Offboarding är ett samlingsbegrepp för alla processer och uppgifter som ingår i att avsluta ett anställningsförhållande. Det finns en hel del saker att tänka på, så du bör ha en tydlig plan kring processen. Med en solid struktur blir det lättare för dig att göra det som är viktigast, nämligen att se medarbetaren och vara närvarande hela vägen.
Allt det praktiska:
Listor här är helt magiska! Skriv att-göra-listor så att du inte glömmer alla praktiska uppgifter. Har den anställde lämnat tillbaka utrustning som tillhör företaget och har IT säkerställt att åtkomsten till alla system ni använder tagits bort? När förlorar en tidigare anställd åtkomst till mejlen och känslig data? Har nycklar, passerkort och liknande lämnats tillbaka? De praktiska uppgifterna kan låta självklara men det kommer finnas många och de skall ofta klaras av på kort tid. Därför är det värt att använda en fast struktur när anställningsförhållandet upphör
Allt annat:
De andra delarna av en bra offboarding är kanske mindre uppenbara men de är verkligen inte mindre viktiga! Har till exempel resten av teamet meddelats i god tid innan den anställde i fråga lämnar? Team som har arbetat tillsammans över tid måste ges möjlighet att bearbeta att en person och vän försvinner ur deras vardag. Finns det uppgifter som bör delegeras till de andra? Ska någon ny anställas för att fylla tjänsten och vem tar hand om utbildningen av den nya medarbetaren? I vissa fall skall den slutar ha möjlighet att föra över sin kunskap till andra så att företaget säkerställer att kompetens inte går förlorad. Om direkt utbildning inte är möjlig är det en bra idé att den som slutar börja dokumentera sitt jobb på ett eller annat sätt. Då är det mycket lättare för en framtida medarbetare att ta över uppgifterna.
I kommunikationen med resten av företaget är det viktigt att vara transparent. Var öppen om personen som slutar och berätta så mycket om orsaken till uppsägningen som du tycker är nödvändig för att resten av teamet ska förstå.
Du behöver du naturligtvis inte avslöja några djupa hemligheter men målet är att ge tillräckligt med information till resten av teamet så att det inte blir rykten och spekulationer, det är aldrig bra. Visa respekt för den som slutar, det bygger förtroende för resten av de anställda. Om de ser att ledningen uppskattar medarbetarna ända in i det sista kommer det att bidra till att stärka kulturen internt i företaget.
Exitsamtal:
Inte alla företag har exitsamtal som praxis när någon slutar och det är synd att missa detta unika tillfälle att lära sig om sig själv. Om den som slutar känner sig trygg och alla överenskommelser är klara har du en helt unik möjlighet att få personen att dela med sig öppet om förbättringar i företaget. Personen som genomför exitsamtalet ska se på intervjun som en möjlighet att få företaget att bli bättre. Be den anställde att komma med förslag på hur företaget kan förbättras och fråga varför personen vill sluta. Detta kan också vara ett utmärkt tillfälle att avsluta konflikter och meningsskiljaktigheter för att få till ett bra slut
Inte alla företag har exitsamtal som praxis när någon slutar och det är synd att missa detta unika tillfälle att lära sig om sig själv. Om den som slutar känner sig trygg och alla överenskommelser är klara har du en helt unik möjlighet att få personen att dela med sig öppet om förbättringar i företaget.
Använd rätt verktyg:
Det är en bra idé att ha ett verktyg som kan hjälpa dig hålla reda på allt som behöver göras. Om alla praktiska uppgifter är strukturerade i en bra process och rätt person får veta när en uppgift ska utföras kan du vara trygg i att inget glöms bort och det sparar dessutom mycket tid.
Om offboardingen utförs likadant över tid kan man snart börja se trender. Detta är väldigt användbar information för ditt företag. Vad är anledningen till att folk lämnar oss? Hur har åtgärder hjälpt till att behålla anställda? Detta är extremt värdefulla insikter och särskilt om du har hittat det specifikt för ett team. Då kan du börja agera på en solid grund av insikt och inte bara uppfattning.
Håll kontakten!
Sist men inte minst är det bra idé att hålla kontakten med tidigare anställda. Värdera dina alumner! De besitter en enorm mängd kunskap som kan vara användbar för alla nyanställda som ska ta över deras tidigare positioner. Det skall inte heller uteslutas att en tidigare anställd kan återvända till ditt företag vid ett senare tillfälle.
För att enkelt hålla kontakten kan du till exempel lägga till tidigare anställda på en mejllista och hålla dem uppdaterade med ett nyhetsbrev. Eller åtminstone lägga till dem på LinkedIn så att du kan hålla kontakten. Det lönar sig!
Källa:
3 Best Practices for Employee Offboarding by Employers Council
