Frånvaro är en helt naturlig del av alla anställningsförhållanden. Vi delar upp det i tre huvudtyper av frånvaro - semester, egen sjukdom eller andra orsaker oavsett om det är ditt barns eller din egen sjukdom, semester, besök hos tandläkaren eller något helt annat. Olika typer av frånvaro måste registreras på olika sätt och det är lätt att det blir snurrigt och fel. Det visar sig väldigt ofta att det är en ganska stor skillnad mellan den faktiska frånvaron och den frånvaron som är registrerad. Det kan finnas många anledningar till detta. Det kan vara krångligt när frånvaro skall registreras. Det kan vara oklart var och för vem du berättar att du är sjuk. Kanske är det inte alls informerat.
Folk blir sjuka
Som andel av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaro uppvisat stora variationer över tid - mellan 1988-1997 sjönk procenten från 9.7% till 3.8% i näringslivet. Därefter ökade sjukfrånvaron kraftigt men har vartefter återgått till en lägre nivå. Lägsta nivån som är uppmätt 2019 är cirka 3.9% - Det är omkring 10-12 dagar per år. Då är det självklart att man tar frånvaroregistrering på allvar. Undersökningar visar däremot att det är massvis med frånvaro som är felaktigt registrerat och att man oftast är mer frånvarande än vad man påvisar. Det kostar företagen och samhället stora summor. Även om sjukförsäkringssystemen skiljer år mellan olika EU-länder går det att jämföra sjukfrånvaro inom EU och Sverige ligger relativt högt. Då är det klart att det är extra viktigt att registrera frånvaro korrekt. Undersökningar visar också att det finns massor av frånvaro som är felaktigt registrerad och att de flesta har mer frånvaro än vi faktiskt kan se. Det kostar företaget och samhället stora summor.
"Arbetsgivaren har också ett ansvar att ha överblick över de anställdas sjukdagar och sjukskrivningar men det är det långt ifrån alla som har."
Arbetsgivaren har också ett ansvar att ha överblick över de anställdas sjukdagar och sjukskrivningar men det är det långt ifrån alla som har. Detta resulterar bland annat i att det blir svårare att följa upp sjukdom och annan frånvaro. Dessutom kan anställda få fel lön och företaget högre kostnader än det egentligen borde.
Förebygg sjukfrånvaro
Dålig hantering av sjukfrånvaro får inte bara omedelbara konsekvenser. När du har en bra överblick kan du se trender i frånvaron. Finns det särskilda dagar eller perioder? Eller kanske trender i anledningar? När du vet detta kan du underlätta och förhindra framtida frånvaro. Om sjukfrånvaron är onormalt hög i ditt företag finns det förmodligen en bra anledning och den orsaken är ofta en dålig företagskultur. Det finns studier som säger just detta, att företag med en dålig kultur har högre sjukfrånvaro. Naturligtvis är bra kultur inte en garanti mot sjukdom - människor blir sjuka när de trivs också men sannolikheten för att sjukfrånvaron minskar när företagskulturen förbättras är hög.
Hur är det med semester?
Du har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni-augusti varje år. Men vet du om att det är arbetsgivarens ansvar att se till att de anställda tar den semester de ska ha, minst 20 dagar per år. Du får spara fem semesterdagar per år i fem år. Har du rätt till längre semester än 25 dagar får du spara alla dagar utöver 20.
Det är viktigt som företag att all semester registreras. Om det registreras färre dagar än vad som faktiskt tas ut är det självklart att det kostar pengar. Att en arbetsdag kostar 2000 kr i lönekostnader kanske inte låter så dramatiskt. Det kan låta som en droppe i havet för många företag. Men plötsligt är dussintals dagar felregistrerade. Då börjar kostnaderna byggas på ganska snabbt till både fem och sex siffror.
Ha kontroll!
Så oavsett om du administrerar frånvaron i ett Excelark eller ett modernt HR -verktyg är det viktigaste att du har kontroll över frånvaron och att det är lätt för dina medarbetare att meddela när de ligger och kallsvettas i feberfrossa - helst utan att lämna sängen.
