkiksi esihenkilö tai automaattiset järjestelmät, jotka huolehtivat tietojen poistosta tai merkitsevät ne poistettaviksi.
Olisiko järkevää lisätä tämä osaksi offboarding-prosessianne? Täältä voit lukea lisää siitä, miten automaattinen ja digitaalinen offboarding voi helpottaa henkilötietojen hallintaa.
Mikä vaikuttaa henkilötietojen säilytysaikaan?
Henkilötietojen säilytysaika riippuu useista tekijöistä. Työnantajilla voi olla erilaisia tarpeita tietojen säilyttämiseen, ja lainsäädäntö asettaa omat vaatimuksensa. Esimerkiksi vaarallisten aineiden parissa työskentelevien tietoja on säilytettävä pidempään kuin toimistotyöntekijöiden.
Yleisesti ottaen tarve tietojen säilyttämiselle vähenee ajan myötä. Osa tiedoista on kuitenkin säilytettävä koko työsuhteen ajan – ja joissakin tapauksissa vielä sen päättymisen jälkeenkin.
Erityistapaukset, jotka vaikuttavat säilytysaikaan
Työsuhteen luonne ja päättymistapa voivat vaikuttaa siihen, kuinka pitkään tietoja on tarpeen säilyttää. Esimerkiksi tilanteissa, joissa työpaikalla on esiintynyt konflikteja tai työntekijä on irtisanottu, tietojen säilyttäminen voi olla välttämätöntä mahdollisten riitatilanteiden varalta. Tämä voi liittyä esimerkiksi perusteettoman irtisanomisen, häirinnän tai epäasiallisen käytöksen selvittelyyn ja mahdolliseen oikeudelliseen puolustautumiseen.
Tarkoituksen ja oikeusperustan merkitys
Henkilötietojen säilyttämisessä keskeistä on niiden käyttötarkoitus ja keräämisen oikeusperusta. Työnantajana sinun on esimerkiksi säilytettävä tietyt työntekijätiedot lakisääteisten velvoitteiden, kuten palkanmaksun, hoitamiseksi.
Henkilöstöhallinnon tietojen, kuten henkilöstörekisterin, osalta työsuhteen päättyminen on usein hyvä hetki arvioida, kuinka pitkään tietoja on tarpeen säilyttää. Siksi tällainen arviointi kannattaa sisällyttää osaksi offboarding-rutiineja. Jos tiedot ovat edelleen tarpeellisia työnantajan ja työntekijän välisen sopimuksen toteuttamiseksi – esimerkiksi palkanmaksun yhteydessä – niiden säilyttäminen voi olla perusteltua.
Tärkeää muistaa
Tietojen poistovelvollisuus ei koske vain alkuperäistä käyttötarkoitusta. Jos syntyy uusi, alkuperäisen kanssa yhteensopiva ja oikeudellisesti perusteltu käyttötarkoitus, tietoja voidaan säilyttää pidempään.
HR-johtajana tai toimitusjohtajana sinun vastuullasi on varmistaa, että näitä periaatteita noudatetaan. Tämä ei ole pelkästään lakisääteinen velvollisuus, vaan myös olennainen osa luottamukseen ja kunnioitukseen perustuvan työympäristön rakentamista ja ylläpitämistä.
