Hva er egenmelding, og hvordan fungerer det egentlig?
Kort fortalt:
En egenmelding er en mulighet for deg som arbeidstaker til å bli hjemme ved kort tids sykdom eller skade, uten å måtte kontakte lege for å dokumentere sykefraværet med en sykemelding. Egenmeldingsordningen er basert på tillit mellom arbeidstaker og arbeidsgiver og krever kun kommunikasjon mellom deg og din nærmeste leder. Du må ha jobbet hos nåværende arbeidsgiver i minst to måneder for å kunne benytte deg av muligheten til å bruke egenmelding. Som arbeidstaker har du minimum krav på fire egenmeldingsperioder av tre dager gjennom 12 måneder, men din arbeidsgiver kan ha større fleksibilitet enn dette 👇
Antall og varighet i henhold til folketrygdloven
Som arbeidstaker har du ifølge folketrygdloven (§8-24) rett på minimum tre dager med egenmelding i en arbeidsgiverperiode, fordelt på fire ganger i en 12 måneders periode. Det vil si at om du bruker retten til egenmelding for første gang i august, vil du ha minst fire egenmeldingsperioder frem til august året etter.
Etter en egenmeldingsperiode må det gå 16 dager før du kan bruke ny egenmelding, om du skulle bli syk før det er gått 16 dager vil det hele telles som samme fraværstilfelle. Det vil si at om du er syk to dager i uke 40 og en dag i uke 41 vil dette slås sammen til en egenmeldingsperiode på tre dager.
Dersom du har egenmelding på hver side av helgen, teller dagene i helgen med som egenmeldinger. En egenmelding på fredag og mandag teller altså som totalt fire egenmeldingsdager. Dette gjelder også for deg som til vanlig ikke jobber helg.
Egenmelding for IA-bedrifter
Hvis bedriften du jobber for har en IA-avtale (inkluderende arbeidsliv), har du rett til å bruke egenmelding i inntil åtte dager per periode, og totalt 24 dager i løpet av et år. Dette gir deg som ansatt i en IA-bedrift ekstra fleksibilitet.
Utvidet egenmeldingsrett
Det er viktig å kjenne til bedriftens interne regler for egenmelding, din arbeidsgiver kan ha spesifikke retningslinjer utover det folketrygdloven har satt som minimumsbestemmelse.
Det er ikke slik at bedriften må ha en IA-avtale for å kunne utvide retten til antall tilfeller og dager med egenmelding. Ifølge folketrygdloven §8-24 har alle virksomheter plikt til å drøfte med de tillitsvalgte om det skal gis utvidet rett til å bruke egenmelding. Loven tar altså kun for seg det du som arbeidstaker minimum har krav på, det er bedriftene selv som bestemmer om de ønsker å være mer fleksible enn det loven krever.
Arbeidsgiver bør derfor vurdere hva slags ordning de har i forhold til retningslinjer og regler rundt egenmeldinger i bedriften og sørge for at det er kommunisert ut til alle arbeidstakere.
Hvordan levere egenmelding?
Egenmelding kan leveres både skriftlig og muntlig. Men det er anbefalt å ha dette skriftlig i et system. Som for eksempel et HR-system, som gjør fraværsregistrering enkelt for både ansatte og ledere.
Egenmelding vs. sykemelding
Dersom du er nyansatt og har vært ansatt i mindre enn 2 måneder kan din arbeidsgiver kreve at du leverer sykemelding ved sykefravær.
Har du vært syk i flere dager og fraværet har lenger varighet enn egenmeldingsdagene du har krav på må du levere sykemelding. Les mer om: Hva er definisjonen på sykefravær?
Nå har vi lansert en ny integrasjon for sykefravær i NAV. Les mer om det her.
Les også: HR forklart: Regler for sykefravær og sykemelding
Kan man miste retten til egenmelding?
I noen tilfeller kan arbeidsgiver bestemme at retten til sykepenger utgår. Dersom du gir muntlig beskjed om egenmelding kan arbeidsgiver kreve at du bekrefter dette skriftlig når du kommer tilbake på jobb. Hvis du ikke gjør dette, kan arbeidsgiver velge å frata deg retten til sykepenger, som vist av folketrygdloven § 8-26.
Ved misbruk av egenmelding kan også retten til sykepenger bortfalle. Et vilkår for å ha rett til sykepenger er å være arbeidsufør. Dersom du benytter egenmelding og ikke er arbeidsufør vil ikke retten være gjeldende. Hvis din arbeidsgiver har grunn til å mene at du ikke er arbeidsufør, kan de bestride egenmeldingen og velge å ikke utbetale sykepenger. Videre må de informere NAV om at de ikke betaler sykepenger i arbeidsgiverperioden. NAV vurder tilfellet gjennom dialog med både arbeidsgiver og deg som arbeidstaker.
Folketrygdloven §8-27 viser til at arbeidsgiver kan inndra arbeidstakers rett til å benytte egenmelding ved sykefravær. Bestemmelsen gir arbeidsgiver mulighet til å frata denne retten under spesifikke omstendigheter, som når arbeidstakeren i løpet av en 12-måneders periode har hatt minst fire fravær uten å fremlegge sykemelding, eller når arbeidsgiveren har rimelig grunn til å tro at fraværet ikke skyldes sykdom. Før en slik beslutning tas, skal du som arbeidstaker gis anledning til å uttale deg om de faktiske forhold. Denne beslutningen kan maks være gjeldende for 6 måneder før det må gjøres en ny vurdering.
Sjekkliste for arbeidstaker
Egenmelding er ment å brukes når du selv er syk – ikke for annet fravær eller fri. For eksempel, hvis barnet ditt er sykt, skal dette registreres som "omsorgspermisjon" og ikke som egenmelding, siden det er en egen type fravær (i henhold til folketrygdloven §9-8). Ved å blande fraværstyper og bruke feil kategori, kan arbeidsgiveren miste oversikten over sykefraværet i bedriften, og du kan miste noen av rettighetene du har krav på.
Unngå også unødig bruk av egenmelding. Hyppig bruk uten reell grunn kan skape mistanke og kan føre til at arbeidsgiver strammer inn på bruken eller krever sykemelding tidligere enn normalt. Egenmeldingsordningen er basert på tillit, så bruk den på en måte som viser at du respekterer både ordningen og arbeidsgiveren. Dette bidrar til et godt arbeidsmiljø og sunne fraværsrutiner.
Hvis du blir syk i løpet av en arbeidsdag, kan du ikke bruke egenmelding for å registrere fraværet. Egenmelding gjelder kun for hele fraværsdager. Mange arbeidsgivere gir likevel permisjon med lønn hvis du må dra hjem på grunn av sykdom i arbeidstiden. Det er imidlertid viktig å være klar over at arbeidsgiveren din også kan velge å trekke deg i lønn for slik fravær. Her er derfor god kommunikasjon viktig for å vite hva som gjelder.
Sett deg også inn i hvordan egenmeldinger skal registreres på din arbeidsplass. Vanligvis kan egenmelding meldes muntlig, men mange bedrifter bruker HR-systemer for å registrere fravær skriftlig. Sjekk hva som gjelder der du jobber!
Ved å bruke egenmelding riktig bidrar du til et godt tillitsforhold med arbeidsgiver og til en smidig håndtering av sykefraværet.
Sjekkliste for arbeidsgiver
En arbeidsgiver bør ha gode rutiner for å registrere ansattes sykefravær. Dette hjelper med å holde oversikt over antall egenmeldingsdager og sikrer riktig lønnsutbetaling. Rutinene bør kommuniseres tydelig til alle medarbeidere, og de bør være enkle å forstå og følge.
Ved bruk av egenmelding er det viktig at arbeidsgiver følger opp og ivaretar medarbeideren. Gjennom god oppfølging er det enklere å forstå om fraværet skyldes noe som kan tilrettelegges, eller om det er feil bruk av egenmelding. Husk at oppfølgingen må ta hensyn til personvern og arbeidstakernes rettigheter.
Å opprettholde et sunt tillitsforhold mellom ledelse og medarbeidere er essensielt. Egenmeldinger bør håndteres med respekt og følge retningslinjene i arbeidsmiljøloven.
Når egenmeldinger håndteres riktig, kan det bidra til lavere sykefravær og økt trivsel på arbeidsplassen.
Humas enkle fraværsregistrering
Det er store kostnader å spare på korrekt fraværsregistrering. Få full oversikt ved å la de ansatte registrere selv, mens lederne godkjenner. Jobb med et HR-system som lar alt legge seg i én og samme oversiktlige kalender, sånn at du kan se hvem som er borte, når og hvor det trengs ekstra folk!
Prøv gratis her: Fravær har vært komplisert, helt til nå.
