Työsuhteen päättymistä kutsutaan myös offboardingiksi. Tämä käsite kattaa kaikki prosessit, valinnat ja tehtävät, jotka liittyvät työsuhteen päättymiseen. Huomioon otettavia seikkoja riittää, joten voi olla hankalaa saada prosessia jäsenneltyä. Kun käytössä on vankka prosessi työsuhteen päättymiseen, on helpompaa keskittyä tärkeimpään: työntekijän kohtaamiseen ja hänen tukenaan olemiseen.
Näin hoidat työsuhteen päättymisen hyvin
Listoista on valtavasti hyötyä! Laadi muistilistoja, jotta käytännön tehtävät eivät pääse unohtumaan. Esimerkiksi onko työntekijä palauttanut yritykselle kuuluvat välineet ja onko IT-osasto varmistanut, että käyttöoikeudet on poistettu. Milloin entisen työntekijän pääsy työsähköpostiin lakkaa, ja onko avaimet yms. palautettu? Tällaiset käytännön tehtävät saattavat tuntua itsestään selviltä, mutta niitä on paljon ja ne kasautuvat usein lyhyelle ajanjaksolle. Siksi johdonmukaiset prosessit työsuhteen päättyessä ovat kullanarvoisia.
Ja sitten muut osa-alueet:
Hyvän offboardingin muut osa-alueet eivät ehkä ole yhtä itsestään selviä, mutta ne ovat silti yhtä tärkeitä. Esimerkiksi onko muulle tiimille tiedotettu hyvissä ajoin kollegan lähdöstä? Kun tiimi on työskennellyt pitkään yhdessä, sille on annettava mahdollisuus käsitellä jäsenensä lähtöä. Täytyykö tehtäviä delegoida muille työntekijöille? Onko tilalle tulossa uusi työntekijä, ja kuka vastaa hänen koulutuksestaan? Joskus lähtijällä on mahdollisuus kouluttaa seuraajansa. Tällöin yritys pystyy paremmin varmistamaan, että tietämys ei katoa, vaan siirtyy eteenpäin yrityksessä. Jos tällainen suora koulutus ei ole mahdollista, on hyvä jos lähtijä voi hyvissä ajoin jotenkin dokumentoida työtehtävänsä. Tällöin uuden työntekijän on paljon helpompi ottaa ne vastuulleen.
Viestinnässä muun yrityksen kanssa on hyvä olla läpinäkyvä. Ole avoin työsuhteen päättymisestä ja kerro sen syistä niin paljon kuin on tarpeen, jotta muu tiimi ymmärtää asian.
Arkaluontoisia tietoja ei tietenkään pidä paljastaa, vaan tarkoituksena on antaa muulle tiimille tarvittavat tiedot, jotta huhut eivät leviä – siitä olisi vain haittaa. Kunnioita lähtijää, sillä se herättää luottamusta muissa työntekijöissä. Kun johto osoittaa arvostavansa työntekijöitä, tämä viime kädessä vahvistaa yrityskulttuuria.
Lähtöhaastattelu työsuhteen päättyessä:
Kaikilla yrityksillä ei ole tapana pitää lähtöhaastattelua työsuhteen päättyessä. On kuitenkin sääli jättää tilaisuus käyttämättä, sillä se tarjoaa yritykselle mahdollisuuden oppia itsestään paljon. Jos lähtijällä ei ole mitään tätä vastaan eikä sopimuksessa ole epäselvyyksiä, kyseessä on ainutlaatuinen tilaisuus saada lähtijä kertomaan avoimesti, missä yritys voisi parantaa. Haastattelijan tulee nähdä lähtöhaastattelu tilaisuudeksi oppia ja kehittyä. Pyydä työntekijältä ehdotuksia yrityksen toiminnan parantamiseen ja kysy, miksi hän haluaa lopettaa. Tämä voi olla erinomainen tilaisuus ratkoa ristiriitoja ja saada hyvä päätös työsuhteelle.
Yritykselle lähtöhaastattelu voi olla ainutlaatuinen tilaisuus saada rehellinen näkemys toiminnastaan: lähtijällä on syvällistä tietämystä organisaatiosta, mutta hänellä ei enää ole pakottavaa syytä olla samoilla linjoilla esimiesten kanssa.
Hanki työkalu työsuhteen päättymisen käsittelyyn:
Organisaatiolla kannattaa olla työkalu, joka auttaa muistamaan kaikki tarvittavat tehtävät. Voit keskittyä olennaiseen, kun kaikki käytännön toimet on jäsennelty selkeäksi prosessiksi ja kun oikea henkilö saa tiedon, kun jokin tehtävä täytyy suorittaa.
Jos lähtöhaastattelut ja offboarding hoidetaan samalla tavalla pitkällä aikavälillä, esiin alkaa nousta trendejä. Yritys voi saada niistä hyödyllistä tietoa. Mistä syistä työntekijät lähtevät? Miten suoritetut toimenpiteet ovat vaikuttaneet työntekijöiden jäämiseen organisaatioon? Nämä ovat erittäin tärkeitä näkökohtia organisaatiolle. Organisaatio saa näin vankan tietopohjan toimenpiteidensä perustaksi, eikä se joudu toimimaan yleisluontoisten käsitysten varassa.
Pidä yhteyttä!
Viimeinen mutta ei vähäisin asia: pidä yhteyttä entisiin työntekijöihin, sillä he ovat tärkeitä. Entisillä työntekijöillä on valtavasti tietoa, josta voi olla hyötyä ja apua työntekijöille, jotka ottavat tehtävät vastuulleen. Ei pidä sulkea pois mahdollisuutta, että entinen työntekijä palaa myöhemmin yritykseen. Voit esimerkiksi lisätä entiset työntekijät sähköpostilistalle ja pitää heidät ajan tasalla uutiskirjeen avulla. Vähintäänkin lisää heidät LinkedIniin, jotta yhteys säilyy. Kaikesta on hyötyä!
Lähteet:
3 Best Practices for Employee Offboarding by Employers Council
