Skapa en personalhandboks‎­mall

Vad är en personalhandbok?

En personalhandbok är en uppslagsbok för regler, rutiner och kultur. Det finns en slags gemensam överenskommelse om att "så här gör vi hos oss". En del av innehållet är centrerat kring lagstiftning och arbetsrätt. En del av innehållet är interna regler. Syftet med en personalhandbok är att alla ska behandlas rättvist och att företaget ska kunna kommunicera hur saker och ting fungerar. 

Denna personalhandbok är inte komplett. Det är en utgångspunkt och en mall som bygger på utdrag ur texter från yrkesinspektionen och rättsliga uppgifter. I slutet av PDF-filen finns länkar till rättsliga uppgifter och till yrkesinspektionen. Det är därför meningen att det enskilda företaget anpassar denna personalhandbok till sina egna regler och rutiner.

 

Varför ska man ha en personalhandbok?

En personalhandbok ska fungera som ett hjälpmedel för att tydliggöra förväntningar kring regler, rutiner, skyldigheter och rättigheter i anställningsförhållandet ur både arbetsgivarens och arbetstagarens perspektiv. Det ska fungera som en förebyggande åtgärd mot potentiella konflikter som kan uppstå mellan ledning och arbetsgivare, men också mellan anställda.   

 

Vad ska en personalhandbok innehålla?

En personalhandbok ska innehålla förväntningar, regler och rutiner kring:

• Företagskultur, värderingar och visioner 
• Resurser relaterade till hantering av anställda och anställdas juridiska rättigheter och skyldigheter 
• Klargörande av förväntningar - Både förväntningar från arbetsgivaren, men också vad anställda kan förvänta sig av chefer och företaget som helhet 
• Företagets rutiner, regler kring semester, frånvaro, löner och andra moment relaterade till anställningsförhållandet 

 

Personalhandboksmallen är indelad i dessa fyra kapitel: 

• Arbetsrelationen
• Frånvaro
• Lön, utlägg och förmåner 
• Regler och skyldigheter

Under varje kapitel går vi in på viktiga moment och regler relaterade till kapitlets tema och personalhantering. Ladda ner mallen gratis, eller läs vidare för ett smakprov på något av innehållet i personalhandboksmallen! 

 

Personaladministration

 

Frånvaro

En verksamhet har skyldighet att se till att semestern tas ut under semesteråret, och att anställda är skyldiga att ta ut semestern. Men det finns även andra typer av giltig frånvaro som har egna krav, skyldigheter och villkor. Nedan har vi listat olika typer av frånvaro som du som arbetsgivare bör tänka på: 

• Semester och arbete på speciella dagar 
• Välfärdsfrånvaro 
• Minskad arbetstid 
• Egen sjukdom 
• Barnets/vårdnadshavarens sjukdom 
• Långtidssjukskrivning 
• Nytt barn (graviditet, födelse, adoption, amning etc) 
• Militärtjänst
• Utbildning 
• Offentliga befattningar

Tycker du att det är svårt att hålla reda på frånvaro?

I vårt system har vi en separat frånvaromodul. Frånvaromodulen ger full överblick genom att medarbetarna kan registrera sig, medan cheferna godkänner. Läs mer om hur du enkelt kan spara stora kostnader och komma igång med korrekt frånvaroregistrering i länken nedan. 

Frånvaro har varit lite krångligt, fram tills nu

 

Persondata

Det är viktigt att hålla ordning på personalens personuppgifter. Du lämnar informationen och vi lägger in den i systemet. Läs mer och kom igång med enkel hantering av personuppgifter i länken nedan. 

Alla personuppgifter om dina medarbetare. Enkelt, flexibelt och säkert.

 

Personaldokument

Samla alla personalhandlingar på ett ställe. På så sätt kan du hålla ordning och kontroll på dokument som inte får komma på avvägar. Läs mer och få saker i ordning genom att klicka på länken nedan.

Huma dokumenter - Alla dina personaldokument.
På en plats.

 

Uppgiftsstruktur

Oavsett om du arbetar ensam, i ett litet eller stort team, behöver du kontroll och överblick över de uppgifter som ska utföras. Samla dina uppgifter och få saker gjorda från ett ställe med en tydlig och enkel uppgiftsstruktur. Läs mer om vår modul för uppgifter i länken nedan. 

Semester och semesterersättning 

Rutiner och processer relaterade till löneutbetalningar är viktiga att informera medarbetarna om, så att medarbetarna kan vara förberedda och planera utifrån vad som avtalats. Personalhandboksmallen bör innehålla regler om lönebestämning och reglering, löneförskott, semesterersättning och relevant information. 

 

Utlägg och förmåner

Det förekommer att anställda får betala för utrustning eller kostnader relaterade till arbetsresor eller andra utgifter. Förutom att det är vanligt att arbetsgivare erbjuder olika förmåner till anställda. Arbetsgivaren ska ha ett system för detta, så att det blir en sömlös process för båda parter. I personalhandboksmallen tar vi upp punkterna nedan: 

• Lönebestämning och reglering 
• Resor och utgifter (kost, boende, bilstöd, utgifter etc.) 
• Utrustning, internet, post och andra abonnemang 
• Lunch och övertidsmat 
• Gåvor 
• Försäkring och pension (avgiftspension, reseförsäkring, grundläggande sjukförsäkring och behandlingsavtal)

 

Utrustningshantering

Få kontroll över vem som har vilken utrustning hela tiden i företaget. Vi hjälper dig med detta också. Med en utrustningsmodul blir det enkelt att hålla reda på din utrustning! Läs mer om detta i länken nedan. 

 

Stärk kulturen

 

Onboarding

Visste du att 69 % av de anställda säger att sannolikheten att fortsätta i ett jobb är mycket större om de upplever bra onboarding? Genom att använda ett onboarding-verktyg kan du strukturera hela processen med enkla digitala mallar som är lätta att använda och hantera. Läs mer om detta i länken nedan. 

Offboarding

En bra offboarding är förmodligen lika viktig som onboarding! Vi hjälper dig med ett enkelt genomförande av alla praktiska uppgifter, checklistor, tips och sociala aktiviteter som har med offboarding att göra.

Les mer om offboarding 

 

Nyheter

Ett bra system och flöde i delning av kommunikation, information och nyheter är absolut nödvändigt i ett företag. Vi gör det så enkelt som möjligt att dela nyheter internt! Läs mer om detta i länken nedan. 

Huma Nyheter 

 

Arbetsregler och arbetsuppgifter

Arbetsförordningen behandlar en rad regleringar och skyldigheter inom företag. Det måste bevara både arbetsgivarens och arbetstagarens intressen. Till exempel, "Den anställde är skyldig att under anställningstiden och efter anställningsförhållandets upphörande hålla strikt och absolut tystnad gentemot tredje part när det gäller all konfidentiell information som arbetstagaren kan få kännedom om under sin anställning, direkt eller indirekt." 

 

GDPR

Ta integritet och GDPR på allvar. Vi hjälper dig inte bara att hantera, automatisera och digitalisera dina HR- och administrationsprocesser, vi ser också till att dina person- och företagsuppgifter lagras säkert i enlighet med riktlinjerna i GDPR. Läs mer om detta i länken nedan. 

Huma GDPR - Hur kan HR hjälpa företaget med Integritet och GDPR

 

Utveckla företaget

 

Medarbetarsamtal

Uppföljning av medarbetare är viktigt för medarbetarens välmående och utveckling, men också för företagets utveckling. Vår uppgift är att göra det lite lättare före, under och efter medarbetarsamtalen. Läs mer om detta i länken nedan. 

 

Kompetens

Få kontroll över din interna kompetens! Vi hjälper dig att mata in certifikat och annan kompetens (både formella och informella) på varje enskild medarbetare med vårt HR-system. Läs mer om detta i länken nedan. 

Huma kompetens - Kunskapen samlad och uppdaterad

 

Insikter

Vi hjälper dig att ha all statistik om ditt företag lättillgänglig. Läs mer om vår insiktsmodul i länken nedan.  

Huma Insikter - Bättre insikt ger bättre beslut

 

eNPS 

Medarbetarundersökningar bidrar till förbättring och utveckling i företaget. Ta pulsen på hur nöjda företagets anställda är! Läs mer om vad eNPS är och varför det är viktigt i länken nedan. 

En enklare och bättre medarbetarundersökning?

 

Aktuella länkar till lagstiftning

Dessutom innehåller mallen en samling länkar till relevant lagstiftning som underbygger innehållet. Till exempel lagstadgade uppgifter om arbetsmiljölagen eller yrkesinspektionsmyndigheten om hälsa, säkerhet och miljö. 

Utöver detta finns en samling ämnen och relevanta uppslagsverk. Till exempel yrkesinspektionens temasidor om graviditet och arbetsmiljö eller om inomhusklimat och luftkvalitet på arbetsplatsen.

 

Allt detta har sammanställts främst för att göra det så enkelt som möjligt för dig att skapa en personalhandbok som stämmer väl överens med gällande lagstiftning, och att den även passar in i det enskilda företagets kultur. 

 

Till sist

En personalhandbok är ofta ett uppslagsverk som slås upp vid behov. Det är inte nödvändigtvis något som de anställda ägnar sina lördagskvällar åt att läsa, utan snarare något som refereras till i ett annat sammanhang. Det är därför klokt att tänka igenom hur man distribuerar denna personalhandbok.

Det är lätt att det blir färdigt och glömt i en byrålåda om det inte görs tillgängligt för de anställda. Med Huma kommer alla anställda att ha tillgång till relevanta dokument om sin egen anställning när som helst. Detta är ett enkelt och kraftfullt sätt att distribuera den här typen av innehåll. Alltid tillgänglig och uppdaterad. 

Registrera din e-postadress i formuläret ovan och läs mer innan du distribuerar handboken till dina anställda. Om det är något vi kan hjälpa dig med eller svara på, tveka inte att kontakta någon av oss direkt!

Fyll i formuläret ovan och ladda ner din personalhandbok ☝️