Hur man ger konstruktiv feedback på arbetsplatsen

Konstruktiv feedback – i ett nötskal

• Konstruktiv feedback är stärkande och ger råd om hur någon kan förbättra sig.

• Var specifik och fokusera på beteende snarare än personliga egenskaper.

• Använd konkreta exempel för att illustrera dina poänger.

• Föreslå lösningar och visa empati i din feedback.

• Välj rätt tid och plats och var öppen för dialog.

• Använd "sandwich-metoden" för att göra feedbacken lättare att ta till sig.

Vad menas med konstruktiv feedback?

De flesta människor förstår ordet "feedback", men vad menas med "konstruktiv"?

För att något ska vara konstruktivt måste det vara uppbyggligt, användbart eller positivt. Så när vi säger konstruktiv feedback menar vi feedback som inte bara pekar ut vad som kan förbättras, utan också hur. Det handlar om att ge råd som hjälper personen att växa, inte bara att kritisera. Målet är att mottagaren ska gå därifrån med en känsla av att ha lärt sig något nytt och vara motiverad att göra förändringar – inte bara känna sig avskräckt. Men hur fungerar det när du vill korrigera din kollega?

Hur ser du till att feedbacken tas emot på rätt sätt?

• Se till att ni kommer överens om gemensamma mål
• Feedbacken ska vara konkret och utgå från något som har hänt
• Feedbacken ska hjälpa personen att ta rätt steg framåt
• Ge mottagaren den insikt som hen behöver

10 regler för att ge konstruktiv feedback:

1. Var specifik

För att feedback ska vara effektiv måste den vara tydlig och specifik. Vaga eller generaliserade kommentarer tillför lite värde och kan skapa förvirring. Genom att vara specifik ger du mottagaren tydlig information om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Detta ger också en känsla av rättvisa och gör det lättare för mottagaren att förstå och implementera feedbacken.

I stället för att säga "du gör ett dåligt jobb", kan du säga "jag har märkt att dina rapporter innehåller en del upprepade stavfel. Du kanske borde ägna lite mer tid åt korrekturläsning."

2. Fokusera på beteende, inte personen

Feedback ska handla om specifika handlingar eller beteenden, inte om personliga egenskaper. Säg till exempel "i det här projektet hölls inte deadlines" i stället för "du är oansvarig".

3. Ge exempel

Använd konkreta exempel för att illustrera dina poänger. Det gör feedbacken mer begriplig och relevant.

4. Var balanserad

Se till att du tar upp både det som fungerar bra och det som kan förbättras. Detta kallas ofta för "sandwich-metoden": börja med något positivt, gå vidare till konstruktiv kritik och avsluta med något positivt igen. Det kan göra det lättare för mottagaren att ta till sig feedbacken.

5. Föreslå lösningar

Hjälp mottagaren att förbättra sig genom att föreslå konkreta åtgärder eller alternativ. Till exempel: "du kanske kan försöka avsätta tid i din kalender varje dag för att gå igenom dina rapporter innan du skickar in dem."

6. Var empatisk

Försök att förstå situationen ur mottagarens perspektiv. Inse att feedback kan vara känslig och ha förståelse för hur den kan tas emot.

7. Välj rätt tid och plats

Ge feedback vid en lämplig tidpunkt och på en lämplig plats, i en privat miljö. På så sätt säkerställer du att mottagaren känner sig bekväm och respekterad.

8. Var öppen för dialog

Bjud in mottagaren att ställa frågor eller diskutera feedbacken. På så sätt blir det en tvåvägsprocess där båda parter kan lära sig något.

9. Följ upp feedbacken

Om feedbacken handlar om något som bör förbättras över tid, följ upp senare för att se om det har skett en positiv utveckling. Det visar att du bryr dig om mottagarens utveckling.

10. Ge feedback på några områden i taget

För mycket information på en gång kan vara överväldigande och mindre effektivt. Därför är det en bra idé att ge feedback på några få områden i taget.

Båda koncepten syftar till att hjälpa mottagaren att förbättra sig genom feedback som är tänkt att vara uppbygglig och användbar. Skillnaden ligger mest i nyanserna:

• Konstruktiv feedback används ofta för att beskriva både positiva och korrigerande kommentarer.
  
  
• Konstruktiv kritik fokuserar mer på den korrigerande aspekten, men på ett sätt som är uppmuntrande och respektfullt.

I praktiken är avsikten densamma: att främja förbättring och lärande genom kommunikation som är både tydlig och stöttande.

Vikten av konstruktiv feedback på jobbet

I en organisation är konstruktiv feedback guld värd eftersom det skapar en miljö där alla hela tiden kan utvecklas. När feedback ges på ett sätt som inspirerar till lärande och tillväxt, skapar det motivation, bättre prestationer och ett mer engagerat team. Det främjar en kultur där det är okej att göra misstag och lära sig av dem – vilket i sin tur är nyckeln till både innovation och utveckling.

Hur påverkar feedback prestationen?

Korrekt feedback kan verkligen göra underverk för medarbetarnas prestationer. Den kan hjälpa till att rätta till misstag, förstärka gott beteende och motivera till vidareutveckling. Men om feedbacken uppfattas som kritisk eller förnedrande kan den få motsatt effekt – den kan minska förtroendet, sänka motivationen och till och med öka risken för att människor slutar.

Exempel på hur du kan strukturera feedback:

• • Situation: Beskriv den situation i vilken beteendet inträffade.
  • Beteende: Förklara vad personen gjorde, utan att tolka avsikter.
  • Effekt: Beskriv vilken effekt beteendet hade.

Exempel: "I går under team-mötet (Situation) avbröt du flera gånger när andra pratade (Beteende), vilket ledde till att diskussionen spårade ur (Effekt)."

• • Börja med positiv feedback.
  • Ge konstruktiv kritik.
  • Avsluta med en positiv kommentar.

Exempel: "Du har verkligen förbättrat ditt rapportskrivande och jag märker att du lägger ner mycket arbete på det. En sak som jag skulle vilja nämna är att det kan vara bra att vara lite mer exakt i dina analyser. Men på det stora hela gör du ett bra jobb med att förmedla information på ett begripligt sätt.

Huma gör uppföljningen enklare

För att få ut mesta möjliga av ett personligt samtal är det viktigt att ta det på allvar. Vi har skapat en gratis mall för utvecklingssamtal så att du enkelt kan följa upp med dina medarbetare.

Läs mer och ladda ner mallen här: Enkel mall för medarbetarsamtal - Ladda ner gratis | Huma

Vanliga frågor om konstruktiv feedback på arbetsplatsen