Hva er en oppfølgingssamtale?
En oppfølgingssamtale er en uformell (men viktig) prat mellom leder og ansatt, der du følger opp utvikling, trivsel og eventuelle utfordringer. Samtalen gir rom for å avklare forventninger, feire prestasjoner eller løse problemer før de vokser seg store. En god oppfølgingssamtale kan:
- Øke motivasjon og engasjement
- Skape trygghet og tillit
- Hjelpe ansatte til å yte sitt beste
- Forebygge sykefravær og turnover
Når bør du ha en oppfølgingssamtale?
- Oppfølging av nyansatte i og etter prøvetid
Når en nyansatt starter i bedriften er det viktig å sikre at de får en god start. Oppfølgingssamtaler i og etter prøvetiden gir mulighet til å avklare forventninger, forstå hvordan den ansatte opplever onboardingprosessen, og identifisere eventuelle utfordringer tidlig.
Spørsmål som kan være nyttige å stille: Hvordan har du opplevd oppstarten? Er det noe vi kan forbedre i onboardingprosessen? Har du de verktøyene og støtten du trenger for å lykkes? Ved å følge opp tidlig og systematisk, øker sannsynligheten for at den ansatte finner seg godt til rette og kan yte sitt beste.
Dette har vi laget en egen mal på som du kan laste ned gratis her:
Mal for oppfølgingssamtale i prøvetiden
- Når en ansatt har prestert ekstraordinært godt
Oppfølgingssamtaler er ikke bare for å løse utfordringer – de er også en gyllen mulighet til å anerkjenne og motivere ansatte som har gjort en ekstraordinær innsats. En samtale for å feire suksesser og gode prestasjoner kan bidra til økt motivasjon og lojalitet.
Still spørsmål som: Hva var det som gjorde at du lyktes så godt? Hva motiverer deg i arbeidet ditt? Hvordan kan vi bygge videre på denne suksessen? Konkret tilbakemelding og anerkjennelse for spesifikke handlinger gir større effekt enn generelle rosende ord.
- Når en ansatt sliter med prestasjoner eller engasjement
Om en ansatt viser tegn til lavere prestasjoner eller engasjement, er en oppfølgingssamtale et viktig verktøy for å forstå årsakene bak og finne mulige løsninger. Dette bør ikke være en konfronterende samtale, men heller en mulighet til å lytte og tilby støtte.
Spørsmål som kan være nyttige å stille inkluderer: Hvordan trives du i rollen din? Er det spesifikke utfordringer du møter? Hvordan kan vi tilrettelegge bedre for deg? Gjennom aktiv lytting og en åpen dialog kan du som leder bidra til å snu situasjonen før den eskalerer.
Les mer om: Hvordan motivere ansatte?
- Ved langtidssykemelding eller hyppig fravær
Når en ansatt er sykmeldt over lengre tid eller har hyppig fravær, er det viktig å ha en oppfølgingssamtale for å vise omsorg og sikre at vedkommende får den tilretteleggingen de trenger. En slik samtale bør ikke føles pressende, men heller være en mulighet for å diskutere hva som kan gjøres for å lette en eventuell tilbakevending til jobb.
Dere bør også sammen sette klare mål og tidslinjer for tilbakevendingen til arbeidet. Sørge også for at den sykmeldte er informert om rettigheter og plikter i forbindelse med sykemeldingen og tilbakevendingen.
Spørsmål som kan stilles er: Hvordan har du det? Er det noe vi kan gjøre for å legge til rette for deg? Ønsker du en gradvis oppstart? Slike samtaler bidrar til å skape en støttende og inkluderende arbeidsplass.
Les mer om: Hvordan forebygge sykefravær på jobb?
- Etter en konflikt eller ved samarbeidsutfordringer
Oppfølgingssamtaler kan også brukes til å håndtere konflikter eller samarbeidsutfordringer. Når det har vært uenigheter eller spenninger, er det viktig å ta tak i situasjonen tidlig for å unngå at den eskalerer. En oppfølgingssamtale gir partene mulighet til å uttrykke seg, bli hørt og sammen finne løsninger. Her er det viktig å legge til rette for en trygg samtale der begge parter får snakke uten avbrytelser. Fokuser på hva som kan gjøres fremover for å forbedre samarbeidet, fremfor å dvele ved hva som har gått galt.
Last ned gratis og les mer om: Hvordan håndtere vanlige konflikter på jobben?
Hvordan forberede en oppfølgingssamtale?
For at en oppfølgingssamtale skal være effektiv, bør den være godt forberedt. Sett et tydelig mål for samtalen og tenk gjennom hvilke spørsmål som bør stilles. Sørg for at samtalen skjer i en setting der den ansatte føler seg komfortabel. Dokumentasjon kan være nyttig, men hold notater korte og relevante slik at de kan brukes til oppfølging ved senere anledninger.
Gjennomføring av samtalen
Under selve samtalen er det viktig å bruke aktiv lytting og åpne spørsmål. Vis interesse og unngå å komme med løsninger for raskt – la den ansatte få tid til å uttrykke sine tanker. En god balanse mellom støtte og tydelighet er avgjørende, spesielt i samtaler der utfordringer diskuteres. Dersom samtalen blir vanskelig eller emosjonell, kan det være lurt å ta en pause og eventuelt avtale en oppfølgingssamtale.
Oppfølging etter samtalen
Etter oppfølgingssamtalen er det viktig å følge opp med konkrete tiltak og en handlingsplan der det er nødvendig. Dette viser at samtalen faktisk hadde en hensikt og at du som leder tar det som ble diskutert på alvor. Oppfølging kan innebære nye møter, tilretteleggingstiltak eller tilpasninger i arbeidsoppgaver. Sørg også for at den ansatte er informert om eventuelle videre steg.
Hvordan håndtere fravær i bedriften?
For å håndtere fravær på en god måte, bør bedriften ha klare retningslinjer for hvordan sykmeldinger håndteres og hvordan oppfølgingssamtaler gjennomføres. Dette inkluderer:
- En tydelig sykefraværspolitikk
- Planlagte oppfølgingssamtaler for å vise støtte
- Behandling av helseopplysninger i tråd med personvernregler
Med NAV-integrasjon i Huma blir sykemeldinger og oppfølgingsoppgaver automatisk importert til Huma med et varsel til den nærmeste leder. Da er all data knyttet til sykemeldingen helt korrekt, og samsvarer med lovverket. Da kan du bruke tiden til å viktigere oppgaver, som for eksempel oppfølging av den syke.
Les mer om NAV-integrasjon i Huma her
Gjør oppfølgingssamtaler til en fast del av godt lederskap - det gir resultater!
Oppfølgingssamtaler er enkle grep som skaper bedre trivsel, økt engasjement og lavere sykefravær. Når de gjennomføres jevnlig og med en åpen dialog, styrkes både tillit og samarbeid mellom leder og ansatt. Ved å lytte aktivt, stille gode spørsmål og følge opp tiltak, legger du grunnlaget for et trygt og motiverende arbeidsmiljø.
Andre relevante maler for deg som er leder
