Miten antaa rakentavaa palautetta työpaikalla?

Rakentava palaute - pähkinänkuoressa

• Rakentava palaute on voimaannuttavaa ja antaa neuvoja siitä, miten parantaa.

• Ole täsmällinen ja keskity käyttäytymiseen pikemminkin kuin henkilökohtaisiin ominaisuuksiin.

• Käytä konkreettisia esimerkkejä havainnollistamaan asioitasi.

• Ehdota ratkaisuja ja osoita empatiaa palautteessasi.

• Valitse oikea aika ja paikka ja ole avoin vuoropuhelulle.

• Käytä "voileipämenetelmää", jotta palaute olisi helpompi hyväksyä.

Mitä rakentavalla palautteella tarkoitetaan?

Useimmat ihmiset ymmärtävät sanan "palaute", mutta mitä tarkoitetaan "rakentavalla"?

Jotta jokin asia olisi rakentavaa, sen on oltava rakentavaa, hyödyllistä tai myönteistä. Kun puhumme rakentavasta palautteesta, tarkoitamme siis palautetta, joka ei ainoastaan osoita, mitä voidaan parantaa, vaan myös miten. Kyse on neuvojen antamisesta, jotka auttavat henkilöä kasvamaan, ei vain arvostelusta. Tavoitteena on, että palautteen vastaanottaja lähtee pois oppineena jotain uutta ja motivoituneena tekemään muutoksia - ei vain lannistuneena. Mutta miten tämä toimii, kun haluat oikaista kollegasi?

Miten varmistat, että palaute otetaan oikein vastaan?

• Varmista, että sovitte yhteisistä tavoitteista
• Palautteen on oltava konkreettista ja perustuttava johonkin tapahtuneeseen.
• Palautteen tulee auttaa henkilöä ottamaan oikeita askeleita eteenpäin.
• Anna vastaanottajalle hänen tarvitsemansa oivallus

10 sääntöä rakentavan palautteen antamiseen:

1. Ole täsmällinen

Jotta palaute olisi tehokasta, sen on oltava selkeää ja täsmällistä. Epämääräiset tai yleistetyt kommentit eivät tuo juurikaan lisäarvoa ja voivat aiheuttaa hämmennystä. Kun olet täsmällinen, annat vastaanottajalle selkeää tietoa siitä, mikä toimii hyvin ja mitä voidaan parantaa. Tämä antaa myös oikeudenmukaisuuden tunteen ja helpottaa palautteen vastaanottajan ymmärtämistä ja toteuttamista.

Sen sijaan, että sanoisit: "Teet huonoa työtä", voisit sanoa: "Huomasin, että raporteissa on toistuvia kirjoitusvirheitä. Sinun kannattaisi ehkä käyttää hieman enemmän aikaa oikolukemiseen."

2. Keskity käyttäytymiseen, älä henkilöön

Palautteen tulisi koskea tiettyjä toimia tai käyttäytymistä, ei henkilökohtaisia ominaisuuksia. Sano esimerkiksi: "Tässä projektissa määräaikoja ei noudatettu" sen sijaan, että sanoisit: "Olet vastuuton".

3. Anna esimerkkejä

Käytä konkreettisia esimerkkejä havainnollistamaan asioitasi. Tämä tekee palautteesta ymmärrettävämpää ja merkityksellisempää.

4. Ole tasapainoinen

Varmista, että otat huomioon sekä ne asiat, jotka toimivat hyvin, että ne, joita voisi parantaa. Tätä kutsutaan usein "voileipämenetelmäksi": aloita positiivisella palautteella, siirry rakentavaan kritiikkiin ja päätä taas positiiviseen palautteeseen. Näin vastaanottajan voi olla helpompi hyväksyä palaute.

5. Ehdota ratkaisuja

Auta vastaanottajaa parantamaan tilannetta ehdottamalla konkreettisia toimia tai vaihtoehtoja. Esimerkiksi: "Ehkä voisit yrittää varata kalenteristasi joka päivä aikaa tarkastella raporttejasi ennen niiden lähettämistä."

6. Ole empaattinen

Yritä ymmärtää tilannetta vastaanottajan näkökulmasta. Tunnusta, että palaute voi olla arkaluonteista, ja ymmärrä, miten se saatetaan ottaa vastaan.

7. Valitse oikea aika ja paikka

Anna palaute sopivaan aikaan ja sopivassa paikassa, yksityisessä ympäristössä. Näin varmistetaan, että vastaanottaja tuntee olonsa mukavaksi ja että häntä kunnioitetaan.

8. Ole avoin vuoropuhelulle

Kehota vastaanottajaa esittämään kysymyksiä tai keskustelemaan palautteesta. Tämä tekee siitä kaksisuuntaisen prosessin, jossa molemmat osapuolet voivat oppia jotain.

9. Seuraa palautetta

Jos palaute koskee jotakin asiaa, jota pitäisi parantaa ajan mittaan, seuraa myöhemmin, onko tapahtunut myönteistä kehitystä. Tämä osoittaa, että välität vastaanottajan kasvusta.

10. Anna palautetta muutamasta osa-alueesta kerrallaan

Liian paljon tietoa kerralla voi olla ylivoimaista ja vähemmän tehokasta. Siksi on hyvä antaa palautetta muutamasta osa-alueesta kerrallaan.

Molempien käsitteiden tavoitteena on auttaa vastaanottajaa parantamaan itseään palautteen avulla, jonka on tarkoitus olla rakentavaa ja hyödyllistä. Ero on lähinnä vivahteissa:

• Rakentavaa palautetta käytetään usein kuvaamaan sekä myönteisiä että korjaavia kommentteja.
  
  
• Rakentava kritiikki keskittyy enemmän korjaavaan näkökulmaan, mutta tavalla, joka on rohkaiseva ja kunnioittava.

Käytännössä tarkoitus on sama: Edistää parantamista ja oppimista viestinnän avulla, joka on sekä selkeää että kannustavaa.

Rakentavan palautteen merkitys työssä

Organisaatiossa rakentava palaute on kullanarvoista, koska se luo ympäristön, jossa kaikki voivat jatkuvasti kehittyä. Kun palautetta annetaan tavalla, joka innostaa oppimiseen ja kasvuun, se luo motivaatiota, parempaa suorituskykyä ja sitoutuneempaa tiimiä. Se edistää kulttuuria, jossa virheiden tekeminen ja niistä oppiminen on sallittua - mikä puolestaan on avainasemassa sekä innovoinnin että kehityksen kannalta.

Miten palaute vaikuttaa suorituskykyyn?

Oikeanlainen palaute voi todella tehdä ihmeitä työntekijöiden suorituskyvylle. Se voi auttaa korjaamaan virheet, vahvistaa hyvää käytöstä ja motivoida kehittymään. Jos palaute kuitenkin koetaan kriittiseksi tai halventavaksi, sillä voi olla päinvastainen vaikutus - se voi vähentää luottamusta, heikentää motivaatiota ja jopa lisätä työntekijöiden lähtöriskiä.

Esimerkkejä siitä, miten palautetta voi jäsentää:

• • Tilanne: Kuvaa tilanne, jossa käyttäytyminen tapahtui.
  • Käyttäytyminen: Selitä, mitä henkilö teki, tulkitsematta aikomuksia.
  • Vaikutus: Kuvaile, mitä vaikutuksia käyttäytymisellä oli.

Esimerkki: "Eilen tiimipalaverissa (Tilanne) keskeytit useita kertoja muiden puhuessa (Käyttäytyminen), mikä aiheutti keskustelun suistumisen raiteiltaan (Vaikutus)."

• • Aloita positiivisella palautteella.
  • Anna rakentavaa kritiikkiä.
  • Päätä positiiviseen kommenttiin.

Esimerkki: "Olet todella parantanut raportin kirjoittamista, ja huomaan, että olet nähnyt siihen paljon vaivaa. Yksi asia, jonka haluaisin mainita, on se, että voisi olla hyödyllistä olla hieman tarkempi analyyseissäsi. Kaiken kaikkiaan teet kuitenkin hyvää työtä välittäessäsi tietoa ymmärrettävällä tavalla.

Huma helpottaa seurantaa

Jotta kahdenkeskisistä keskusteluista saataisiin suurin hyöty irti, on tärkeää ottaa ne vakavasti. Olemme luoneet ilmaisen arviointimallipohjan, jotta voit helposti seurata työntekijöidesi kanssa käytyjä keskusteluja.

Lue lisää ja lataa malli täältä: Yksinkertainen arviointimalli - Lataa ilmaiseksi | Huma

Usein kysyttyjä kysymyksiä rakentavasta palautteesta työpaikalla