Knips, knips! HR-tips for å lykkes uten en dedikert HR-avdeling

Sammen med vår partner Value Group inviterte vi til frokostseminar for å avlive noen myter og gi konkrete verktøy til små- og store bedrifter. For mange tror at det bare er gamle, sure folk som jobber med HR, og tradisjonelt har det kanskje vært mest assosiert med store bedrifter med ressurser og systemer. Men HR er ikke bare fluff - det er et strategisk og målrettet arbeid som kan gi målbare resultater. Gjennom riktig håndtering av folka kan man oppnå økt lønnsomhet, høyere engasjement og lavere turnover. Å ivareta og utvikle de ansatte bør være en prioritet for alle virksomheter, uavhengig av størrelse.

Skrevet av Emily Kallhovde

6. juni

Likevel er det ofte sånn at i små- og mellomstore bedrifter er det ikke budsjett eller behov for å ansette en fulltids HR-ansvarlig. Og derfor er det ofte daglig leder, den som jobber med økonomi eller admin som får ansvaret i tillegg til sine eksisterende arbeidsoppgaver. For å hjelpe disse superheltene litt på vei, deler vi helt konkrete og praktiske tips fra frokostseminaret med vår partner Value Group med deg!

HR for små- og mellomstore bedrifter: hva må man ha kontroll på?

Man behøver ikke bite over alt på én gang, men har man gjennomtenkte prosesser på disse fire punktene har man kommet langt på vei.

1. Rekruttering og ansettelse - et godt førsteinntrykk

Rekrutteringsprosessen er ofte det første møtet kandidaten har med selskapet, og førsteinntrykket er viktig. En god og strukturert rekruttering gjør det enklere, raskere og billigere å rekruttere. Feilansettelser koster faktisk i snitt kr 950.000,-. Still deg selv spørsmålet; hva ønsker du at kandidater skal sitte igjen med etter å ha vært i kontakt med selskapet ditt? En vellykket rekrutteringsprosess kan til og med gjøre avviste kandidater til ambassadører for selskapet ditt, dersom de har hatt en positiv opplevelse. Så sørg for at rekrutteringsprosessen er grundig og profesjonell, og etterlater et positivt inntrykk. Mange velger å bruke et system for å lette jobben, og her anbefaler vi Teamtailor, som integrerer sømløst med Huma.

Ellers bør du unngå disse vanlige feilkildene ved rekruttering

Dårlige forberedelser
Urealistisk/upresis stillingsbeskrivelse
Intervjuer snakker for mye
Overvurdere negativ informasjon
Likhetseffekten og god kjemi

2. Sørg for en god start

Onboarding

Overgangen fra signert kontrakt til å bli relativt selvgående i arbeidsoppgavene kalles onboarding. Dårlig onboarding gir en dårlig start for den nyansette og skaper et dårlig utgangspunkt for langsiktig suksess både for den nyansatte og for selskapet. Derimot kan en god onboardingprosess spare tid og penger, redusere arbeidsmengde og stress, ved å ha klare sjekklister og sørge for at nøkler og PC er klare når den ansatte starter. Value Group har selv fokusert på å forbedre onboardingsprosessen og har sett tydelig framgang i engasjement og trivsel blant nyansatte gjennom bruk av en systematisk tilnærming. De måler engasjement og trivsel gjennom å spørre ansatte om hvorvidt de vil anbefale selskapet på en skala fra 1 til 10, og bruker denne for å måle effekten av tiltak som innføres.

Oppfølging

Oppfølging og dialog er også viktig i denne perioden. Hvis det oppstår utfordringer eller ansatte ikke fungerer optimalt i stillingen, har de et fast sted og agenda for å ta dette opp og dokumentere det. Uansett tilfelle er samtaler og god oppfølging gjennom hele perioden essensielt. Med en oversiktlig, enkel og godt gjennomført onboarding hver gang, skaper de en solid plattform for ansattes suksess i organisasjonen.

3. Kompetanse og engasjement - beholde og utvikle ansatte

Kompetanseheving er avgjørende i dagens arbeidsliv. Og selv om det kanskje er lettere å se for seg utviklingsmuligheter i et større selskap (nye roller, lederstillinger osv), er det ingen grunn til at små- og mellomstore bedrifter ikke kan hjelpe folk å utvikle seg. I stedet for å fokusere på å gi lederstillinger, kan små- og mellomstore bedrifter tilby gradvis kompetanseutvikling i eksisterende roller, som å lære nye ferdigheter, kursdeltakelse og økt kompetanse innenfor arbeidsområdet.

“Misnøye med lønn er ikke hovedgrunnen til at ansatte sier opp jobben sin. De fleste slutter fordi de mangler faglig utvikling og tilhørighet. Dette kan sjefen gjøre noe med, uten at det koster mye.” -Anders Dysvik, professor på Handelshøyskolen BI

Det ligger mye kunnskap og kompetanse i enhver bedrift. Pass på at du vet hvor mye som faktisk ligger i din, ved å holde oversikt over både formell og uformell utdannelse, kurs og sertifikater. Når du har kontroll på dette kan du også begynne å se hva som mangler eller hva som kan utvikles. Det gjør det dessuten lettere ved en eventuell ny rekruttering. Trenger man å rekruttere eksternt eller har man folk internt som med litt videreutdanning kan fylle arbeidsoppgavene?

4. Lov- og regelverk - sov godt om natten

Til sist er det viktig å ha alt på stell i henhold til Arbeidsmiljøloven og GDPR, som regulerer arbeidsforhold og rettigheter hos den ansatte, samt personopplysninger og hvordan organisasjoner behandler, lagrer og overfører personlig informasjon om enkeltpersoner. Her er noen enkle grep.

Arbeidskontrakter
Å ha en komplett arbeidsavtale i samsvar med Arbeidsmiljøloven er avgjørende for å sikre rettighetene til både arbeidsgivere og ansatte. Selv om det finnes gode maler tilgjengelig, er det viktig å fylle ut avtalen riktig og grundig for å unngå misforståelser.

Elektronisk signering
Man sparer mye tid (og papir) på å ha digital signering på arbeidskontrakter, avtaler og andre dokumenter som krever signatur. Spesielt hvis dokumentene automatisk lagres på rett sted etter signering.

Sikker lagring av dokumenter
Enten det gjelder arbeidskontrakter, rutiner, avtaler og taushetserklæringer. Dette er sensitive dokumenter som alle må kunne stole på at er korrekt håndtert. Med Huma kan du enkelt styre hvem som har tilgang til hva, og alt er både trygt lagret og lett tilgjengelig.

Personalhåndbok, lederhåndbok og HMS-rutiner
Personalhåndboken er som en slags bruksanvisning for ansatte i en bedrift. Den inneholder alle regler og retningslinjer man bør vite om når man jobber der og bør alltid være oppdatert. Har man denne digitalt så sikrer man at alle har tilgang til det de trenger, når det trenger det, og man sikrer at den alltid er oppdatert på relevant lovverk.

Det er ikke rocket science...

Men det krever at man bruker litt tid på å tenke gjennom og implementere noen gode rutiner og prosesser. Det vil spare bedriften for tid og penger på sikt, og vil være med på å bygge en sterkere bedriftskultur. For folka er tross alt bedriftens viktigste ressurs. Vi har forståelse for at tid ikke er dét små- og mellomstore bedrifter har mest av, og derfor er det godt å vite at det finnes gode verktøy. Som for eksempel HR-systemet Huma, som har gode maler som hjelper deg godt på vei med å bygge gode prosesser og få orden i sysakene. Skulle man ha behov for HR-faglig støtte i tillegg, så finnes det heldigvis ekspertise hos Value Group, som daglig hjelper sine kunder med både små og store HR-jobber.

Om Value Group

Value Group er 130 ansatte ved kontorer i Oslo, Kristiansand, Bergen, Drammen, Svelvik, Lillesand og Kragerø, og kan lokal HR. Dessuten er de ordentlig hyggelige folk, og derfor syns vi det er kult at de har valgt Huma som eget HR-system og systemet de anbefaler til små- og mellomstore bedrifter.

Ønsker du å sette fart på HR-arbeidet i din bedrift? Med ekspertise fra Value Group og Nordens beste HR-system Huma, kommer du langt på vei!