Vi liker å si at den beste legen er lederen som følger opp den ansattes sykdom. Ikke for å kontrollere, men for å vise interesse. Det er lederen som har oversikt over alt fravær på arbeidsplassen - både planlagt og uventet. Dessverre er det alt for mange ledere som ikke har full oversikt, og det i Norge som er det OECD-landet med desidert høyest sykefravær. Det ender opp med at det registrerte fraværet blir ganske mye lavere enn det faktiske fraværet, og det blir dyrt!
Fravær kan være lettvint
Det er ingen hemmelighet at det er fort gjort å miste oversikten over alt fraværet på jobb, men det er jo egentlig ikke nødvendig, og det er i hvert fall ikke fordelsaktig. En arbeidsgiver er jo tross alt pålagt ved lov å ha oversikt over fraværet. Enten du jobber med store Excel-ark, ringpermer eller digitale verktøy, så er vi nesten helt sikre på at vi har gjort det mye enklere for deg. La oss vise dere hvorfor.
Med Humas fraværsmodul starter du med å sette opp en fraværskalender hvor du velger hvilket land arbeidsplassen er lokalisert. Da ditt lands hellig- og merkedager satt inn i kalenderen, helt automatisk. Alle de ansatte blir satt inn i kalenderen, også det skjer helt automatisk.
Nå kan de ansatte selv registrere fravær på mobil og datamaskin, enten de ligger i senga med feber eller om de planlegger ferien sin. De velger hva slags fraværskategori som gjelder, så legger de inn hvor mange dager fraværet vil vare. Du som er leder godkjenner fraværet, så legger det seg automatisk inn i kalenderen - og kalenderen, den har integrering med Google Calendar og Office 365 sånn at du også kan få det inn i din private kalender.
Personvern er tatt hensyn til. De andre ansatte kan ikke se hvorfor noen er borte, men det er jo viktig å vite hvem som er på jobb. Derfor kan du bare se når noen er borte, men du kan ikke klikke deg inn på fraværet til kollegaen din - det er privat!
Alle de ansatte kan også se hvor mange fraværsdager de har samlet opp gjennom året. Det gjør det lettere å se hvor mange av de totalt 24 egenmeldingsdager man har til rådighet i løpet av et år.
Om du vil se hvor enkelt fravær kan bli, kan du se webinaret vi gjorde om temaet her.
Men hva er verdien i det her da?
For det første så er det store summer å spare på oversiktlige og automatiserte prosesser. Det blir vanskeligere å gå i surr over alle datoene med når alt fraværet er samlet på et og samme sted og markert med type fravær. Det betyr at bedriften vil slippe å punge ut for feilregistrering og manglende registrering - eller enklere sagt, slippe å betale mer i lønn enn det som er meningen.
En annen fordel er at det blir enklere å planlegge for uker og måneder fremover. Du slipper å lete gjennom flere lister og lapper for å se når folk er borte. Du går igjen inn i kalenderen hvor alt ligger. Da ser du fort når folk er borte og du trenger omrokkering i bemanningen. Samtidig kan du til enhver tid se hvem som er på jobb i sanntid.
Nå er det jo sånn at det er arbeidsgiverens ansvar å passe på at de ansatte tar ferien de har krav på. Når alt er samlet på et sted er det helt klart lettere for lederen å passe på at de ansatte tar ferien sin, også den de overfører fra året før.
Det er sånn det funker med gode verktøy
Kort oppsummert så er det mye å spare av både tid og penger når det kommer til å styre fraværet i et enkelt system. Alle de ansatte kan har kontroll over sitt eget fravær, og lederen har oversikt over alt fravær i bedriften. Det blir mye enklere å huske å legge inn alt når folka tar ansvar for sine egne fraværsdager, enn om det er én person som må legge inn alle de andres fravær. En så enkel oversikt er også noe av det som gjør planlegging av blant annet bemanning mye enklere. Med Humas modul for fravær får du alle disse funksjonene og fordelene samlet på et og samme sted.
Om du vil vite mer om fraværsmodulen kan du klikke deg inn her.
