Medarbetarsamtal behöver inte vara svåra
Det är lätt att bagatellisera medarbetarsamtal och tro att de kostar mer än de smakar. Det får man inte på något sätt göra! Medarbetarsamtal kan vara något av det viktigaste du gör för att följa arbetsplatsens mål och säkerställa en bra arbetskultur. För att du ska få ut det du vill av samtalen finns det några saker du bör tänka på. Vi tar en titt på vad du aldrig får glömma.
Kom med en tydlig plan
Det är mycket att tänka på när det kommer till medarbetarsamtal, och ja, det är mycket arbete förknippat med dem, men låt det inte bli en fast broms. Samtalen ska vara något trevligt som hjälper företaget att komma på rätt spår. Det behöver inte heller inkludera fler veckovisa arbetsbelastningar av ditt schema, även om du är chef för många personer (men vi återkommer till det senare).
"... se på det som en aktivitet, inte bara ännu en arbetsuppgift"
Inför själva intervjun gör du klokt i att förbereda dig och varje anställd inför intervjun. För medarbetarsamtalen är mer än själva samtalet. Det finns också en del saker som bör göras före och efter samtalet, men se det som en aktivitet, inte bara ännu en arbetsuppgift.
Så låt oss börja med vad som händer innan mötet. Skicka dem gärna ett dokument med några frågor om de själva, arbetet och dig som chef. Låt dem också ha ett öppet utrymme där de kan skriva ner några tankar som de skulle vilja ta upp med dig. Du fyller även i ett motsvarande dokument. Då får man ett bättre diskussionsunderlag och man ser till att inget glöms bort.
Vi har skapat mallarna som har gjort en del av jobbet åt dig.
Tips för själva samtalet
Det finns inget slutgiltigt beslut om hur eller hur ofta man ska genomföra medarbetarsamtal, men det kan vara bra att ha lite funderingar kring hur du tycker att det är bäst för ditt företag. Vi har några tips, men vi vill inte säga hur du ska göra. Först och främst är vi anhängare av att ha flera medarbetarsamtal under året, gärna en gång i kvartalet. Ett långt och grundligt samtal är inte nödvändigtvis det mest effektiva. Flera korta (och ibland informella) kan å andra sidan vara kloka och effektiva. General manager för HR Norge, Even Bolstad säger:
"Blir det mindre än en gång om halvåret blir det snabbt en ritual som inte ger så mycket tillbaka."
De långa, årliga samtalen kan snabbt präglas av att de är formdrivna. Att man ska traggla igenom allt som har hänt under året eller som står på agendan. Det ger inga stora möjligheter till ett öppet och ärligt samtal. Det är enkelt och okomplicerat eftersom vissa frågor kräver lite mer uppmärksamhet än andra. Ett allvarligt bekymmer behöver ofta lite mer tid än något som är mer eller mindre trivialt. Vi tycker fortfarande att det är klokt att ta ett större medarbetarsamtal, men låt det inte bli ett alltuppslukande, svart hål som tar upp allt. Håll dig hellre till de viktigaste frågorna, som en ordentlig utvärdering av chef och medarbetare.
Men vad kan man säga i ett medarbetarsamtal, och vad kan man förvänta sig att de anställda säger. Det är viktigt att komma ihåg att detta är en utvärdering av medarbetare och chef på en arbetsplats, och inte en pratstund med två nära vänner. Därför ska det också handla om hur det går till på jobbet, och så lite som möjligt om integritet om det inte påverkar jobbet. Det ska sägas att det inte bara är fel att prata om privata ärenden i medarbetarsamtalet utan då är det viktigt att både du och medarbetaren utvärderar relationen mellan er. Är ni goda vänner eller är det en helt professionell relation? Om du har en personlig och vänskaplig relation kanske du vill prata om vad som är svårt även utanför arbetet. Det kan snabbt påverka hur man presterar på jobbet.
Gör en plan för uppföljning
När mötet är över har du och dina anställda kommit överens om något. Medarbetaren har framfört några tankar om dig och sig själv, och det har du också gjort. Nu är det din uppgift att se till att du vidtar de åtgärder ni kommit överens om. Men hur får man det undersökt? Tillbaka till de korta, informella samtalen. Här går ni igenom de saker ni kommit överens om i "huvudmedarbetarsamtalet".
Om ni har använt mallar kanske ni har några bra anteckningar eller kanske ett protokoll. Gå igenom dem och titta på vad ni kommit överens om. Ni går igenom de mål som ni har satt upp tillsammans. Har det skett en förbättring eller är allt som det var innan? Om du har dessa anteckningar eller protokoll finns det inget utrymme för förvirring. Då finns det väldigt klara och tydliga mål. Då står det svart på vitt och det ni kom överens om.
Kom ihåg att samtalet ska ha effekt på företaget
Sammanfattningsvis finns det inget slutgiltigt beslut om hur man ska genomföra medarbetarsamtal. Du måste själv fundera över vad som är bäst för dig, men det finns några saker vi kan tipsa om. Ha flera medarbetarsamtal under året, gärna varje kvartal, gärna varje månad.
Medarbetarsamtal är som bekant något som har med jobbet att göra och därför ska man helst låta det vara förbehållet arbetsrelaterade frågor. Men om du och den anställde har en väldigt nära relation, även utanför kontoret, är det lite mer öppet att ta upp privata ärenden om den anställde vill det och det påverkar jobbet.
En sista sak innan vi avrundar. Kom ihåg att medarbetarsamtal ska ha effekt på ditt företag. Det hjälper dig att gå i rätt riktning och följa de mål du har satt upp – så se det som en aktivitet, inte bara ännu en arbetsuppgift.
