Fravær er en helt naturlig del av ethvert ansettelsesforhold. Vi skiller gjerne mellom tre hovedtyper fravær - ferie, egen sykdom eller andre årsaker. Enten det er ditt barns eller din egen sykdom, avvikling av ferie, et tannlegebesøk eller noe helt annet. Forskjellige typer fravær skal registreres forskjellig, og der er det fort gjort å gå litt i surr. Det viser seg nemlig at det er et ganske stort avvik mellom det faktiske fraværet, og det fraværet vi kan se i oversikter. Det kan være mange grunner til det. Det kan være slett arbeid når fraværet skal registreres. Det kan være uklart hvor og hvem man sier ifra til når man er syk. Kanskje det ikke informeres i det hele tatt. 

Folk blir syke

Ifølge regjeringen så har Norge et høyere sykefravær enn resten av OECD-landene - faktisk så lå nordmenns sykefravær på 5.9% i tredje kvartal i 2019. Det er omtrent 15 dager i året. Da er det klart at det er viktig med korrekt registrering av fraværet. Undersøkelser viser derimot at det er massevis av fravær som er feilregistrert og folk flest har mer fravær enn det vi faktisk kan se. Det koster bedriften og samfunnet store summer.

"...arbeidsgiver er lovpålagt å ha oversikt over de ansattes sykefravær, men det er det langt ifra alle som har."

Nå har det seg også sånn at arbeidsgiver er lovpålagt å ha oversikt over de ansattes sykefravær, men det er det langt ifra alle som har. Det resulterer blant annet i at ansatte får feil lønn eller bedriften får høyere kostnader enn den egentlig skal. Når man mangler oversikt blir det også veldig vanskelig å se hvor mange egenmeldingsdager man har til rådighet. 

Forebygging av sykefravær

Håndtering av sykefravær påvirker ikke bare umiddelbare konsekvenser. Når du har god oversikt kan du nemlig undersøke trender i fravær. Er det spesielle perioder? Eller kanskje grunner? Når man vet slikt kan man tilrettelegge og forebygge fremtidig fravær. Er sykefraværet unormalt høyt i bedriften din er det nok en god grunn, og den grunnen er ofte en dårlig bedriftskultur. Det finnes undersøkelser som sier nettopp dette, at bedrifter med dårlig kultur har høyere sykefravær. God kultur er selvfølgelig ikke en garanti mot sykdom - folk blir jo syke når de trives godt også, men sannsynligheten for at sykefraværet går ned ved forbedring av bedriftskulturen er stor.

Reglene for sykefravær har blitt enklere å følge

Med NAV-integrasjon i Huma blir sykemeldinger og oppfølgingsoppgaver automatisk importert til Huma med et varsel til den nærmeste leder. Da er all data knyttet til sykemeldingen helt korrekt, og samsvarer med lovverket. Da kan du bruke tiden til å viktigere oppgaver, som for eksempel oppfølging av den syke. 

Hva med ferie da? 

Vi vet jo at man har krav på tre ukers sammenhengende ferie hvert år, men vet du at det er arbeidsgiverens ansvar å passe på at de ansatte tar den ferien de skal ha. Om en ansatt vil overføre noen av årets feriedager til neste år så er det helt greit så lenge det er enighet mellom arbeidsgiveren og -takeren. Men pass på! Det er bare lov å overføre 12 arbeidsdager (to uker). Som hovedregel har arbeidsgiver lov til å kreve at alle feriedagene tas i det kalenderåret de tilhører. 

Det er viktig å holde tunga rett i munnen. Om det registreres færre dager enn det som faktisk tas ut sier det seg jo selv at det blir dyrere enn det trenger å være. Si at en arbeidsdag koster kr. 2000,- kun i lønnskostnader. Det høres kanskje ut i som en dråpe i havet for mange bedrifter, men plutselig er flere titalls dager feilregistrert. Da begynner kostnadene å hope seg opp ganske så kjapt til både fem og seks sifre. 

Ha kontroll! 

Så enten du holder fraværsoversikten i et ExCel-ark eller et dedikert HR-verktøy så er det viktigste at du har kontroll over fraværet og at det er enkelt for folka dine å si ifra når de ligger med kaldsvette og feberfantasier - helst uten å forlate senga.

Om du vil lese mer om hvordan du kan håndtere fravær, kan du klikke her.